メールの書き方について

お疲れ様です。 1.　送信先は社外ですか？社外に生データのまま送信しても大丈夫でしょうか？ 2.　送信先が社内の場合、共有サーバにデータをいれておいて、参照させた方が良くないですか？ 情報セキュリティの諸問題などあるでしょうから、LAN管理者や情報管理者に相談してみてください。

早速のレスありがとうございます。 送信先は社外（客先）でメールにデータを添付する形で送信しております。 基本はPDFにして送っているのですが、 中には客先の希望で生データを送信しております。 （社長と担当者にも許可を取ってます）

お疲れ様です。 夜香木様の職場と送付先とが生データをやりとりできるほど親密な関係なのでしたら、現状でも問題ないでしょう。ただ、相手先の社内でメールをまるごと配布・転送される（相手先の取締役などに）可能性もありますから注意してください。 相手先も送付した生データを使える環境なのですから「解凍」については言及しなくても良いでしょう。ソフトのバージョンなどは記載しておくと良いかもしれませんね。 情報管理については夜香木様的には管理責任者（上司など）の確認を得れば良いです。生データをやりとりしているのですから、職場と相手先との間でしっかりした取り決めが既にあると思われます。 お仕事がんばってくださいね。

送り状はそれでいいと思いますが、うちの会社は社外にデータを送付するとき、解凍時に暗証番号が必要になる形で圧縮し、暗証番号を別の形（社内の場合は別メール、社外の場合はFAXが望ましいとされている）で送付するルールになっています。会合の参加連絡など守秘性が低い場合はこの限りではありませんが、インターネットの場合第三者に見られる可能性がゼロではありませんので、それなりの防御策は必要でしょう。 また写真やイラスト類は著作権が関わってくる可能性があります。必要に応じて、送ったデータに対する対応について付け加えたほうがいいと思います。関係外へのファイル配布不可、加工データの配布時要連絡、等になるかと思います。さらには、業種によっては意匠権も発生する可能性があるので、一種の知的財産としての扱いも考慮してはいかがでしょうか。

テキトー男さん またまたありがとうございます。 メールを転送される場合もあるのですよね。 うっかりしてました。 それと、ソフトのバージョンですか。 バージョンが違うと読み込みが出来ない場合がありますよね。 これまたうっかりです。 気付かせていただきありがとうございます。 弊社と取引先の取り決めはメールに関しては何もないのが現状なんです。 おまけに、メールの操作が出来るのが弊社では私だけという なんとも頼りない環境でして…苦笑 （拡張子って何？圧縮・解凍って何？ ファイルサイズってなに？どこを見れば分かるの？ （一太郎の）データをエクセルで開けない！！！って感じです。涙） 担当者が取引先と何か取り決めをしているのかもしれませんね。 一度確認してみます。

へたれ管理職さん やはり一般の会社ではデータの管理は十分気をつけていらっしゃるのですね。 勉強になります。 弊社の場合、著作権のことは心配ないですし、仮に第三者に見られるようなことがあっても 困るようなデータはないはずです（あ、見積書は困るかな？？）が 重要な書類の時はなにかしらの対策を考えた方が良いようですね。 気をつけます。 とりあえず、合格点は頂けたみたいなので 安心してこの内容（ご指摘いただいた点は改善して）で送りたいと思います。 ありがとうございます。

ほとんど愚痴なのですが… ・添付ファイルは大きくても３メガ程度まで。 ・それより大きい場合は分割するか、圧縮する。 　（圧縮する場合は相手先が解凍ソフトを持っているか確認する） ・相手から許可があれば転送サービスを使う手もある。 ・本文に添付ファイルの種類や内容などを書いておくと親切。 ・相手先がそのファイルが開ける環境なのか事前に確認する。 ・件名はわかりやすく ・本文は丁寧だけど簡潔に を心掛けているのですが、相手先から送られてくるメールは ・大容量のファイルが圧縮なしで送られてくる。 ・うちでは使ってないソフトのデータを送ってくる。 ・件名、本文がなく添付ファイルだけのメール。 ・共用のアドレスなのに宛先も書かず送ってくる。 などなど、非常識とも思えるメールが送られてくることが度々あります。 昔は「ネチケット」という言葉があったのですが、今では死語なのでしょうか。 学校でもネットなどの使い方は教えても、こういったことは教えてないと聞きました。 なんだかとても残念な気持ちです。。。