みなさんの会社ではどうしてますか？整理整頓

新人の頃の主な業務はファイリングという名の生理整頓係でした。 まず廃棄するものを廃棄、廃棄までいかずとも古いものは、段ボールに詰めて内容物のリスト(○○に関する書類19○○～20○○年等)をプリントアウトして箱の側面4面に張り付けて一ヶ所にまとめる。 ファイルは部類ごとにキャビネットへ。 キャビネットに保存時のルール(日付順、五十音順、見出しを張る等)と必要なシール等を一緒に、マグネットでくっつけとく。わからない時はそれぞれの担当社員にどうすれば使い易いか聞く。 でも今はスキャナーしてPDF処理して保存でいいのかな？ 的外れなレスだったらごめんなさいね。

まずカテゴリー分けされてはいかがですか？ 例えば、見積りだと、Ｍ－１、Ｍ－２、Ｍ－３・・・ 　　　　注文書だと、Ｃ－１、Ｃ－２、Ｃ－３・・・ これだと、貼り替えなしに数字だけ増やしていけばいいんじゃないでしょうか？ あとは、カテゴリー毎にファイルの色を分けるとかすれば見た目もきれいですし、使った人も元の位置にしまいやすいと思います。 あとは、年号とかも分かるようにカテゴリ分けすればいいと思います。 一度、考えてみて上司に「こうしようと思うのでうが・・・」と相談されてみてはいかがでしょうか？

アスク○愛用さん PANDAさん レスありがとうございます。 参考にさせていただきます♪

膨大な文書があるため 管理文書は種別により保管期間を設定しています。 たとえばある書類の保管期間が3年なら3冊のファイルに A-1、A-2、A-3など番号をつけ、 4年めには最初のファイルの中身を廃却してそこに入れます。 保管期間の長い文書については、3年分程度はキャビネット内に B-1、B-2などとして保管し、その後はつづり紐で綴じて箱詰めし 内容表示をつけて保管庫に移動します。 もしある特定のファイルが分厚くなって分ける必要が出てきた場合には 臨時でA-1a、A-1bなどと分け、その部分だけラベルを変えています