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大学事務職の「業績報告書」って?(泣)

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041
なな
仕事
はじめまして、ご相談させてください。 私は大学で事務職員をしている30代女性です。 仕事内容は役職付き教授の秘書みたいなこと、教務事務、あとは医療系の資格を持っていて、学生のちょっとした相談なんかも担当しています。 小さな大学なので何でもやるようになりました。 もともと3年契約だったのですが、契約更新であと3年いられるかもしれない可能性が出てきました。 そこで、「業績報告書」と「更新申請書」を出すように言われたのです。「更新申請書」は書式があるのですが、「業績報告書」は書式自由と言われました。 何を書いていいのか分からず事務長にお尋ねしたのですが、「どんなことでもいい。うちもあなたみたいな職種の人は初めてだし更新も初めてだから、決まった書式はない」 と言われて途方に暮れています。 業績といっても研究をしているわけではないので論文とか出版物はありません。 資格がらみで、行政が作成した小さなリーフレットにコラムを書いたことがあるくらい。これ、業績、でしょうか・・・。 仕事も「○○学会の手配」とか「シラバスの作成」とかで、業績?とは思えません。 他大学との合同検討会議のようなものに出たことはありますが、業績・・・ではないですよね? いったい何を求められているのか・・・どなたかお知恵をいただけないでしょうか。

トピ内ID:6109516809

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職務経歴書に似たもの

041
みみ
今日では転職の際、履歴書と別に職務経歴書を求められることが ほとんどだと思います。職務経歴書と同じ形式で書けばよいと 思います。 職務経歴書は、社外(応募している会社)に出す書類なので 業務のことについて機密に触れないようなことしか書かないのが 普通です。今回は、同じ大学内に提出する書類でしょうから 自分の仕事についてもう少し詳しく書いてよいと思います。 学会の手配、シラバスの作成なども、書いてよいと思いますよ。 会議出席も書いていいと思います。コラムもありかと。 突発的な業務(学会手配など)は時系列にまとめていって デイリーの業務(教務事務、学生相談など)は 前半にまとめて記載するとか。 ご自分の書きやすい形式でよいと思いますが 職務経歴書、で検索すると例は色々出てくると思います。

トピ内ID:3650591162

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何でも

041
ひるあんどん
コラムもそうだし、相談に乗ったこともそうだし。人数なり大凡の時間なり、解決に導いたことで解決できなかった場合との差を(推測で)書いてもよし。 学会の手配数でも良いし、とにかく定量的に述べることのできるものを片っ端から書けば良いのでは?結果、ふさわしくないと判断されれば修正を求められるでしょうし。

トピ内ID:3440756344

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それは誰にもわからない

041
ふむふむ
大学の内規で、契約更新の際には業績報告書を提出させるとあるから提出を求めているだけであって、期待される内容など誰もわからないのでしょう。 業績という言葉に捕らわれない方がいいように思います。 >「○○学会の手配」とか「シラバスの作成」とかで、業績?とは思えません。 そういうことを書けばいいのではないでしょうか。「こんなに仕事しました」的なモノです。 職務経歴書をさらに細かくしたようなイメージです。

トピ内ID:9565593955

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業務概略を書いてみては?

041
似た者
某大学事務室のおばちゃんです。 業績という言葉に捕らわれず、担当されている業務の概略と問題点、工夫している点などを整理して書かれてみてはどうでしょうか。

トピ内ID:6784502276

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学会の手配も立派な業績

041
鶴亀松竹梅
元大学事務職です。  秘書なんでしょ?教員のように論文や出版物が業績として期待されているわけではないと思います。  仕事そのもをたんたんと記述すれば、よろしいのではないでしょうか。 -  ▽▽で行われる〇○学会への交通手配。(xx年xx月)  シラバスの作成支援。(毎年 2月x旬) -  合同検討会議への出席は、「△△で行われた合同検討会議に出席し、 情報交換を行い、その後の業務改善の参考とした。」 -  とでも、記しておけばよろしいのかと思います。要は、人件費に見合う だけの仕事をしているよ、っていうことがアピールできればOKでは、 ないでしょうか。  

トピ内ID:9414217832

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何のことはない

041
のほほん
大学の教員です。 あなたは事務職(事務補佐員)ですよね? 事務方も前例のないことなので戸惑っ ているのでしょう。それで教員の例に倣って‘業績報告書’と言っているものと 思われます。確かに教員の場合は公表論文、学会発表、著作、教育実績などとな りますが、事務職の場合は‘業務経歴書’ではないでしょうか? この3年間どの 様な業務を分担しどのように実施してきたかを項目別に挙げて、その内容(実績) をそれぞれに具体的に記載すればよいと思います。やってきたことをそのまま書 けばいいのですが、業務を行う中で改善改良した部分があればアピールしておけ ばなおよいと思います。当校では毎年更新の5年が限度ですが、3年契約で再度3年 の更新が得られるとのこと、期待された以上の働きをしたのだと思いますよ。よ かったですね。私の職場にもあなたのような立場の非常に優秀な事務職の方がい て、本当に助かっています。頑張ってください。

トピ内ID:5262623592

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基本的には何でもいい

041
Boz
これまでどんな業務をサポートしてきたかを 分類して、記述すればいいんじゃないですか? 職務経歴書をより具体的に、 カッコ良く記述すればいいと思います。 縁の下の力持ちであり、業績そのものとは 違うかもしれせんが、更新書と一緒に 提出するので、どんな人でどんな事してきたか 分かるのが大切だと思います。

トピ内ID:7534241698

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書式なし

041
ミィ
…は困りますね。 要は何をしていたかがわかれば良いと思うので、ななさんがおっしゃったこと全部を年表にされてはいかがでしょうか。 立派な業績だと思いますよ。

トピ内ID:0365886799

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「業績報告書」に大きい意味は無いと思います

041
プルチネッラ
教授さんがトピ主様の契約延長を望まれたのでは? >あなたみたいな職種の人は初めてだし更新も初めてだから 契約延長の為の申請形式を作った人が、トピ主様の職種にピッタリ の書式を考えあぐねて、とりあえず「更新申請書」+「業績報告書」 とされたのでは? 「業績報告書」の書式はほぼ自由で ・トピ主様のお仕事内容を大雑把に書く:1ページ ・具体的に書けるものを書く:  [学会:目的・日程・宿舎手配、シラバス:15時間分?のタイトル、  合同検討会議:日程・結論]:2-3ページ ・3-4ページ位にまとめ(多分2ページでもOK)、キチンと書く でOKと思います。 提出前に、教授さんと事務長さんに見て頂くと良いかも?

トピ内ID:7162570089

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円滑化、効率向上、改善

041
ganchan
業「務」報告書ではなく、業「績」報告書だと、難しそうですね。 ここは一つ、契約更新というよりも、再就職活動の職務経歴書を 作るような気持ちで取り組んでみてはどうでしょう。 新しく仕事を探すとして、現在のトピ主さんの仕事によって 組織がどんな得をしたか、に焦点を当てるのです。 事務職だと、成果が見えにくいので、難しいですよね。私も 転職活動するたびに悩まされるのですが、データベースや ファイリングひとつとっても、きちんと仕組みが作られている場合と そうでない場合では、効率に雲泥の差が出ます。 なので、トピ主さんの今されているお仕事は、大学内や対外の コミュニケーションや事務処理に何らかの形で円滑化、効率向上、 あるいは改善という効果をもたらしていると思います。 これらのキーワードを使ってお仕事内容をリストアップしてみてはいかがでしょうか?

トピ内ID:7975044385

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やったことが全て「業績」

041
茶坊主
3年間、トピ主さんがやった仕事を「全部」箇条書きで書けば良いです。 小さい大学で頑張っていろいろされたと思います。そのおかげで契約更新ができるのです。なかなかできないことと思いますよ。 トピ主さんの仕事ぶりは、ちゃんと評価されているんですよ!胸を張って、やったことを全部書き出しましょう。 時給も上がるかもしれませんよ!頑張って!

トピ内ID:4810882983

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「業績報告書」に大きな意味は無いと思います 2

041
プルチネッラ
大事な事を書き忘れた気が・・・。ここは日本なので、嫉妬対策を。 ・学会:会場・ホテルの手配、した場合は書く      講演者の講演日程の調整をしたなら書く      参加者の宿泊調整をしたなら書く      学会プログラムは要求された後に、資料扱いで付ける ・シラバス:各時間のタイトル&内容を教授が口述。それを要約        し教授が検閲、とする ・同僚秘書に契約延長の話をしない-一緒に続けたい友人でも。  秘書の雇用がコネ絡みの場合、「本当は断りたい場合」「断りたい  けど断るとまずい場合」など、色んな場合がある。同僚が「契約更新  のやり方を教えて」と要求したら、困る事態になるかも? 書きながら自分で苦笑しています。

トピ内ID:7162570089

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そんなに悩まなくても

041
なつめ
随分と生真面目な方ですね。 私は長年、役所勤めだったからよく分かります。規定があるため形式的に書類が求められているだけで、要求する方も別に深刻に考えているわけではありません。主さんの真面目な仕事ぶりは既に認められているので、どんな内容であろうと拒絶されるはずがありません。 今までやってこられたこと、「シラバス作成」、「学会の手配」、「コラムの著述」・・・、これら全てを箇条書きで簡潔に並べ立てれば、それでOKです。

トピ内ID:6673284745

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そんな難しく考えないで

041
お茶の子祭々
 書いておられる「○○学会の手配」とか「シラバスの作成」は、業績です。  要するに、「私は役に立ってますよー」と言う事を書けば良いんです。  「資格がらみで、行政が作成した小さなリーフレットにコラムを書いたことがある」これも業績です。大学と行政のパイプ(?)をなした事になるので。  「他大学との合同検討会議」も業績です。  ずいぶん前に、秘書的な役割のポストを自分の妻にあてて、彼女達が何もせずに給料をもらっていたと言うスキャンダルがありましたね。たぶん、それを防止する為に、「何やってた?」的な書類を出す必要があるのではないでしょうか。  もう、日々の業務をズラズラッと書いて下さい。なるべく偉そうに(笑)。

トピ内ID:0766111751

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