こういう場合、どう対応されますか？

初めまして。いらと申します。
皆さんのご意見が聞きたくて、書き込みをさせていただきます。

現在、私はとある中小企業の管理部門に所属しております。役職者ではありませんが、社内のシステム等につき色々と提案をさせていただけるという、恵まれた立場にいます。
昨今の経済事情、我社も他人事ではなく・・・。色々と経費節減に努めております。
先日は、全社共有のコーヒーベンダーサービスを廃止しました。
※これは上層部会議で決定したことです。
会議で決定された旨を明記し、その後は、各個人で手配をするよう、全社員にメールをしました。

私のいるフロアは、パーテーションで仕切られてはいますが、他部署も入っております。
その他部署（以下Ａ部）が「部で有志を募ってコーヒーサーバを置きたい」と相談にきました。
「部内」で「管理」をするのであれば特に問題も生じないと判断し、上司にも相談し了承を得ました。
Ａ部には「設置には異論がないが、部の有志でやるのであれば、サーバは当然部署内に置く事は前提」と伝えました。

Ａ部の事務担当者は、複数社の話を聞き、一概には決められないので試飲をしたいと考えたようです。
ここでまた相談がありました。
「試飲をしたいが、フロアの共有部に置かせてほしい」と。
私は「自分の部の問題なのに、共有部に置くのは筋が違うのでは」と回答。
すると「他の部署の人も飲みたいと言ったらＯＫか」と問われたので「複数の部署の同意があれば良いのでは」と返しました。

どうやら、複数部署の同意を得たようで、試飲用サーバが設置されました。かなり大きいサイズで、場所を取っています。
ある程度、予測の範囲内でしたので特に気にもしませんでした。
そこまでは良かったのです。
ですが、ここから問題発生です。

・・・続きます・・・