機械やパソコンに詳しい方，教えてください。

まず機械やパソコンに詳しい方とおっしゃっていますが、随分アバウトですね。簡単に言うとお客様台帳がサーバにあり発信者番号通知(ナンバーディスプレイ)により顧客の電話番号が引っかかると、その顧客情報が電話を受ける方のＰＣのディスプレイに、電話に応答する前に表示されます。この場合、そのような作業をさせるためのソウトウェアが必要となり、場合によっては物品購入の必要もあります。通常個人情報や購買履歴等が表示されるため取り扱い注意です。Ｐマーク等の取得等もサービス向上の観点から検討する必要がありますね。 以前から町の酒屋さんや米屋さんでも導入してますよ。管理職をしてらっしゃる割には情報収集が甘いように思われます。 一番の近道はトピ主さんもおっしゃっているようにＮＴＴの担当者に聞くことです。

社用なのに担当者の名前をろくろく告げることもできず、わかってくれ、とはなんとわがままなお客でしょう。 それはともかく、後付の顧客検索の機械については、ＮＴＴに聞いた方がいいです。ＮＴＴのＰＢＸを検討したことがありますが、その手の後付の機械がどんな機種にも使えるとは限らなかったのです。 もしパソコンが目の前にあるなら、もっと簡単にEXCELでリストを作って、打ち込んだ電話番号（もし電話機に表示されるなら）や名前からLOOKUP関数で社名や担当者を表示させるというのはどうでしょうか。安上がりだと思うのですが。

一番簡単なのは、ナンバーディスプレイで相手の番号がわかるようにしておき、その表示された番号を元にして手元の端末などで顧客情報が引き出せれば、かなりの割合でクレーム内容が改善できそうな気がします。 手っとり早く負担を軽くするなら、これが一番かと。 あとはトピ主さんが見つけられた後付け装置について、業者に相談してみるのも一つの手かと存じます。 中小企業ですと、大企業のようにそう簡単にシステムを構築できません。 また、例えシステムを提案されても資金的に不可能なことも多く、実現には程遠い結果になることも多くあります。 私の以前いた会社では、ＰＣや機械を含めてのシステム化はあまり積極的ではありませんでした。 実際、小さな会社で資金も潤沢ではなかったために、どうしても投資できなかった部分も多くあります。 最初に私が申し上げた手っとり早いという方法も、ＰＣの数を増やすなど投資をしなければ対応できないかもしれません。 トピ主さんの上司と相談しながら、よりよい形で解決していってください。

クレームの内容は、本当に苗字を言うだけで、担当者を出せという事でしょうか？ まずは、クレームの内容を正確に記録して、判断することが必要だと思います。 クレーム相手が、何を怒っているのか、実は別のところで、単純に電話応対した者の言葉遣いであったり、電話の応対には問題なく、担当者への不満を電話応対者にぶつけているだけなど、色々考えられます。 NTTのビジネスフォンにこだわる理由がよくわかりませんが、発信者通知も１つの手でしょうが、通知しないことにしている家庭（うちも非通知にしています）・企業も多いと思いますので、その場合は意味を成しません。 もしかして１０００人以上いる顧客の管理を、帳簿で行っていませんか？ 表計算や、簡単なデータベースなどに入力しておいて、かなで苗字を入力して、すぐに検索できるようにするだけでも全然違うと思いますよ。 それに、中小企業で、それほど担当者が多いのですか？多分職場は広くないと思うので、ｘｘさんという女性（又は男性）の方から電話ですが、と大きな声で言うだけで良いような気もしますが？

社員数５００人ほどの会社で受付業務をしていました。 来客の応対や電話応対などをしていたのですが、 だいたいは顔を見ただけで、会社名＆名前さえ言われれば 担当者につなぐことはできました。 でも完璧ではありません。。 受付は私だけではないし、交代もあります。 なので私は常にリストを作っておきました（エクセルで）。 あと、全社員の名前と部署と上司の名前もすべてエクセルで 管理して自宅からの緊急時の連絡も本人につながらないときは 上司にすぐ連絡できるように、、など努めてました。 入退職、異動がある際は絶対すぐ受付にも知らせてくれるように 頼んでありました。 たまに検索機能が壊れる？ときがあるので、プリントしたものを 常に近くに置いていました。 主さんの会社の受付の方は何か工夫されてないのでしょうか？

　皆さま、色々と教えていただき、ありがとうございます。 　しらかば様、詳しい情報をありがとうございます。私の勉強不足のため曖昧な質問になってしまい，申しわけございません。 　本日、ＮＴＴの方に電話をしてみました。営業の方に調べていただくことになりました。再度、説明を聞き、導入する予算が組めるのか、上司に聞いてみようと思います。 　 　中小企業はつらいよ様、ナンバーディスプレイを契約しているのですが、通話中に表示されなくなってしまうため、そのこともＮＴＴにお話しましたところ、「通話中に表示されないこと自体がおかしい。」との回答を頂きました。 　その後、ボタン操作で表示できるようになり、教えていただいたように当面はパソコンのデータで検索することにしました。

　剣　桃太郎様、クレームの内容については個々の顧客データに入力したり、皆で共有して対処するようにしています。ただ、ご指摘のとおり、言葉の裏にあるものについても考える必要があるかと思います。 　私どもは個人のお客様も多く、同じ苗字の方が同性でも複数いらっしゃるので、電話番号で出来る限り特定したいと考えています。 　担当者については数はそれほど多くはありません。担当者と書きましたが、外部の方は概ね「先生」と呼びます。そのため、肝心な先生の名前をよく覚えていない方も・・・。また残念なことに、先生に対しては丁寧な方が多いのですが、その一方で受付のものには少し違う態度を取る方もいるようです。 　みか様、５００人も社員の方がいる会社での受付業務はお客様の出入りも多くて、大変ですよね。 　みか様には及びませんが、受付の者たちも情報を交換し合ったり、工夫はしてくれているようです。完璧ではないけれど努力している姿勢を感じるので、何とか良い職場環境を作ることが出来るようにしていけたらなと思っています。