取引先の担当者に怒られました

レス124

（トピ主 2 ）

🛳

青い鳥

2010年11月10日 11:26

仕事

今の会社に転職し、もうすぐ1年になります。先日、メインの取引先である会社の担当者（事務員さん）にキツイご指摘を頂きました。「FAXを受け取ったが、何を書かれているのか分からない」と言うのです。こちらとしては、いただいた注文書に納期の問い合わせを頂いてたのでその注文書に納期を書いて回答したつもりでした。ただ残念ながらご注文された商品は欠品中で、生産の仕上がり日が不明確だったため「納期未定」とだけ書いて返信しました。すると「納期未定ってどういうこと？　およその納期も分からないですか？」と質問攻め。とりあえず「確認して連絡します」と電話を切りました。工場の担当者に納期を確認をし、改めて取引先へ回答したのですが「初めから、コレコレこういう理由のため納期未定になります。追って連絡します。って　連絡してもらえませんか？　他のメーカーさんは、欠品中なら“欠品中の為”とか　“生産が遅れている為”とか、ちゃんと理由を添えてくれますけど？…」って言われました。おまけにＦＡＸの文字が薄いし、走り書きで読みにくいとのご指摘も…。「きれいな字で！とは言いませんが、うちが流したfaxに追記して返信されるのであれば　ここに書いた！と分かるように、矢印を入れるとか、太字のペンを使って分かりやすく　書いてくれませんか？」というご指摘を。メインの取引先でもありますし、相手方さんは私よりも年上の女性です。社内の人に注意されるなら納得できるんですけど、社外の人にこんなこと言われて。やはり私が相手方に対し、配慮が足りなかったのでしょうか？ちなみに私の字は、普通に読み取ってもらえる文字だと思っています。「です」、「ます」とか語尾に付けて回答した方が良かったのでしょうか？率直なご意見をお願いします。

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取引先ですよね？

くも

2010年11月10日 16:22

ごめんなさい、私もそんなFAX来たらびっくりしますし、もしほかに頼める業者さんがいたら、徐々に変えようと思うと思います。もともと注文書に記入して返送する書式だったら、先方もそんなことはおっしゃらないでしょうから、たぶん普通の注文書の余白にそのまま書き込んで返送したんですよね？かなり失礼なことだと思いますし、そういうことを除いても、よく見ないと「どうして送ったのを送り返してきたんだろう？」と思ってしまうので、伝達の不備につながりがちです。ですますの問題じゃありません。欠品で納期もわからないなら、その旨を別途書いたFAXを返信するか、電話で「確認して再度連絡しますが、いつまでに確定している必要がありますか？」くらいは連絡したほうがいいのではないでしょうか。

トピ内ID：9111556698

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ちょっとびっくり。

🐧

kana

2010年11月10日 16:31

　びっくりしました。　配慮が足りないというか，書式が分からないので何とも言えないところもありますが，送付されたFAXに書き込んで返信すること自体，私の会社では「無し」ですね。　回答書をテンプレートで作成してあって，その時々で使い分けます。　回答書は１度作っておけば使い回せますので，案外楽ですよ。　また社外に出す書類（FAXに限らず），走り書きで「です」「ます」も無いのは送付しない方が良いかと思いますよ。　取引先の方は良い方だと思いますよ。直接言ってくれたのですから。　私は直接は言いません。とりあえずしばらくはスルーしますが，変化がないときは上司の方に言います（または本社の方とか）。　その上で担当の方を代えていただいたりした方が，顔を合わせて気まずい事になるとかもないですしね。　　他の取引先にも同様の書類を送付しているなら，私みたいな人が出てくる前に直した方が良いですよ。　転職して１年ですからまだ分からないこともあるかと思いますけど，頑張ってくださいね。　　　

トピ内ID：1681962244

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社外のひとにこそ気を遣いましょう

ん？

2010年11月10日 16:49

汚い薄い字じゃ受け取ったほうは読み取れなかったでしょうね。貴方は読めると思っても相手方は読めなかったのだから改善しましょう。今度からはどのFaxに対しても太字のペンで丁寧に書きましょう。欠品中なら謝罪と理由も添えて。ですますは普通につけるもんだと思ってました。せっかくFax使ったのに二度手間ですね。同じことしたら取引先から信用なくなって契約切られちゃうかも知れませんよ～。

トピ内ID：3079270801

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相手の指摘は妥当

たえ

2010年11月10日 16:49

社外の人に指摘されたことが不満のようですが、相手方の指摘はごく真っ当なものだと思います。謙虚に受け止めて、仕事のやり方を見直した方が今後のあなたのためになると思います。

トピ内ID：6927290190

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勉強しましょう

くまお

2010年11月10日 16:49

相手の言い方はとりあえず棚上げにして、あなたのやり方は社会人失格です。ビジネスマナーを一から勉強しましょう。いまのままではこのご時世、先は厳しいですよ。

トピ内ID：6896827893

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何が悪いか理解できないの？

いにっち

2010年11月10日 16:49

何を注意されたか、ちゃんと理解できてる？相手が指摘してるのは、・納期が未定の理由を書いてない・FAXの字が薄い・走り書きで読みにくいということ、そして要望として・『ここに書いた！と分かるように、矢印を入れる』・『太字のペンを使って分かりやすく』と伝えられてるよね。それなのになぜ ○私の字は、普通に読み取ってもらえる文字だと思っています ○「です」、「ます」とか語尾に付けて回答した方が良かったのでしょうか？なんて反応になるの？多くのFAX機は未だに、解像度が低く、読みとる階調も低いから、小さい字や薄い字は正確に読み取れないから、大きく濃く書かないと正確に遅れないことがあることくらい分からないかな？それに、誰も「丁寧語で書け」なんて要求してないのに、『「です」、「ます」云々』って何？取引先の要望は、何一つ間違ってないよ。というか、普通は送り側が当然やることだから、要望されることなんて無いんだよ。トピ主さんに物を考えて判断することは無理そうだから、とりあえずは取引先の人が要求するとおりにすること。

トピ内ID：5150752300

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当たり前の指摘

眠り姫

2010年11月10日 16:49

普通は、取引先の担当者に、直接、指摘はしませんよ。担当替えを依頼するか、取引を止めるかです。先方の担当者の指摘、どこか間違ってますか？「納期未定」だけでは、回答にならないでしょ？理由によって、待つのか代替品を探すのか対応が変わってきます。理由を聞きなおさなければならないということは、そのFAX回答は用をなしてないということです。相手にFAXで届くということは、一目で回答が判るようにすることも、当然です。相手に届く時は、モノクロの1枚で届くということに気がついてますか？貴女はFAXの文字と違ったペンで書いてるし、自分の字だから、すぐ判るけど、届くのは、貴女の手元のものと違うことに気が回っていますか？相手方に対して、配慮が足らないというより、仕事全般に配慮が足らないと思います。自分の仕事（作業）の次の作業のことを考えて仕事してますか？社外でも注意をしてくれた取引先に感謝すべきと思います。

トピ内ID：3626885828

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いい勉強になった、と思って次につなげてください

ありす

2010年11月10日 16:49

イヤーな経験、と思われたことでしょう。しかし現時点で、注意されたあなたは100、注意されなかったあなたは1以下、くらい差があるものと思ってください。そうやって人は一人前になって行きます。みんな通る道ですよ。

トピ内ID：1554392228

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感謝ですね

😠

MAN

2010年11月10日 16:49

あのね。世の中のビジネスパーソンはみな取引先やお客様に鍛えられているんだよ。怒られた！ってとっちゃうんだね。注意してくれた。とは思えない？自分がかわいいのかな？せっかく指導してくれたのだから　相手方に食い込んで可愛がってもらうチャンスなのにね。

トピ内ID：3704113037

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注意は素直に受けよう

2010年11月10日 16:40

相手方の注文書に直接書き込んだ理由は？取引先にそれがどう見えるか、考えましたか？自分がFAXした用紙と照らし合わせなきゃあなたからの「納期未定」の文字が見つけられない。改めて返信を書く手間を省略したのかな。しかも工場に確認もせずに「未定」って・・・。 →なんかいい加減に扱われてるなぁ・・・。　うちからの注文なんて、どうでもいいのかな？社内ならばともかくも、取引先に対して、これでいいんですか？相手はその品が欲しいから、注文書を送ったのでしょ？それが「ムリ！」っていうような返事だけで、その文面からは状況が読み取れない。ただの欠品なのか、生産中止なのか、入荷するのかしないのか。今後の取り扱いはあるのか、やめてしまったのか。その商品がいつ入荷するかによって相手の会社に影響が出るってとこまでは考えた？今回は残念ながらあなたの配慮が足りなかったと思います。いい勉強になったと思って、次頑張ろう！

トピ内ID：6955481531

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それでは率直に

😨

ヴェロニカ

2010年11月10日 16:40

全く以って配慮が足りません。取引先の方が仰る事は至極当然の事です。「担当者（相手の名前）様　　先程（先日？）頂いた注文書（注文No.xxxxxx）にありましたＸＸＸですが、只今～の為納期未定となっております。　　納期が確定され次第ご連絡させていただきますので、申し訳ありませんが今しばらくお待ちくださいます様お願い申し上げます。」みたいな感じですかね？貰った注文書に「納期未定」とだけ書いて送り返すなんて、横着にも程がありますよ？それに、＞社内の人に注意されるなら納得できるんですけど、社外の人にこんなこと言われてって文句言ってますけど、社内の人はトピ主さんが外に対してそんな対応してるなんて知りようも無いわけですから外の人から注意されるのは当然だと思います。それとも、その方から上司にクレームされたほうが良かったですか？

トピ内ID：3275268753

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親切ですね

通りすがり

2010年11月10日 16:40

その取引先の人。私なら「常識ないなぁ。親切じゃないなぁ。きっと仕事できないんだろうなぁ」と思って他の人に電話をかけて同じこと聞きます。だってその内容そのまま上司に言ったら、その取引先の人と同じ質問がくることは間違いないので。でも当事者のあなたには聞かないと思う。 FAXって電話と違って1回1枚で用を足さなきゃいけませんよね？位階の勝負で間違いが許されない。証拠も残る。なので出来るだけ間違わないように、わかりやすいようにと気を使いません？普通。

トピ内ID：5113961921

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やれやれ

🐱

るー

2010年11月10日 16:40

残念ながら、トピ主さんはよっぽど仕事ができない方なんですね・・・。すごく当たり前のことを指摘されていますよ。怒られましたじゃなくて、そんなことを相手に言わせた自分を恥ずかしく思わないのですか？ちょっとお聞きしますが、トピ主さんが通販で何か購入して、いつごろ届きますか？とお店に問い合わせをしたときに、理由も言わず「わかりません」と言われたら、どうするのでしょう。ま、その時はその注文を取り消して、他で買えばいいと思うのでしょうか。メインの取引先に、「他で買えばいい」と思われたらどうなるか、想像付きませんか。この経緯を上司に相談して、きちんと指導を受けられた方が、他の取引先のために、いや、トピ主さんの会社のためになります。失礼な言い草ですが、能力に欠ける上に素直でないのは、致命的です。

トピ内ID：7935557683

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そもそも、なぜFAXで回答したのでしょうか？

来月から仕事

2010年11月10日 16:40

欠品の商品が多くて、口頭で伝えるのが大変だったのでしょうか？注文書にただ「納期未定」と一言だけ書いて送り返してきたのでは、先方としては、ぞんざいな扱いを受けたと感じますよ。怒られるのは当然でしょう。もっと丁寧な対応をしましょうよ。相手に対する配慮が感じられません。＞残念ながらご注文された商品は欠品中で、生産の仕上がり日が不明確だったため FAXならわかりやすく丁寧に書く必要がありますが、FAXなんか使わずに、最初から電話で上記の回答をすればよかったのではないかと思いました。

トピ内ID：1249480216

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「納期未定」とだけ書いて返信しました。

💢

あの～！

2010年11月10日 16:40

あいさつは省略しても１．なぜ納期がわからないのか？２．いつ頃になったら納期が判明する見込みなのか？３．納期が判明した時点で、どのようにして連絡するか？は書き込まないと非常に失礼だと思いますが？

トピ内ID：4406266550

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常識

🐶

wanko

2010年11月10日 16:59

受注発注業務では、お互いに取り扱うFAXも相当な数ですし、取引先の事務の方も、社内の担当部署に納期やその理由の説明をしないといけない立場です。一目みてわからなければFAXの意味はありません。業界によっては時価で押さえる物品など、その一瞬で会社の利益損得にかかわります。配慮が足りないのでなく、相手から注意された事は、すべて常識範囲です。「注文をいただいているお客様」という気持ちがないので「キツイ指摘」「社外の人にこんなこと言われて」と表現しているのでしょうか？私の会社であれば事務の基礎がわかるまでは新人さんには、売上取引先（お客様側）の仕事はまかせられないのです。それぐらい責任を負う立場になるので、あえて注意していただけるだけ、ありがたいと思いましょう。

トピ内ID：0562450373

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その事務員さんの仰るとおりと思いますが。

あんぽがき

2010年11月10日 16:59

社内・外関係無く、業務に差し障りがあるなら指摘を受けて当然だと思います。もしそのメインの取引先が更に別会社に卸しているなら、別会社に何の説明も無く「納期未定ですから」と返信させるのでしょうか？自分だけが納期が遅れる理由を把握しているのに説明を怠るのは不親切です。あなたが何か希望する物をお店に頼んだ所、理由説明無く「納期未定です。」とだけ言われて納得できますか？納期の返事を確定するのは難しくとも、生産が追いついてない為とか理由は知りたくないですか？自分の会社の商品を信用して注文してもらっている責任感をもう少し事務員でも持ったほうがいいと思います。職場の先輩でも上司でも、先方にこう言うご指摘を受けました。と話してみて下さい。たぶん、その事務員さんと同じように言われると思います。相手が何を求めているかを察する事も大切な仕事ですよ。

トピ内ID：8796088395

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自分目線ですね…

すたあ☆

2010年11月10日 16:59

取引先の人であろうと、社内の人であろうと、「納期未定」と一言だけ。それで相手に通じますか？相手がわかりやすいように説明するのは社会人として当たり前のこと。相手から聞かれて追加説明をしなければならないようでは、相手にとっては親切ではありません。あなたが自分の字はわかりにくくはないと言っても、それは自分目線でしょ？実際、Faxすると字が不鮮明だったり見にくくなりますよ。視力のよくない人だっています。相手からいただいたフォーマットに記入して返信する際もしかり。「お世話になっております」などの挨拶を記入し、簡単に理由を述べて長くなるようなら「詳しくは後ほどお電話します」とでも書くのが普通ですよ。相手からアクションを起こされるのは恥ずかしいことです。その女性担当者はあえてあなたに注意したのですよ？取引先の人に指摘されて恥ずかしいと思って下さい。そしてその方に至らない所を気づかせてもらったのだから、感謝して下さい。

トピ内ID：9520035734

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ファイト

🐤

もに

2010年11月10日 16:40

私もいまの会社は入社１年目で働いてるものです。（社会人経験はありますがオフィスワークは初）今回の件は、社会人の先輩に教えてもらったと思って、今後気をつければよいじゃないですか。気にしない人もいるかもしれませんが、なんでも配慮しておけば、別の会社の人には「丁寧な人だな」というふうに見てもらえますよ。私なんか、いまの会社で事務のお局さんに、ある日突然ブチ切れられましたよ。笑いまは笑い話もできる間柄です。とにかく、いろいろとこれからありますから、がんばりましょう！

トピ内ID：7169222804

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残念だけど…

🐱

にゃす

2010年11月10日 17:37

取引先の要望は、別に無理難題というわけではないと思います。＞やはり私が相手方に対し、配慮が足りなかったのでしょうか？足りてるとは思えません。トピ主がどうしても必要なものを買いに行ったときにお店の方から「入荷未定」とだけ言われたら困りませんか？いつ商品が仕上がり入荷するのか、知りたいと思いませんか？取引先との受注業務は会社の顔です。字が読めない・内容がわからない・連絡事項が足りないと社外から指摘されるのはとても恥ずかしい事ですよ。自分だけで勝手に判断しない事。先輩・上司にできるまで教えてもらう事。言われた事を素直に受け止め、改善していく事。どんどん聞いて、指導されたら成長するチャンスとしてがんばってください。ちょっと気になるのが…“他のメーカーさんは…”この台詞。もしかして先輩や上司もこのようなＦＡＸを返してたのかな？その時は、これから“取引先への配慮（至極一般的な事）”の要望を受けたことを上司・先輩に報告し改善していってください。

トピ内ID：0635292685

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営業の基本

😭

maruko

2010年11月10日 17:37

青い鳥様　あなたは本当に分かってないのですか？私も会社の総務の仕事を担当して色々な物をいろんな会社に注文します。うちの取引先の担当があなたのような対応であれば、私もあなたの取引先の方のような行動に出ると思います。今後のことを考えれば言うと思いますが、あなたに将来性を感じなければ言わないと思います。キツイ指摘をして貰って良かったのではありませんか？営業の基本は、迅速な対応・用意できないならばその旨をきちんと伝える・誠意ある姿勢ではないでしょうか？文字は綺麗でなくても、分かりやすくはっきりとが原則と思いますが…

トピ内ID：5924368629

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あなたの配慮が足りない

🐷

神戸屋

2010年11月10日 17:37

それにつきます。

トピ内ID：3900794745

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次から

🙂

ぽこ

2010年11月10日 16:59

はい。配慮が足りなかった、と思います。今回ショックだったかもしれませんが、的確なご指示を頂けたんですから次回から気をつけたらそれでいいと思います。私は、得意先から頂いたFAXに返事を記入して送り返したらこっぴどく叱られたことがあります。「客から受けとったFAXに書き込んで返信するとは失礼極まりない！」と。全く気にしない方が多い…というか、よくやる方法だったのでびっくりしましたが、そう思われる方もいらっしゃるんだ…と、それからは気をつけるようになりました。「納期未定」だけでは、いろいろ疑問がわくのは当然ですね。自分がお客様だったとして、そう言われたら「なんで？」「じゃあ、いつ入るの？」って思いませんか？あと、えんぴつ書きだったり、細いペンだったり、文字が小さかったりすると FAXで薄くなって読み取りにくいこともあります。最初から色々先回りして完璧には出来ないと思います。失敗もあると思います。でも、指摘をされたらそれが誰であろうと、どんな意見であろうと自分の中で消化吸収して次に生かせると、成長できると思います。

トピ内ID：7077428814

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残念ですけど

magic

2010年11月10日 16:49

トピ主が悪いです。新人ならまだしも(対外的には新人でもアウトですが) 転職しているということはそれ相応の社会人歴があるということですよね？それなのに、その対応はありえません。注文するということはその商品が必要だということですよ？必要なものなのに「納期未定」だけで返ってきたらどうしたらいいんですか？その商品が無いために先方の業務が滞ってしまう可能性だってあるんです。トピ主の対応が悪かったせいで、メインの取引先を失うことになるかもしれません。（私だったら、そんな対応されたら取引先を替えてしまいますから）仕事に限らず、「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」は大切です。更に、ホウレンソウの際には「5Ｗ1Ｈ(Who、When、Where、What、How、Why)」を満たしていることも必要です。今後はそういったことに注意して、仕事を進めるようにした方がいいですよ。

トピ内ID：5366568342

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多分、ポイントはそこじゃない。

蓮

2010年11月10日 17:12

＞「です」、「ます」とか語尾に付けて回答した方が良かったのでしょうか？ポイントはそこじゃないと思いますよ。問題は『納期未定』だけで返信したこと。注文書だったんですよね？納期の問い合わせをしたということは、いつ届くのか知りたかったわけでしょ？そんな相手に『納期未定』だけじゃあまりにも不親切だと思いませんか？こちらの都合でお待たせするんですから、謝罪の言葉もあったほうが良いように思います。例えば『申し訳ありません。ただいま欠品中の為、納期○○程かかります。納期確定次第ご連絡致します』とかね。注文書なんですから、大まかでもいいから納期を出しましょう。そうすれば相手も、その納期なら待てるとか、待てないからキャンセルとか、他の商品に替えるとか判断出来るでしょう？相手が何を求めているのか、想像力を働かせましょう。＞社内の人に注意されるなら納得できるんですけど、社外の人にこんなこと言われて。社内の人でも社外の人でも同じことです。注意されたら改めましょう。彼女の言っていることは間違っていないと私は思います。

トピ内ID：7393668305

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不親切

😑

メーカー事務

2010年11月10日 17:54

私も以前トピ主さんのような仕事をしていたので、その状況がよく分かります。取引先の方の言う通りだと思いますよ。トピ主さんは不親切です。相手の立場になって考えてみれば簡単です。結果だけ一言言われても「なぜ？」と思わせてしまうだけ。場合によっては対応を変えなきゃいけないかもしれないのに。できる限りの情報を渡して、納得してもらうのが当然じゃないですか？本当に納期が分からなくても、「○○の事情で納期が全く未定の状況です。分かり次第すぐにご連絡します。申し訳ありません。」などと書くものだと思います。それに、FAXって受信すると見づらくなるものなんですよ。用紙が妙に汚れてしまっていたり、字も不鮮明になっていたりします。モノクロだし、誰がどこに何を書いたかパッと見て分かりづらい。送信がうまくできていないと、文字が曲がっていたり切れていたりもする。「よく見ろよ！」は通用しないんですよ。相手にパッと分かるような仕事をした方が、トラブルもロスも減ります。

トピ内ID：5127827867

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私が取引先だったら、取引停止

chacha

2010年11月10日 17:54

注文書は注文書、問い合わせは問い合わせ。私が書いた注文書に走り書きでなにか書いて送り返してくるなんて失礼な奴とは取引停止。だいたい、それはメモだろう。チラシの裏に納期未定とマジックで書いて郵送してくるのとどこが違う？

トピ内ID：8239669843

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どういう感覚の持ち主なのでしょうか

今日はお休み

2010年11月10日 19:38

取引先の方の仰ることはごもっともです。トピ主さんの感覚が１００％おかしいです。そんな指摘を社内で先輩から言われる新人ならまだしも、対外の大事な取引先から受けるって、かなり恥ずかしいことですよ。しかも職歴ありでそれがわからないって、どういうこと！？ >社内の人に注意されるなら納得できるんですけど、社外の人にこんなこと言われて。 …て、普通社内でとっくに指摘されるレベルを対外的にしでかしてしまってるって、かなりの恥ずかしいことで社のイメージダウンのはず。何を言っているんでしょうか。 >メインの取引先でもありますし、相手方さんは私よりも年上の女性です。メインなら尚更神経を払い大事にするものでは？そして、年上がなんでしょう？ >やはり私が相手方に対し、配慮が足りなかったのでしょうか？当然です。 >「です」、「ます」とか語尾に付けて回答した方が良かったのでしょうか？ …って、絶句です。大事な取引先に部下へのメモみたいな書き方ってあり得ないです。転職後だそうですが、今までどんな仕事をしてきたのでしょう？？

トピ内ID：0049673910

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残念ですね。

もこ

2010年11月10日 19:38

会社の中で教えてもらえる人はいなかったのでしょうか… 他の取引先に対しても同じ対応をしているのであれば今すぐ直して下さいね。取引先の方の指摘は「当たり前のこと」です。ＦＡＸの字はもしかして、鉛筆又はシャープペンで書いてませんか？だとしたら、かなり薄くなりますよ。自分宛にＦＡＸしてみたら分かると思います。注文書に納期回答欄があるのなら注文書に回答したほうがいいと思いますが、そうではないのであれば回答書などで返答したほうがベストだと思いますよ。本来なら社内の人間が教えるべき内容を取引先の方が教えてくれたのです。ありがたく受け止めて、同じ間違いをしないよう気をつけて下さいね。

トピ内ID：1659139628

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お客様からのクレーム

ぶぅこ

2010年11月10日 19:38

メインの取引先ということはお得意様ですよ。全く納期回答書になっていないものが送られてくれば、お怒りになるのは当たり前です。担当者の方、今までずっと不満だったのでしょう。無言で取引切られる可能性だってあります。わざわざご指摘頂けたのですから、謙虚に受け止めましょう。

トピ内ID：2048702975

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