PTAの中間監査ってどんなをするのですが？

6年のPTA学級代表をしているのですが、PTAの会計の中で、学年で自由に使用して良い活動費枠が毎年割り振られており、各学年は『親睦会』等に一気に使用されて、一気に費用を請求されている場合が多いです。 が、6年は卒業の特にお別れ会に向けて、細々して物が必要な為（色紙、サプライズ製作費等）費用の使用の仕方も一時期ではありません。 なので、去年の方からは 『年末に収支決算して纏めてお金を貰った方がややこしくないよ。予算が組まれてる範囲の話だから』 と言われていたし、私達委員もそのつもりで、今までの領収書は此方で管理して何も考えていませんでした。 それが今度中間監査が有るに際して、役員の人がその話を聞き 『未決済の領収書を持ったままって聞いたけど、中間監査までに領収書出さないと、その領収書でお金は出ないから』 と言われました。私は？（年度末でもないのに）と思いつつ 『ごめんなさい。直ぐに出します！』 と、中間監査10日前に慌てて、会計の方の家まで持って行きました。 が、昨晩 『私の方に持ってこられても、会長決済が下りなかったから、中間監査までに間に合わなかったわ。あれ、使用用途書いてないって・・（今までの方は書いていませんでした）だから、申し訳ないけど、あの領収書は無効になるから』 と言われてしまいました。 使用用途が会長が気になるのは、納得出来ても、中間監査より10日も前に出していてどうして間に合わないのか？用途位電話でも幾らでも聞けただろうし、間に合わす事は幾らでも出来たはずです。 そして、それ以前に、中間監査って、帳簿や通帳の不正が無いかのチェックをする物だと思うので、領収書が無効になるのはおかしいと思うのですが如何なんでしょうか？