ＦＡＸの確認

レス31

（トピ主 2 ）

🐷

ふにふに

2007年08月31日 11:18

仕事

今日、上司から「ＦＡＸ送信の確認をするな」と言われました。私は毎日、ＦＡＸで各仕入先メーカーに発注をしています。毎日、３０枚以上のＦＡＸをしており、以前はＦＡＸが結構古かったこともあって、枚数が多いところには一覧にしてＦＡＸが届いているか確認していました。今日になって、そのメーカーから上司に確認のＦＡＸは流さないで欲しいというようなことを言われたようで、私は反論しました。しかし上司は、それはウチの心配事を押し付けているだけだから・・・といいます。ＦＡＸの確認をすることはそんなにいけないことなのでしょうか？わかりづらい文章かもしれませんが、みなさんの意見をお聞かせください。よろしくお願いします。

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FAXの確認をFAX？？？

ぴぴ

2007年08月31日 18:20

以前、受発注担当でした。私の場合、発注のFAXを流す前に電話でその旨と内容を連絡し、 FAXで正式な発注をしていました。 FAXの確認をFAXでもらったことはありません。誤送信があった場合に困るので、 FAXの前後に電話で連絡というのが一般的だと思いますが。

トピ内ID：8001524862

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FAXの送信履歴

🐤

ピロピロ

2007年08月31日 18:20

FAXの送信履歴で確認できます。パソコンにFAX送信のソフトを入れてそのソフトの送信履歴でも確認できます。 FAXで送信を確認されたら正直、迷惑ですね。電話で確認されているのならそれ程でもないと思いますが

トピ内ID：6297274713

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枚数確認なら送信案内で十分では？

かっぱどん

2007年08月31日 18:20

それともその送信案内を送ることを拒絶されたのですか？あと発注でＦＡＸを使ってるとのことですが、指定された様式への記入であれば合計枚数を書く欄があったりしないのでしょうか？ひょっとして先方さんは送られてきたＦＡＸ内容を自動で端末から読み込む設定になったから決まった様式以外はエラーになって困る…　と思ったのですがそれなら上司も説明してくれるのだから違うかな。

トピ内ID：1899196549

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確認のＦＡＸ？

😨

もみのき

2007年08月31日 17:20

「先ほどＦＡＸを送らせて頂いたのですが、届いていますか？」と言う電話はかかってきますよ。たまに来てない時があるので、かけて来てもらった方が良いです。ＦＡＸを送って、確認のＦＡＸを送るのはどうでしょう？

トピ内ID：7992024140

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よくわからない…

でかでかぴんく

2007年08月31日 17:20

トピ主さんの行動の流れはこれでいいですか？１　FAXで発注書を取引先に送信 ↓ ２　送信完了後、「届きましたか？」という確認のFAXを送信 ↓ ３　先方より「到着した」というFAX・もしくは電話有りだとしたらやりすぎ。２の段階でFAXではなく先方に電話すればいいだけ、もしくは１の段階の前に「これからFAXします、５分以内に送信しますので未着の場合はご連絡ください」と電話で伝えればよし。その後は送信先一覧をFAXからプリントアウトして確認でいいと思います。＞それはウチの心配事を押し付けているだけだから・・・といいます。上記の手順であれば、そのとおりだと思います。もし違っていたら、手順を上記のように箇条書きにしていただけるとありがたいです。

トピ内ID：4351573275

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届いているか、の確認ですよね？

うご

2007年08月31日 17:20

でしたら、分かりますよ、トピ主さまのお気持ち。ちょっと不安ですよね、確実に届いているか。私もある会社（誰でも知っている大手メーカー）の広報にFAXを入れ、確認しないと不安だったのでTEL入れました。すると「わざわざそんな電話してこなくて結構です」・・・。あー、そーですか！　でも届かなくて困るのはこっちなのよねー。とは思ったものの、その会社にFAX送る時は確認電話はしなくなりました。・・・が！ある日、同じ会社にFAXを送ったら、確かに送信履歴ではOKが出ていたので届いてはいたはずで、恐らく先方の方で取り紛れてしまったのでしょう、「FAX着いてません！　確認の電話入れてもらわないと困ります！」ま、一応、クライアントに当たるので、文句言えませんけどね。ただ、トピ主さまの場合、「毎日」ですよね？　毎日だったら、来ると分かっているFAXなわけですから、確かに受け取る方は「毎日わざわざ・・・」と思うのもムリないかも知れません。

トピ内ID：0195844652

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私はいつも・・・

🐱

結維

2007年08月31日 17:44

電話で確認してます。ご本人が居ない時でも、届いているかの確認！電話なら１分以内に伝えられますものね・・・コレってマナーだと思ってました。

トピ内ID：9399075743

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メールじゃだめなの?

🐤

ちゃむ

2007年08月31日 17:44

メーカーさんの希望なんだから、合わせるべきと思います。その会社のFAXの状況は送信側ではわからないので、受信側に合わせるのが普通でしょう。メーカーさんなら、セキュリティなどの公的認証を受けている所が多いと思いますが、FAXの扱いがいちばん難しいので、余計なFAXを送ることは、こちらで思っているより迷惑になっている可能性があります。そんなに不安だったら、担当者にメールを送って、届いていない場合はご連絡ください、でいいと思います。発注ってことは、そこで確認しなくとも受注請書が来るわけですよね? それで確認じゃダメなんですか? 上司の心配事を押し付ける…というのはわかります。心配だからと手続きを勝手に増やす人って多いのですが、会社は時間で賃金を払っているので、自分の気持ちだけで皆の仕事を煩雑にすることは、避けるべきです。

トピ内ID：9510758683

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悪くは無いけど・・・

あき

2007年08月31日 17:44

発注しているという立場感がお強いのでは？ＦＡＸ送信の確認をするのは、悪くないと思います。ただ、ＦＡＸには通信料も用紙代も経費がかかっているのです。仕入先から見れば、３０枚以上ものＦＡＸを流されて、さらに一覧表まで流れてくればイラっとも来ますよ。電話にて仕入先にきちんと送信枚数さえ確認できれば良いのでは？ＦＡＸ機が古いのは自社のせいだし、枚数多くて確認したい気持ちは分かりますが、自分よりの考え方ですよね。確認する事が悪いのではなく、確認の仕方、仕事の仕方が悪いのではないのでしょうか？

トピ内ID：3558113364

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いけないことだとは思わないけど

💡

みり

2007年08月31日 17:44

前の職場では金融機関のＦＡＸを受けることが多かったのですが、最近は個人情報の保護に厳しいので皆さんきっちり確認してました。だた、電話で「○枚届きましたか」と聞く程度で、あくまでも送信先が間違ってないかの確認です。発注のＦＡＸであれば個人情報にひっかかる内容でもないと思いますし、先方や上司側にとっては、わざわざ一覧を作ってまで確認する（相手に確認させる）必要はない、という判断なのでしょうね。もし、「確認して必ず弊社までご連絡下さい」まで先方に要求しているのであれば、それが鬱陶しがられたのかもしれません。心配であればこちらから電話をして枚数を確認すればいいことですし、送信票に送付枚数を書いているのでしょうから、足りなければその時に連絡がくるはずですから。それに、上司がそう判断しているということは、万が一ＦＡＸが届いてなくて納品が遅れても、業務に支障がなく迷惑をかける先もないということですよね。きちんと確認するのはいけないことだとは思いません。ただ、私の感覚から言わせてもらうと、ルーチンワークの発注を一覧で確認する必要性を感じません。

トピ内ID：1349057425

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相手に確認させるのではなく自分で確認

🐧

神子愛沙

2007年08月31日 17:44

そんなに心配でしたら、トピ主さんの会社のＦＡＸの設定を送信履歴の一覧が出るようにセットしては如何ですか？もしくは、送信が失敗した時だけ不達レポートが出るようにするとか。ちゃんと送れているかいないかは上記の操作でわかります。相手の担当者の手まで渡ったかまでは分かりませんけれど。

トピ内ID：1770734487

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モニターレポート機能

🐧

まんたろう

2007年08月31日 17:44

トピ主さんの会社で使っていらっしゃるＦＡＸには、「モニターレポート出力機能」はついていませんか？以前、うちの会社でＦＡＸ（複合機）を新しくした際に、使用方法のご説明をして下さった方が、ＦＡＸを送信する際に「モニターレポート」を「出力する」にしておけば、ＦＡＸ送信が正常終了すると、正常送信された旨が記載されたレポートが送信側のＦＡＸから印刷されるということを教えてくれました。それか、ＦＡＸで確認をするのではなく、電話で確認してみてはいかがでしょうか？

トピ内ID：1563115456

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資源は大切に

ころちん

2007年08月31日 17:44

トピ主さんが相手先にＦＡＸ流れてますか？って確認のＦＡＸをまた流しているって理解で合ってますか？まさか更にその確認ＦＡＸに受領確認の返信までは、相手先に要求していませんよね？どちらにしてもトピ主さんのなさっていることは、時間と経費のムダです。再度ＦＡＸするトピ主さん会社の通信費が余計にかかりますし、仕入先メーカーも受信した紙はただのゴミになってしまいます。以前はＦＡＸが古かったとありますが、今は新しいんですよね？取引先なら当然短縮登録もしてありますよね。最近のＦＡＸ機（複合機）は性能がいいので、送信した履歴も全て残っています。きちんと送信されなければ、こちらのＦＡＸ機にその旨のエラーが出ますので再度確認ＦＡＸをする必要性はまったくありません。どうしても心配なら、送信後にエラーが出ていないかトピ主さんが自社のＦＡＸ機で送信状況の確認をするだけで十分です。ＦＡＸの間違いって、ほぼ機械のせいではなく人為ミスでボタンの押し間違いが原因です。今回、相手先が迷惑に思ってることがはっきりしたんですし、素直に上司に従いましょう。

トピ内ID：1146910728

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メーカー側の立場なら

このは

2007年08月31日 17:44

その確認に対して、毎日の結果はどうなんでしょう？問題ないなら、確認のＦＡＸはやめたらいいと思いますし、トラブルがあるなら、上司に相談してＦＡＸを買い換えるなどの対応をしてもらうべきです。もし私がメーカー側の立場なら、正直迷惑だな…と思います。というのも、注文をもらうたびに次々処理していくし、商品によって担当者別で処理されるメーカーもあると思います。そうなると、処理済のものをまた出してきたり、担当者に回して確認しないといけないですよね…忙しいと、メーカー側にとっては面倒な作業だと思いますよ。私も営業事務をしていたので、ＦＡＸ注文は毎日の仕事でしたが、基本的に急ぎの注文とか、納期厳守のもの以外は確認していませんでしたよ。（というか、忙しすぎて時間もなかったし、ＦＡＸは届いているものだと信用して…）働いているとそのメーカーのやり方も分かってきますので、不安なメーカーにはＦＡＸに「必ず納期回答下さい！！」と大きく書いて送るなど、工夫してました。返信もらったら、届いてるってことですからね。

トピ内ID：3882845953

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迷惑だと思っている

大梅

2007年08月31日 18:20

トピ主さんに必要でも、相手は必要と思っていないのです。わざわざ伝えるて来るくらい迷惑に思っているのはないでしょうか。上司の「こちらの心配事を・・・」という言葉をきちんと受け止めてください。相手の迷惑を無視してでも、ファックスを送り続けたいのでしょうか。＞以前はＦＡＸが結構古かったこともあって、今は新しいファックスになったのでしょう？送信できなかったページがあれば分かるでしょうし、送られてきた方もページを堪忍したりして何か足りないと思えば確認をしてくるでしょう。過ぎたるは及ばざるがごとし・・・です。

トピ内ID：8122552326

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先方の意向なら

そら

2007年08月31日 18:20

それに従うのが貴女の仕事だと思います。それによって不都合が生じればその時にまた指示を仰げば良いのです。

トピ内ID：1012252920

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どうしても気になるなら・・・

💤

Lon

2007年08月31日 18:56

　電話でＦＡＸが届いたか確認する、というのはどうですか？送りっぱなしというのも気になりますが、ＦＡＸ送信の確認をまたＦＡＸでするのは相手先でまた紙を使用するわけですし。

トピ内ID：6965318038

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先方が要らないと言い

🐱

みのすけ

2007年08月31日 18:20

それを受けて上司の指示でそうなるんだから必要ありません。「いけない」「いけなくない」の問題でなく、必要無いということです。

トピ内ID：6048199996

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相手の希望ならやめた方が良い

✨

エルエル

2007年08月31日 18:20

ビジネスマナーとしては届いたかどうかを確認するべき、とされているのは確かだと思います。トピ主さんの考え方は間違ってはいないでしょう。でも今回は、相手先からの要請として確認ＦＡＸは不要、と言われているのですから、少なくとも要請のあった取引先へは遠慮すべきかと思います。上司の指示に逆らってまでする事ではないです。どうしても気が済まないなら、ＦＡＸでなく、電話にしたらどうでしょう。現在のＦＡＸ機は送信不良だったりすると、ちゃんとレポートが印刷されてきますし（まだそういう機能がなかったらすみません）。ちなみに、ＦＡＸ連絡の確認をＦＡＸでされるのは個人的にはあまり嬉しくないです。（余計な用紙とインク使うのと、電話に比べると確実性が落ちるので）あと、手の離せない時に確認の電話とか掛かってくると「ちょっと迷惑・・」と思ってしまったり・・・勝手ですが。なので、取引先さんも、丁寧すぎて、逆に迷惑がられている可能性もあると思いますよ。

トピ内ID：6174857643

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確認したいなぁ・・・

ドーナッツ

2007年08月31日 18:56

うちは自営ですけど、私だったら確認したいですね。 FAXで確認するのが駄目なのですか？電話で枚数の確認だけでも出来ないものなのかしら？なんか心配ですよね。でも、上司の言うことには逆らわない方が良いのかな？会社の場合。

トピ内ID：5419516921

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メーカー側ですが

ぷー

2007年08月31日 20:13

私はメーカー側の会社に勤めています。うちの会社の場合ですが、取引先が何百社もありますので｢発注したんですけどFAXが届いていますか？｣って毎回連絡が来ていたら、ちょっと大変です(笑) 私どもの会社では、取引先から要望があれば発注された品物の納期をFAXでお知らせしますがトピ主さんの会社は、注文するときに｢納期のご連絡をお願いします｣とメーカー側にお願いすることは出来ないでしょうか？納期の連絡があれば、無事にメーカー側にFAXが届いていることになりますので。物を販売している会社にとって、納期をお客様にご連絡することは当たり前のことですのでメーカー側にお願いすること自体は失礼にあたらないと思います。もし不可能なら、トピ主さんがきちんと間違えずに発注するしかありませんね・・。

トピ内ID：2220104342

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迷惑かなぁ

東子

2007年08月31日 19:19

ＦＡＸでのやりとりの多い職場おります。ゼロックスを使っております。送り手側で、送信できたか否かを確認することができる機能があります。「ジョブ確認」、「モニターレポート」、もしくは「通信管理レポート」という機能です。ですから相手に届いたかどうかの確認をとることはないです。送った受け取ってないで言い争いになりたくないので、私は毎回モニターレポートをファイリングして一定期間保存しております。よく送る先でしたら短縮登録しておけば、番号の押し間違えもありませんのでいちいち届いたかどうかの確認をする必要がないと思います。ＦＡＸが届いているかどうかの電話を受け取ることがありますが、正直忙しいときは迷惑だなぁと感じることがありますよ。また、ＰＣからＦＡＸできるソフトもありますので検討してみてはいかがでしょうか。

トピ内ID：1065636335

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そういう問題じゃなくて

matilda

2007年08月31日 19:19

優先するのは、あなたのルールではなくて、先方の希望であり、上司からの指示。それがあなたの仕事。反論するなんて立場をわきまえてないだけ。

トピ内ID：0977128649

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そうですねぇ

むう

2007年09月01日 12:14

『FAXが届いているかどうかの連絡してくれないと困る！！』っていうお客様もいますね。『届いてなかったらどうするの？』っていう感じで。でも電話で確認するのが普通かな。

トピ内ID：2951929219

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トピ主です

🐷

ふにふにトピ主

2007年09月01日 12:34

みなさん有難うございます。何故、ＦＡＸで再度発注書の送信を確認しているかというと、以前は電話で確認をしていました。ところが、確認したにもかかわらず手配がされていなかったことや、ＦＡＸが届いていないと言われたことがあったのです。言った言わないになってしまうのが嫌で書面で残すということになったのだと思います。でも、みなさんのおっしゃる通り無駄な作業だなぁと感じました。上司の「こちらの心配事を押しつけている」という言葉にちょっとショックを受けていました。何故ならこの確認は上司に相談した上でかれこれ３年位続けていることだったからです。今日までそんなことを言われたこともなかったし、みなさんのように相手がどういう状態でこうだからなどの説明もなく「確認のＦＡＸは今日からしなくていいから」といきなり言われたので、？？？？という状態。それから、ウチのシステム上、１社に１０枚以上の発注書をＦＡＸする日もあります。受注もＦＡＸが基本なので資源の無駄という点では麻痺していたのかもしれません。ちょっと恥ずかしいです・・・これからは電話で！！指摘してくださり有難うございました！！

トピ内ID：9543383527

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受信確認の返信FAX　１

🐧

bluewing

2007年09月01日 12:56

　メーカーが「注文書」をＦＡＸで受信したら、発注元に『受注確認＆納期回答』をＦＡＸ送信するのは、当たり前です。　「電話で確認する」と回答されている方がいますが、「口頭」では「聞き間違い・勘違い」が発生し、トラブルの元になります。　「書面」で証拠を残すのが、常識ではありませんか？　私の会社は「商社」なので、「受発注」を毎日、多量に処理していますが、得意先からＦＡＸで注文が来たら、必ず『受注確認＆納期回答』をＦＡＸしますよ。　また、ＦＡＸに限らず、発注元の注文方式に合わせて『受注確認＆納期回答』を返信します。　また、此方からメーカーに出す「注文書」には、『受注確認＆納期回答』をＦＡＸで返信するように明記しています。　　＊メーカーによっては、、メールや自社ＨＰでの納期確認をします。

トピ内ID：3740478652

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受信確認の返信FAX　２

🐧

bluewing

2007年09月01日 12:56

　「ＦＡＸの送信記録で確認できる」といい加減なことを言っている人がいますが、ＦＡＸ番号が正しくても、担当者に渡っていなかったり、送信途中でエラーが発生するなど、何が起こるかわかりません。　実際、ＦＡＸの送信エラーが出ていないのに、「受信していないから、手配していない」という事例は、何度もあります。　いくら送信記録が残っていても、メーカー側が受注していなければ「発注していない」のと同じです。　如何にしてトラブルを予防するかが重要ですよ。　ただ、トピ主さんの　《　枚数が多いところには一覧にしてＦＡＸが届いているか確認していました。》　は不要です。　複数枚（２枚以上）を送信する時は、枚数ナンバーを記入すれば、途中でエラーが出た時は、相手が気づいてくれます。　 (例) 送信枚数１０枚の時：　　1/10 2/10 ～　9/10 10/10

トピ内ID：3740478652

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受信確認の返信FAX　３

🐧

bluewing

2007年09月01日 15:09

　もう一つ、「注文書」に『要ＦＡＸ返信』と明記し、『受注確認＆納期回答』をＦＡＸにて返信させます。　これがいい加減なメーカーは、トラブルを起こします。　大手メーカー程、この『受注確認＆納期回答』を徹底させないと、「処理したつもり」が実際は「未処理」・「入力ミス」を頻繁に起こします。　製造業界では有名な大手メーカーが、何度ミスを起こしたことか・・・・　　　また、此方が注文を頂く得意先で、此方からの『受注確認＆納期回答』をキチンと確認している会社は、何事にも確実な処理をします。　ですから、此方からの返信が届かないと「注文書は届いていますか？」と電話で問い合わせがくる時は、本当にＦＡＸが来ていない時です。　これで受発注漏れがほぼ確実に防止できています。この用件以外で確認の電話がかかってくる事は、殆どありません。　「無駄」が発生しないんですよ。　長々と書きましたが、仕事をする上で、特に事務処理においては、何事にも「確認」が重要です。　トピ主さんの「確認」方法が、二重手間だったので、メーカー側から要望が来たのでしょう。　「簡潔な確認方法」で処理しましょう。　

トピ内ID：3740478652

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海外とのＦＡＸでは。

🐤

杏の花

2007年09月01日 16:31

うちの業界だけかもしれませんが。海外とのやり取りでのＦＡＸには、ＦＡＸを受け取った側が送信されたきたＦＡＸの一枚目（カバーレター）に「ＦＡＸ　ＲＥＣＥＩＶＥＤ」のスタンプ（日付は自分で書き込む）を押して返信してきます。こちらからもそのようにしております。これにより、送信元は送信確認を記録することができております。日付の所に相手先によっては、受け取りの方のサインもあります。ＦＡＸ機器のそばに、スタンプとボールペンを置いておくだけなので、たいした手間も時間もかかりません。国内も「受付印」を押してＦＡＸ返信したいし、受信したい所ですが、何しろ、相手先あっての自分ですから、難しいところです。

トピ内ID：3457247612

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まあ、ここは

🙂

babu

2007年09月01日 16:55

まあ、ここは、相手先の要望とのことで、素直にそれに従って、それで届いた届かないの不備が出てしまった時に、「では、どうしたら良いですか？」と、上司に、質問を返したらよろしいのではないでしょうか？ビジネスで相手先の要望に沿うということは、充分大事なことですし、上司命令でもありますから、面倒なことになっても、上司が上手く処理してくれるでしょう。

トピ内ID：9866453078

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