秘書をされている方にご質問です。

レス12

（トピ主 0 ）

東京

2004年10月07日 16:44

仕事

電話のかけ方に関するご質問です。例えば自分が仕えている上司より上の地位の方に電話をかける場合、はじめに秘書同士で話をすると思うのですが電話をつなげる場合は同時につなげるのが正しいと聞いたのですが、本当の話でしょうか。地位の低い方が高い方を電話口で待たせてはいけないというそういう決まりがあるのでしょうか。教えてください。

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マナーだから

現役秘書

2004年10月12日 12:07

決まりではありません。マナーです。呼び出した方が、相手を待たせるなんて失礼なのです。ましてや、相手が目上の方なら尚更です。秘書から秘書に電話をするのは、秘書の地位でトップクラスの方とお話する（呼び出す）のは、やはり失礼だからです。（平社員が得意先の社長にいきなり電話することって、めったにありまんよね。それと同じです）出来る秘書は、「それでは、同時に換わりましょう」とか「これからお繋ぎします」と言って、上手く繋いでくれます。携帯やメールが発達した今、こういう電話の掛け方も少なくなりましたね。

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あのですね

お気楽セクレタリ

2004年10月12日 15:03

同時につなげるというのは、どういうワザですかね～。あなたの上司をＡ、かける相手をＢとしましょう。あなたがＢ秘書に電話をし、まずＢさんの所在、都合を聞きますね。ＯＫなら、Ｂ秘書がＢに電話をまわしますね。「Ｂ部長、Ａ課長からお電話でございます。」てな具合に。Ｂが電話に出たらまずあなたがＢに挨拶し、「お疲れ様です。秘書の○○でございます。ただいまＡ課長におつなぎ致します」、でＡにつなぐ。というのが普通じゃないですか。待たせちゃいけないって、待たせない状況で電話ってかけるんじゃないの。あなたが電話かけてる間にトイレとかに行っちゃうような上司Ａじゃなきゃね。「こっちもいるわよ」「じゃ、せーの」でつなぐもんじゃないと思いますけど。

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昔習ったのは・・・

霜月

2004年10月13日 11:56

私が秘書の仕事をしていたのはけっこう前なのですが、その時習ったのは自分のボスに替わってから相手のボスに替わっていただくでした。ただ、私のボスは自分で直接相手に電話をしちゃう人だったので、実践する機会はありませんでしたね。うちの業界の特徴なのか、秘書を通して電話してくる方もいらっしゃらなくて、ボス同士、直接電話しあっていたみたいなので・・・

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同時につないでいます。

私のボスは有名人♪

2004年10月14日 18:18

決まりごとではないと思いますが、マナーとして、同時につないでいます。『例えば自分が仕えている上司より上の地位の方に電話をかける場合、はじめに秘書同士で話をすると思うのですが電話をつなげる場合は同時につなげるのが正しいと聞いたのですが、本当の話でしょうか』とありますが、自分の上司より上の方ではない場合も、秘書である自分よりは当然上の方ですし、いずれにしろ、こちらから電話して先方を呼び出しておいてお待たせするのは失礼だと思います。秘書同士で連携して同時につなぐことが多いです。

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ケースバイケース

ぷりん

2004年10月14日 20:24

大手企業の現役秘書です。私は、相手の役員が地位が高い場合や、地位は低くても得意先の場合は「では、こちらからお繋ぎいたしますので、お待ちくださいませ。」と言い、自分の担当役員には「○○会社の△△社長からお電話入っております、まずは秘書の方です、どうぞ。」とつなぎます。また相手の役員の方が地位が低い場合、先方秘書より「こちら（先方）からつなぎます」と言っていただけるのですが、自分から電話した場合や、電話の内容がお願いごとだとわかっている場合は、「こちらからのお電話でございますので、先に○○に変わらせていただきます。」「お願いごとでございますので、こちらからお繋ぎします」と言って自分から繋ぐこともあります。私は個人的に同時につなぐのは好きではありません。もしかしたら、相手側は即効電話を変わることができお待たせさせてしまうかもしれないですし、相手が出ていると思って「もしもし」と出ても、まだ保留音だったらちょっと寂しい気分がしませんか？少しはお役にたてたかしら？

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明確な文章を

秘書15年

2004年10月15日 02:43

横ですが、トビ主さんの文章、一度読んだだけでは何を言いたいのか理解できません。明確な文章を正しい日本語で書く。これって、秘書に求められる技能のひとつですよ。

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決まりというより・・・。

秘書歴１０年

2004年10月15日 03:44

決まりと言うより、マナーですね。他の方のご指摘もあるようですが、目上の方をお待たせするのは失礼ですしそれより先方の秘書が取り次ぎをしてくれているのに、更に秘書がご本人とお話する必要はありません。相手の秘書の方に「それでは、ただ今つなぎますので、よろしくお願いします。」と言って同時につなぐのが、基本かと思います。それと、余談ですが、ご自分の質問に、「ご」をつけるのは、自分の行為に対する尊敬を意味してしまいます。会話でもよく耳にしますので、誤りがちなのですが、お話の様子では、役員秘書をされているようなので、気をつけられたほうがよろしいかと思います。

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難しいですよね

秘書３年目

2004年10月15日 15:17

こんにちは。秘書業務って難しいですよね。ところで、トピのような電話の正しい取次ぎ方は、以下のとおりです。１　秘書同士で話をした後、２　それぞれ上司に換わり、３　向こうの上司が電話口に出た時には、こちらのほうも上司が電話に出ている向こうの上司に換わってもらった後秘書（自分）が「今から○○（こちらの上司）に換わります」と伝えた方が丁寧な気がしますが、これは相手をお待たせすることになり、とても失礼なことなのです。秘書の仕事は大変ですが、お互い頑張りましょう！

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お気楽様へ

秘書１０数年

2004年10月15日 19:47

お気楽セクレタリ様＞Ｂが電話に出たらまずあなたがＢに挨拶し、「お疲れ様です。秘書の○○でございます。ただいまＡ課長におつなぎ致します」、でＡにつなぐ。というのが普通じゃないですかこの時点で間違いです。秘書がＢと話をすること自体、僭越なのです。「秘書の○○です」なんてBにはどうでもいいことですから。まず、A秘書がB秘書に電話します。「○○のAからでございますが、B様にお繋ぎ頂けますでしょうか」「はい、ただいまお繋ぎいたします」と言って、同時に上司に「○○様からお電話です」と繋げば良いのです。初めての電話でない限り、秘書はこの人は上司にいちいち確認せずとも繋ぐ、この人は上司に確認しなければならない、この人は秘書の段階でスクリーニングする、というのを判断します。というより判断できなければ秘書失格です。

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何か変...

クルミ

2004年10月15日 22:13

>>電話のかけ方に関するご質問です。このような場合、「『ご』質問です」って言うものですか？タイプミスかと思ったのですが、タイトルと本文、両方で出て来るので、質問なさっている内容以上に気になってしまいました。もし秘書業務を学ばれているのなら、正しい日本語は電話のとりつぎ以上に大切だと思うのですが。

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え～～！？

気まま子

2004年10月18日 18:38

＞お気楽セクレタリさん私が思うに、Ｂ部長の秘書が→Ａ課長に電話をして「Ａ課長でいらっしゃいますか？今、Ｂ部長にお繋ぎいたしますのでお待ち下さい。」は有りだと思いますが、その逆は、Ａ課長がＢ部長をお待たせしてしまうという意味で失礼にあたるのでは？Ｂ部長の秘書の方に確認してＢ部長在籍ということであれば、Ａ課長に替わりＡ課長とＢ部長の秘書とのやり取りの上でＢ部長に替わって頂くのが本来のやり方だと思いますが…

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「秘書歴１０年」さんが正しいのですが・・・

男性秘書

2004年10月21日 12:50

某官庁で秘書をしているもの（男性）です。私も、秘書に成り立ての頃は、「お気楽」さんのように偉い相手が出てから上司に繋いでましたが、それはマナー違反だと秘書の女の子に言われ、赤面ものでした。でも、相手と上司を上手く繋げるのは至難のワザなので、相手が出てから上司に繋げるということをしてますが、マナー違反なんですよね・・・・。さすがに、政治家さんや大臣クラスには、うまく繋げるように努力してますが・・・。

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