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顧客提出の書類に穴をあけますか

レス42
（トピ主 1 ）
041
はやぶさきょうこ
仕事
書類に穴をあけることについて伺います。 私は基本的には、資料には穴をあけて相手に渡すのがマナーだと思っています。 それは資料をキングＧファイルなどに閉じる人が多いと思うからです。 先日、社外の承認をもらう資料に穴をあけたところ、 社内の人から、穴をあけた資料を顧客に渡すのはマナー違反だという意見を受けました。 どうも、穴をあけるのは書類として格が下がると思っているようです。 そのような意見もあるのだと思い、そのときは穴をあけて顧客に持って行きました。 そこでみなさんに伺いたいのですが、顧客の承認をもらうような資料を穴をあけるのは マナーとしてまずいのでしょうか。 私が穴をあけるマナーとしてはだいたい以下のようにしています。 １．穴をあける場合 社内会議用の資料 社内の承認をもらうような資料 ２．穴をあけない場合 社外や社内に関わらず、原紙となるような資料 ３．こだわらない場合 社外の承認をもらうような資料

トピ内ID：8346110489

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開けない

041
ike
帰ってきてからファイルするときには穴あけますけど、 その前だったら開けません。 格が下がるというより失礼な印象があります。 大概の人は大人な対応するので怒られることは少ないかもしれませんが、 効率的とか親切というより、不精な人だと思っている人は結構いそうな気が。 穴を開けた場所に文字が入っている可能性もあるし。 基本はホッチキス閉じですね。 今まで数社を渡り歩いてますが、穴の開いた資料を受け取った経験はほとんど無いです。 ホッチキス閉じか製本できるクリアフォルダか、クリアフォルダに入れて封筒か、の パターンが大多数です。

トピ内ID：9999225968

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基本、開けない

041
給湯係長
私の部署では、社外承認が必要な書類が発生しないのですが、 「こだわらない場合」だと、私は開けないです。 パンチも、共用棚に置いてあるものだけですし。 最近、電子データで資料配布されることが多くて、 会議には2inまたは4inの両面印刷で持参し、終了後廃棄です。 個人管理の資料は少なくなったので、穴を開ける必要も少なくなりました…。

トピ内ID：2947988124

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ケースバイケースだけど

041
常盤鐘鳴
それってファイリングしてない状態の紙で渡す資料のことですよね？だったら穴を開けないほうが良いと思います。 ファイリングをどうするかは相手次第で必ずしも穴をあけるとは限りません。トピ主さんがそれを判断してはいけませんよ。穴を開けたいなら先方の方で開けます。 穴を開けてない状態なら後で穴を開ければよいだけ。穴が開いている状態で穴が欲しくない場合はどうしようもありません。先方にとっては資料に穴を開けて欲しくない場合もありますので、トピ主さんのやり方の方が良くないと思います。余計なおせっかいってやつです。 穴を開ける開けないに気にしない人もいますし、マナーとして善し悪しがどうかは一概に言えませんが、開けないほうがスマートだと思います。先方が開けておいてと言われない限り余計なことはしないほうが良いのでは？ 穴をあけるスペースを考えない資料に穴を開けて一部見れないという不手際な資料もたまに見かけますしね。 私の考え方では １．穴をあける場合 資料としてファイリングされた状態で渡す場合。 ２．穴を開けない場合 ファイリングして渡さない場合は穴を開けない。

トピ内ID：9844435294

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私の考えは・・

😀
朝霞のさっちん
ファイルする人自身が穴をあけるのではないですか?

トピ内ID：0103823377

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綴り方は会社それぞれなので

041
紗希
私はお客様への送付書類には原則穴は空けません。 綴り方が会社によって違う事があるからです。 （２穴が一般的だとは思いますが、クリアポケットファイルのように穴を開けずに保管する場合もあるでしょうし、中には十何穴というファイルに綴る事もあるでしょうから） 主様はどなたかに「それがマナーだ」と教えられたのでしょうか？ そうでないなら、自分で判断するのは良くないと思いますよ。

トピ内ID：5934612739

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どちらかな？

041
ひでパパ
こんにちは　あくまでもひとりの意見です きっと、あなたは相手の手間のことを考えて、気遣いができるひとだと思います。それって、とても大事なことです。 でも世の中には、いろいろなひとがいますよね。 穴をあける紙の大きさはＡ４と思います。左側に穴をあけますか。 上ですか。それとも右ですか。 ほかの書類とまとめて穴をあけるとき、ずれませんか 相手が気に入るように穴をあけるのは、結構しんどいです。 穴がなくても、相手は気にはしないと思いますよ。

トピ内ID：9533616963

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あけません

041
ぱんち
四半期働いてきて社内社外公的なものを含め万を超える膨大な書類を見て来ましたが、 あいたものを見たことは2、3回しかありません。 その時は「間違って開けたのかな。紙がもったいないからそのまま送ったのね。」と思いました。

トピ内ID：0508587046

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穴をあけないほうがいい

041
みどり
人によってファイルの仕方って違うと思います。 はさむタイプだったり透明シートに入れるタイプ・ 穴あきタイプとか自分の使いやすいフィルの仕方が あるので、穴があいてると困る人もいるのではないでしょうか？

トピ内ID：9504741721

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あけないです

🐱
ねこ
パンチで２穴をあけるんですよね？ 事務をしていますが、私が上記のような穴をあけるのは、 ・自分が使ってファイルする書類。 ・ファイルする必要があり、なお且つ、左側に穴をあけてファイルするとわかっている書類 それ以外の場合は穴は開けません。会議用の書類も穴もあけてと頼まれればあけますが、指示のない場合は開けません。 書類のファイルの仕方は人それぞれですし、クリアファイル等に入れている人にとって穴は不要ですし、不要どころか場合によっては文字等が欠けてみずらい書類になるからです。 同じ理由で顧客に渡す書類に穴をあけることはしません。 顧客がどうやってファイルしているか不明ですい、承諾用の書類なら返却されてから自分で穴をあけます。 穴をあけたら便利と思いますが、やっぱり見た目を損なうし顧客に渡すのはやめた方がいいと思います。

トピ内ID：9241029229

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マナー違反だと思う

041
おーえる
相手の承認を得なければならない書類なのであれば、穴あきは失礼かと。 それと、相手が二穴ファイルにてファイリングすると思いこんでいるところが不思議。 26穴ファイルや、穴を開けないクリアファイル、落とし込みファイルは想定しないのでしょうか？

トピ内ID：5266902411

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ファイリング

😨
ペンギン
基本的に貯まる書類は製本し、押印してある書類ならクリアブックに納めるか 同時期のものを種別でわけてケースに入れます。 穿孔ファイルは書類が傷む事があるのであまり使いません。 ファイリングは客先によってやり方が違うかもしれないので手をつけない方が良いと思います。

トピ内ID：2949698824

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穴＝傷　顧客相手に傷物書類は渡さない

🐱
ふじこ
反対に『穴をあけて渡す』どこでそんなビジネスマナーを教わったのか知りたいです。 一瞬目を疑う程、何度も何度も読みかえしてしまいました。 それは上司が注意するのは当たり前でしょうね。 穴をあけるなんて、大事な顧客や取引先へ『傷もの』をお渡しするのと一緒です。 取引先又は、違う部署で必ずパンチで穴あけてファイリングされるとは限りませんよね？ 顧客だろうと社内の人間であろうと、書類は完璧なかたちで渡すのがビジネスマナーですよ。 あなたのやってる事は、『大きなお世話』以外の何物でもありません

トピ内ID：4433895318

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思い込みじゃないですか？

😒
医療関係者
＞資料には穴をあけて相手に渡すのがマナーだと思っています。 ＞それは資料をキングＧファイルなどに閉じる人が多いと思うからです。 マナーを勘違いしていませんか？ あなたがやっている事は、あなた流儀に沿っただけの行為です。あなたと同じように万人が保管しているという思い込みにすぎません。 ファイリングするにしても穴数が違ったり、穴を開けないファイリングにしていたり、 はたまた紙媒体を残さずに電子化しているところもあります。 電子化する際、あるいはコピーする際、穴があいているとその部分が自動送りの際に引っかかり、コピー機などの紙詰まりの原因にもなります。

トピ内ID：3240371131

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不要な行為・・・です。

041
オフィス10
穴のあいた書類を提出するというのがマナーだ！というのは、一体どこから生まれたのでしょうか？ ましてや、正式なドキュメントになればなるほど、穴などあけてキズつけたりする行為は厳禁です。 原本は別途保存し、紙をｐｄｆ化したものを社内のサーバーに入れ、閲覧できるようにしたいこともあるでしょう。 トピ主さんはＮＥＴ上で２穴の開いたｐｄｆを見かけたことがありますか？　見栄えが非常に悪いです。 また、紙のほうも必ずしも２穴のバインダーにファイルするとは限りません。 全く不要な行為ではないでしょうか？

トピ内ID：5158755411

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保管方法を決める人は誰でしょうね

💰
はてさて
>私は基本的には、資料には穴をあけて相手に渡すのがマナーだと思っています。 >それは資料をキングＧファイルなどに閉じる人が多いと思うからです。 >２．穴をあけない場合 >社外や社内に関わらず、原紙となるような資料 トピ主のようにトピ主の資料を原紙として残す人にとっては迷惑な行為にあたりませんか？ バインダーに閉じて渡した資料ならいざ知らず、相手がどのように保存するのかまで自分の思考なんですね

トピ内ID：5856645891

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穴の要不要は、相手にまかせる。全てあけとかない

🙂
むりむり
相手が顧客だろうが、なかろうが、その書類に穴をあけた時、 穴によって、消えちゃう部分がありえますよね。 （罫線なんか） それに、ファイリングだって、穴を開けるかどうかはその方の勝手だし、 （縦、横だってあるし） 基本的にすべてあけない方がよろしいのでは、、 よかれと思ってやったことがおせっかい的な事になっちゃうことが あります。 ＞そのような意見もあるのだと思い、そのときは穴をあけて顧客に持って行きました。 え、再作成しなかったんですか？ 結構、強気ですね。じゃあなた的にはもう答えがでているのでは、、 ＞マナーとしてまずいのでしょうか。 マナーといわれますが、、マナーの問題ではないと思います。 もしマナーの問題だとしたら、、人それぞれなので答えはでないと思います。

トピ内ID：3956839397

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あけません。

041
ジウン
確認ですが、トピ主さんがおっしゃっている顧客の承認を貰う資料というのは、 最終的にトピ主さん（または社内の人）の手元に戻ってくるという理解でよろしいのでしょうか？ もしそうだとしたら、私は顧客に渡す際には穴をあけません。 穴をあけてから渡すと、社内の都合を優先しているような印象を顧客に与えるからです。 きれいなまま顧客に渡し、戻ってきてから穴をあけます。 ただ、わざわざ注意するほどのこともないと思うので、同僚が穴をあけてから顧客に渡していたとしても、 私なら何も言いません。 １と２については、トピ主さんと同じ認識です。

トピ内ID：7422553967

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こういうことは社風もありますが

041
40代独身男性
あらかじめ穴をあけておくというのはあまり一般的ではないと思うので、 社外に出すものはあけない方が良いと思います。 御社で、ファイリングすることが決まっている社内資料は最初からあけておくことに決まっているのであれば、それはそれで良いと思いますが。

トピ内ID：4370898968

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びっくりしました

041
kaho
外に出す書類には一切穴は開けません。 穴が開いた書類を外から受け取ったこともありません。 穴を開けた書類＝格落ちの印象は確かにあります。 というか、内部の書類と間違って開けたの（＝失敗した書類）をそのまま出してきたんだ～適当な会社だなという印象です。 もし開けることが常識と言われたら私もちょっとショックかも。 穴あけの位置は開ける器具によって微妙に違いますから、こちらで綴る書類に勝手に穴をあけられるとファイリングしたときに穴の位置がずれて不細工になることもあるので、余計なことを・・・と思うこともあります。 （資料が大量で穴をあけ、綴りひもなどでつづられて渡される場合は仕方ないですが）

トピ内ID：6121203210

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パンチ穴は不要

♨
庶務なんでも屋
トピ主さんが考えておられる「資料はキングＧファイルに閉じる」というのが どの企業でもそうなのか、ということを考えれば答えは出てくるかと思います。 当方の答えは「ノー」。 全ての資料をファイリングする訳ではありません。 また、ファイリングもいろんなパターンがありますから、そのパターンに応じた 穴でなければまた再度パンチ穴をあけることになります。 ということは。事前に穴をあけてしまうことがベターではないですよね。 社内での資料であれば、その会社のルールにのっとった形であればOK。 社外の場合はパンチ穴をあけず、相手の方に任せる方がスマートだと思われます。 ちなみに、毎月届く請求書や伝票の整理の時にパンチ穴があいている取引先 のがありますが、当社のファイリングには適しておらず、ムダ穴になっています。

トピ内ID：3430587920

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開ける事は多いですね

041
リンダ
ＳＥです。 クライアントに渡す「資料」には、基本的に二穴します。 枚数によっては、こちらでファイルに入れて渡す事になっています。 １ｃｍ幅から、ファイルは用意されています。 枚数が少なければホチキス。 新人には「コピー○部、二穴、ホチキス」と指示します。 最近のコピー機は、指定すればやってくれるので。 社内向けでも、枚数が有れば紐閉じにします。 （面倒なので、新人の仕事です） ただ、承認、押印される書類には、二穴しません。 正式な文書だと思いますので。 二穴せず、閉じる・挟むタイプのファイルを用意します。 クリアフォルダも使いますね。 職種や会社によって、違ってくると思いますよ。 私は、他の会社から二穴されない資料も貰いますし。 ＳＥが全て同じルールだと思ってません。

トピ内ID：6425967840

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ご意見ありがとうございます

041
はやぶさきょうこ トピ主
皆様のご意見ありがとうございます。 まず、最初の投稿の間違いを訂正致します。 ＞そのような意見もあるのだと思い、そのときは穴をあけて顧客に持って行きました。 ここは、「書類を再作成して穴をあけずに持っていった」の間違いでした。 前の職場では社内の会議で使う資料や社内で保存する設計書などは穴をあけて 承認をもらうように教育されました。 また、周りの人もみんなそのようにしていました。 ただ、顧客へ納品するものにつける資料は穴をあけませんでした。 顧客に承認をもらい、返却していただくものはルールはありませんでした。 だから、今の職場で同じようにしていたら、指摘をされた次第です。 何人かの意見にあった穴を開けると文字がかけるという意見ですが、 十分な余白をとっていますので、文字がかける心配はありません。 みなさんの意見にあるように、資料をどのように閉じるかは 顧客によるので、今後は穴をあけないで渡すようにしたいと思います。 みさなんにもう１点伺いたいのですが、自分が社内の打ち合わせ資料をもらうときは やはり穴があいていない方が嬉しいでしょうか。

トピ内ID：8346110489

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まずいと思います

😀
Az
社内に出さない書類なら、どちらでもいいと思いますが、皆が皆2穴で ファイリングするわけではないので（実際、私はルーズリーフのような 24穴で保存することもあります。そういうパンチ売ってますよ。 その方が穴への負担が少ないので、長持ちします）社内で規格が明確に 決まっていないのなら、開けない方がいいのでは。 社内で規格がきちんと決まっているのであれば開けた方が親切でしょう。 社外に出す書類には穴はあけません。 私もマナー違反だと思います。 人様に見せる書類に傷をつけるのは基本的にNGじゃないでしょうか。 それに、私のように24穴で保存する人だったらちょっとイラッとするでしょうね。 2穴で先に開けられてしまうと、穴がずれますから・・・・。

トピ内ID：9040256319

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え？

041
まり
> 顧客の承認をもらうような資料 ですよね。 うちではお客様がサインした書類は基本穴は開けずに保存しています。

トピ内ID：5394759685

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穴はあけないとする事に賛成です

041
事務方
会社としての正式書類の書式自体にすでに穴があけてあるのを何回か見たことはありますが、そうでない場合は穴はあけない方がいいと思います。 理由: --- 穴が開いていると見場が悪いと嫌がる人や、正式の書類が正式に見えなくなると感じる人がいる。 --- 企業も国際化しているので、その書類が海外に出た場合、受取人が海外駐在などの日本人ではあっても、現地で使っている紙やフォルダーのサイズの日本との違いなどに応じて、パンチの穴の位置や、穴の数が日本にものとは違うことがある。(欧米で働いた事があり、経験済みです) --- 常に、書類に穴は開けず、そのまま紙ばさみに入れるという保存法をとっている人もいる。

トピ内ID：3083115344

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開けないです

🐤
mumu
先様に渡す書類ですよね？ 私もその社内の人と同じ意見です。 初めて聞いたなあ。

トピ内ID：8251221065

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思い込み？

041
テキトー男
＞資料をキングＧファイルなどに閉じる人が多いと思うからです。 ↑主様の思い込みですね。 穴をあけずにファイリングできる文具なんか、いくらでもあります。

トピ内ID：1068869820

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穴は開けてくれるな。

041
はるか
公私共に過去様々な書類のやり取りをしましたが、 パンチ穴開き済みの書類を手渡されたことはありません。 特に社外に出す書類には、傷をつけたり汚さぬよう気をつけ、 クリアファイル又は茶封筒に入れてやり取りすべき、と思っていたので、 今回のトピ主様の主張にビックリしました。 トピ主様は、資料に穴をあけて相手に渡すのがマナーだと思う理由として、 ＞それは資料をキングＧファイルなどに閉じる人が多いと思うからです。 と挙げてらっしゃいますが、“多いと思う”ということは、 当然２穴ファイルを使用ない人も存在するという認識はあるのですよね？ 私自身も書類整理時には、クリアファイルとクリップを併用したり、 投げ込み箱やバインダー等を使い分けています。 時として２穴書類は、その穴の存在が非常に邪魔になります。 (保存上、書類そのものの強度や見栄えなどの問題) トピ主様はこのような先方の内情は考えたことはありますか？ マナーとは自分の価値観を相手に押し付けることとは違います。 相手の事情を踏まえ、常に応用の利く対応を取ることこそ、 マナーではないでしょうか？

トピ内ID：8520297153

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それは失礼でしょう

🐤
あいだほ
その資料をその上の上司や社長が見ることもあるわけです。 それが謝罪の内容だったら反省して無いとしか思えません。 ファイリングする必要があるなら、相手がかってにやりますよ。 とにかくやめましょう。

トピ内ID：0612857504

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絶対、そんなことしません

041
ビックリ
穴が空いた書類を渡すことも受け取ったこともないです。 そんな書類がきたらビックリします。 え？何で勝手にパンチで開けてんの？って。 失礼だな、仕事を知らないのかなという印象を受けます。 バーティカルファイリングの場合は穴なんていりませんし。 ありがた迷惑ですよね。

トピ内ID：5568077693

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