大学病院・病院秘書の方、教えてください

はじめまして。　 私は、病院で院長秘書をしています。　 秘書歴は２年で、このたび初めて　 学会に同行します。　今回の学会は、院長が世話人の　 ようなことをされていることもありますし、　 初めてということもあって、途方にくれています。　 一体何をしていいのかわかりません。　 学会に行ったこともないので、全く　 どんなカンジなのかも予想がつきません。　 とくに「何かをしてください」といわれたわけでも なく、ただ、「院長についてもらったほうがいいと思う」とだけ上の方に言われたので、ついていきます。　 経験者の方がおられましたら、どんな振る舞いをして　 どんなことをお手伝いすることになるのか　 ご教授いただければ幸いです。　 よろしくお願いいたします。