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仕事の指示内容が理解できない

レス23
（トピ主 1 ）
041
くるりん
仕事
新しい職場で働きはじめた40代女性です。
仕事の指示内容がわからなくて困っています。

PCでの事務作業の補助なのですが、仕事の指示をする男性Aさんが、とても早口です。

しかもどんどん話がとぶんです。
必死でメモをとろうとするのですが、メモする必要はない、簡単だから、といわれます。

Aさん自身は、頭の回転が速いようで、その業務にも熟達しているので、
初心者向けに説明することが却って難しいようです。
「一つ説明したら、十理解してほしい」といわれます。

結局、よくわからないまま、手探りで仕事を進める状態なので、
常に不安で仕事のスピードも遅くなってしまいます。
進捗状況を見せて「こういう感じでいいのでしょうか」と確認すると、
Aさんの望む方向とずれていることが多く、
お怒りを買う日々が続き、だんだん辛くなってきました。

Aさん本人は、自分が説明が下手だという認識はあるようで、
「言葉が足りないと思うけど、なんとか意図するところを汲み取って欲しい」といいます。
「もっと気をきかせてくれないかなあ」とも言われました。
どうしていいかわからず、途方に暮れています。

でも、Aさんの人柄が嫌いなわけでないし、せっかく採用してもらえた仕事なので
続けていきたいし、期待に応えたいとも思うのです。、

下手な説明を聞いても、ちゃんと理解する人っていますよね？
何かコツがあるのかな、と思いますが、どうなんでしょう？
アドバイスよろしくお願いします。

トピ内ID：9524287255

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その業務に関連する仕事を勉強

💤
聖治
退社して在宅している時、休日、夏休みや冬休みを駆使して。 時間ある時に努力して下さいね。 毎回毎回そうならない様に、自分で努力する他はない。 自分が変わらないと相手も変わらない事実は本当のことですよ。

トピ内ID：5243130428

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理解できない

🐧
牡蠣のサラダ
どうして聞き返して、自分の解釈が合っているか確かめないのですか。 内容を理解できないまま進めるなんてあなたも間違ってますよ。メモをとるなと言われるということは、内容自体は難しくないのでしょう。なにを言っているか自分なりにその場で噛み砕いて考えて、別の表現で聞き返すとか、なんでもいいから食らいついて説明を求めないと。 いままでの職場でも、人の指示内容を理解できないということはありませんでしたか。というのは、私の知り合いにもあなたのような人がいて、一緒に働くのが大変でした。簡単な内容でも全てメモをとろうとして、メモをとるのに必死になって聞こうとしない。落ち着けば理解できるような内容なのに、いちいちパニックになる。困りました。おまけに、自分の理解力や判断力に自信がないらしく、聞き返そうとしない。 私は、指示はメモ書き程度でも資料にして渡し、相手に質問をさせますし、説明が下手だと言われたことがありません。だけど、そういう手とり足とりが当然と思わないほうがいいです。学校じゃないんだし、教えてもらって当たり前じゃないんです。情報は自ら取りに行くものですよ。

トピ内ID：7410645624

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無理なことは無理だと伝えるのも仕事のひとつかなと・・

🐧
海
つらいですね 初めての業務で１説明して10理解しろというのは無理です 何いってんだかと思いましたよ 努力が足りないのはAさんの方ではないでしょうか 説明が足りないと自覚しているなら 　もっと判りやすいよう伝える努力が必要だと思います Aさんと上司を交えてトピに書かれている 今のあなたの状況を伝える事はできないでしょうか？ 今の状況がよくなるとよいですね

トピ内ID：3749877755

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がんばって！

041
とうこ
私も４０代女性、とぴ主さんの気持ち、わかります。 期待に応えたいんですよね、役に立ちたい、やりがいを求めたいし。 例えばエクセルの場合、作成している表などが、実際にどのように使いたいものなのか、誰向けに、何がわかる表にしたいのか、どうしてそれが必要なのか、そこを理解するほうが、出来上がりイメージを導きやすいと思うんです。それに近づける方法は自分のスキル次第だと思うんですが。 ここをこれに変えて下さい、くらいの説明しかないのなら、 それはどういう理由でそうするのかを聞いてみてはどうですか？ 「なるほどねー」と理解しやすくなり、自らの提案もできるように なるかもしれません。その業務を知ることが一番の強みになるのではと 個人的に思います。それがわかるとスキルアップするべきところも 明確になるし。 お互いがんばりましょうね！

トピ内ID：9355511196

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人員構成が分らないけど

041
みどり
私も、似たような人と組む事が多いです。 前任者が耐えられずに辞めた様な人ばかりです。 その場合、周囲の人にも聞きます。 完全分業制の場合、横のつながりでは聞けないのですが、例えば、提出先の部署の人、データを出してくる部署の人など、前と後に関係する人達と、とにかく親しくなり、話を聞きます。 そうすると、自分が何の為に作業しているかが見えてくるのです。 足りない情報は周囲から得る。←これを上手にやると、周囲もサポートしてくれますよ。

トピ内ID：2778470054

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臨機応変に

041
たくじ
分からないところはどんどん聞くことでしょう。 トピ主さんが何にわからないかを相手に伝えることで、相手の説明のポイントが絞られます。要は聞く側が説明の方向性を誘導するのです。 また、説明を聞いたら復唱するという手もあります。つまり、説明を受けたらそれはこういうことですね？と認識した内容を相手に言ってみることです。認識が間違っていたら相手から修正が入るはずです。 そしてメモするのは基本ではありますが、相手のしゃべるペースが速いなら、メモを取らずにまずは聞くというのも一つの方法です。メモするのに集中してしまって話を聞いてなかったということもあるからです。 説明の後、頭を整理するために後でメモするというやり方もあるのです。 最後の手段はボイスレコーダーを忍ばせておいて説明の後で聞きなおすという方法です。 考えられる対策はとにかく打ってみることです。説明を受ける以外で自分が勉強したら身につけられることは業務外で勉強しておくというのは言うまでもないことですよ。

トピ内ID：7148823539

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目的の理解、確認。可能なら話を誘導

🐷
ビール
こんなこと、とっくにやっていたらすみません。 ■目的の理解 「何用の資料か(営業会議用、幹部への説明など)」「誰が対象か(社長、開発担当者、客先など)」「何が目的か(予算取り、情報共有、不具合隠蔽用説明など)」「ボリュームその他(A4で1枚、2分で説明、質問回答用補助資料)」 目的を先に理解すると、ゴールがはっきりするので指示を理解しやすいです。 ■指示後の確認 「わかりました。○○○、△△という資料を作るのですね」 もし、過去に似た資料を作った経験があるなら、「□□会議の資料のダイジェスト版のような感じですね」 ■可能なら指示を誘導 誘導というとおおげさですが。説明下手な人は、とにかく思いつくところから話し始めるので、まず、最初の目的をはっきりしてもらうこと。また、話が反れたら「すみません、私、キャパが小さくてわからなくなっちゃうので、さっきの続きを先にお願いします(あくまで悪いのは自分)」 頑張って！

トピ内ID：5146015421

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すみません。訂正します。

🐷
ビール
さきほどレスしたビールです。「資料作成」に限ったことを書いてしまいました。すみません。 他の事務処理でも、根本的な考え方は同じだと思います。 頑張ってくださいね！

トピ内ID：5146015421

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手順ではなくて理由を理解するように

⛄
うぇい
根本を理解しないと手順だけ理解しても身につかないものだと思います。 ましてや、1を聞いて10を理解するなどとてもとても。 何事でもそうですが、その手順にいたるには、さまざまな試行錯誤や検討事項があって、その結果、最適だと思われる手順になっているはずです。 Ａさんはおそらく頭の回転が速くかつ、せっかちな方なんだと思います。また、わかっている人はわかっていない人に説明するのは難しいものなのです。 野球を知らない人に「とにかく打ったら走れ」といったら、打った後、３塁方向に走ったとか。 きっと、その後も、次の打者が売った後走塁しなかったでしょうね。 わかっている人にはがっくりする結末ですが、そもそもの目的を教えていなければ、当然の結末ですよね。 まずは、何のために（目的）やっているのか、優先事項、重要なポイントはどこかということをきちんと教えてもらいましょうね。また説明を聞くときは、全部覚えるのではなく、「それは、これこれこういうことですか？それとも、こういうことですか？」と自分の言葉で説明しなおして確認＆理解してくださいね。

トピ内ID：7826759399

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メモとりましょう

041
ike
>必死でメモをとろうとするのですが、メモする必要はない、 >簡単だから、といわれます。 自分が理解力が早いからといって、相手にメモ取るなといいつつ自分と同等もしくはそれに近い理解力を求めるとは無茶な、と思いますが。相手がそう言っていても「初心者ですんで」と強引にでもメモした方がいいです。 その人は、説明下手と認識しているなら相手に頭を整理させる余裕を持たせるべき。 あと、メモとらないと後から言った言わないで揉めることもあるし。でも、メモに熱中し過ぎるのも駄目なのだけど…。 で、字が汚くても殴り書きでもいいからだーっと書き取って、全部書ききれなかった部分で頭に入らなかったらその箇所抜粋して確認したらいい。 それから数分だけでも時間もらってこれであってますか？と箇条書きを見せるなり復唱するなりすると良いです。 業務に熟達している人は、自分が知っていて当たり前だけど相手が知らないことを気づかずスキップする癖もあるので、手順を書き出してみると不足の箇所がありますが、そこを自分で適当に補完すると危険なので「こことここの間はどうするんですか？」と確認すべきところも出てくるし。

トピ内ID：4215094704

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参考になるかわかりませんが

041
みのこ
「メモを取る必要はない」と言われても、あなたがメモを取らないと仕事ができない人なら取ればいいと思います。 仕事において大事なのは結果ですから。 ただ、メモはメモです。要点だけ書きなぐってください。 言われたことを何もかも書き取ろうとする人がいますが、そういう人は書くことに労力が奪われ、理解が追いついていないことが多い印象があります。 メモを見ながら仕事をするのではなく、基本は耳で聞いて理解し仕事をする。 メモはもれなく仕事をするための「見出し」程度のものと認識してください。 指示をすべて聞き終えたら、自分の書きなぐったメモ（見出し）を確認しながら、「これに関してはこのような感じで、こっちはこのようにし・・・どということでよいですか？」と、要点を外すことなく手短にまとめ、相手に聞き返してください。 よくわからないまま手探りで取り掛かるなんて、効率も悪いし、あきれて物が言えないレベルの話です。怒られて当然ですよ？ 『必ず』作業に取り掛かる『前に』『自分の理解した内容を相手に確認』する。そうすることで、自体は好転するはずです。

トピ内ID：5448994655

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わかるまで聞く

🐱
とら
私も40代です。専門職を家庭の事情で退職。基金訓練でパソコンを習って資格を取得し、事務（非常勤）の仕事を始めて4か月です。 資格があるので「PCが使える」と思われての採用でしたが、まずはバージョンの違うソフトに悪戦苦闘。指示内容も理解できなく、説明を受けて「OK?」と聞かれて「OKじゃありませ～ん！（泣）」と何回言ったことか・・・。 それでも役所のPCと同じバージョンのテキストを購入し、とりあえずソフトは使えるようになりました。仕事内容（部署の業務内容）については自主勉強しました。 指示を受けたら「こういうことですか？この手順で、こう仕上げれば良いですか？」と確認します。メモは聞きながらではなく作業に入る前に書き、メモの途中でも作業の途中でも、迷った時はすぐに聞きに行きました。 1か月で何とか指示を理解できるようになりました。今は作業効率も上がりましたし、達筆？な字も読めるようになりました（笑） 上司や先輩が部下や後輩を育てるのは仕事のうちです。二度手間になるより、しっかり確認したほうが、お互いにとっていいですよ。

トピ内ID：7754086262

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Aさんについて

🐴
とびきち
そのAさん僕と似てますね 僕は会社の代表ですが、従業員に対してそのような感じですね ただ今はすべて理解してもらえるようになりましたが、 仕事は同じことの繰り返し、そのうち理解できるようになります その人とも毎日のように会うわけですから、初めからすべて理解できるスーパー事務員などいませんよ、 そのAさんは入社から全ての業務をこなせていましたか？ 入社して手鳥足とり人に説明を受けていましたか？ そうではなかったと思いますが、仕事を覚えていくうちに、その早口の言葉の意味も理解できるようになると思いますよ、わからない、聞いたこともないような言葉で話されても理解できない、今はそうだと思いますよ

トピ内ID：4518661600

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メモは必ず取り、聞き返し確認する

🐧
アクアマリン
職場で、きちんと説明・指示をしない人がいますね～ 説明が面倒、説明の要領が悪い・・・・・ こんな人の下に付くと、凄く困ります。 仕事が進まない。 そんな風だから、あまり部下も増えず、責任のある仕事は任せてもらえず、その人の専門特化した仕事が中心になっていく。 そしてますます、・・・・・ こういった人には、徹底的に聞き、メモを取り、内容を確認して仕事を進めるしかありません。

トピ内ID：8814609019

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相手にまず合わせて

041
直哉
聞く時は、その人の方をしっかりと目を見据えて見るつもりの態度で、話は一部始終、最後まで聞いて下さい。 メモって、必ず大学ノートに取るのですが、説明者の離席中とか、時間のあいた時を狙って、説明された事を皆、その時にまとめて下さい。 絶対に、説明中に書いてはダメ。 その時に「メモしなさいっ！覚えないよ!」と言われ出したらば、人の説明を聞きながら、少しだけ「まとめる」様に取る。 人の説明の支障にならない様に。 そういうのは、人それぞれペースも違うし、やり方がそれぞれあるのだと思いますが、最初は、とにかく、説明する人の目をよく見て体もそっちへ向けて、やりながら覚えてってのが、相手にとっても印象がいい。 それに、相手は、もう教えたからメモを取ってるはずだ。別な時に。 と感じているのだと思います。 説明中にメモを取られて、自分の方を見ないでノート取りに集中をしている人は、かなりの確率で嫌われます。 私も、ついクセで、説明中にメモを取ってしまったため、それを年輩の社員さんに物凄く叱られて、厳重注意をされ、その月で職場を解雇されたこと、過去にありました。

トピ内ID：2203548641

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ボイスレコーダーは？

🙂
パスタ
説明を録音して後からもう１回聞いてみるのはどうでしょう？ メモ取るより楽で確実だと思いますが。

トピ内ID：8225225551

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しつこく聞く

041
キミちゃん
業務に関する事だったら相手が嫌な顔をしようがしつこく聞いた方が良いですよ～ 聞かぬは一生の恥... ヘンに知ったかぶりするよりはその方が助かります。

トピ内ID：5961716105

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構造的に理解する

☀
なんとか倶楽部
表面上の理解ではだめ。 仕組み自体がわかってないから、本質的なことがわからないし、応用も利かない。 女性に顕著な傾向です。

トピ内ID：3891763766

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５W2H＋録音

🐱
OB
年齢的ギャップもあろうかと思いますが、基本を押さえることが求められます。 早い話が5W2Hで、仕事の中身を確認することです。 そして、ご自分が理解したことを指導者に返して、適否を確認されればと思い ます。自分の仕事に慣れている方は、意外に他の方への作業説明がヘタなこと が多いです。 マニュアルがあれば好いですが、なければこの機会に整備する位の心積りで作 業に臨まれたらと思います。 分からないことを聞くことは恥ではありません。 分からない儘に、仕事を進めることが恥であるだけでなく、無駄です。 沢山のことを一時に話されても、初心者は全てを理解することは困難です。 ボイスレコーダーを所持して、後で確認するなどの方法も考えられたら如何で しょう。

トピ内ID：2775669527

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マニュアル作ってください　ってなんで言わないの？

041
aa
メモ取るな 早口 説明下手 とくるならトピさんに限らず理解できない人だっているでしょう。 分からないままずれた解釈で進めてやり直しって すっごい時間もお金も労力も無駄にしてるし心身ともに疲れますよね。 仕事は歯車が噛み合ってこそ円滑に回るんです。 一人一人微妙に違っても噛み合わせる為にはルールが要ります。 一方的に私の理解力向上を求めず貴方も歩み寄りなさいよ、と私なら思うし 私以外の人に引き継ぐのにも必要だと思うから要求しますね。

トピ内ID：3053565645

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私の対応策

😉
たなかさちこ
お疲れ様です。 お気持ち凄くわかります。 嫌いじゃない人なだけに、失望させて、申し訳ない がんばりたいのだけど、うまくいかない。 自分にもがっかりだし、その状況がつらくなってきちゃいますよね。 私もそういうことがよくありました。 今でも、ゼロじゃないんですが、以下を実施して改善されました。 主様の参考になるといいなと思います。 １．話を聞く。（当たり前ですが） ２．相手の依頼・説明が終わったら、これからやろうと考えたこと、をざっと纏めて報告する。 ３．その際意見が違うようであれば、そこをしっかり突っ込んでいく。 ４．まとまった「やろうとしていること」は忘れないようにメモ書きしておく。 意識の共有が図れるので、ゴールに「大きな」ブレがなくなります。 なので、途中段階で進捗報告をしても手戻りは少なく、「アー、ちょっと直して」で済むことが増えます。（つづく） ５．作業開始したら、ドラフト段階で先輩に見せる。 先輩の好みの問題によるところが多かったり、不安のある作業は 早め早めに捕まえて尋ねるのがいいと思います。

トピ内ID：4437699958

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続きです。

😉
たなかさちこ
１～５を常に繰り返していると、 ◆先輩の傾向を把握しやすくなる。 ◆先輩に「自分のわからないこと」がだんだんわかってもらえるようになる。 この２つ、似ていますが、「相互理解」という点でとても大事です。 主様だけが頑張るのではなく、先輩にも主様の分からないことを分かってもらうチャンスだと思います。 また、しばらく作業は期待通りに進まないけど萎縮しないで 仲良くするのが大事だと思います。 仕事以外でも飲みに行ったり、コミュニケーションをはかっていれば やっぱりすこしは「甘くなる」ところもありますし、 ああ、こういう考えなんだなと理解しやすくなると思います。 業務について、教えてください、って勉強の姿勢を見せるのもありだと思います。勉強の範囲に無駄が出にくくなると思うし、頑張っている姿勢ってやっぱり有効だと思います。 下手な説明で分からない自分が駄目なんではないと思います。 先輩の説明も悪いんだから。でも、お互い理解することは有効でした。 頑張ってください。頑張りましょう！

トピ内ID：4437699958

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くるりん（主）です。ありがとうございました。

041
くるりん トピ主
あたたかな励ましに加えて、具体的なアドバイス、ありがとうございました。 そうですね、聞かぬは恥。 なっとくできるまで聞いてから仕事を進めるようにしようと思いました。 メモのとりかたにも注意しようと思います。 では、今日も仕事に行ってきます！！

トピ内ID：9524287255

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