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営業事務を効率よくこなす方法教えて下さい。

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(トピ主 0
041
ジンコ
仕事
今年営業部署に異動になりましたジンコと申します。
初めての営業部署に要領がつかめず悩んでいます。
営業事務経験者の方及び、営業の方のアドバイスを宜しくお願いします。

私は長年経理部にいましたが、営業事務の人手不足により営業部に異動になりました。
営業事務だけを集めた部署(仮に事務部とします)に所属し、そこから営業部へ配属されています。

異動当初、事務部部長より営業事務の心構えを以下のように説かれました。

「ジンコさん、これからは経理の感覚でいられたら困る。まず、電話を全て自分が取るくらいの気持ちでいて。
仕事の指示は僕が出すけど、営業から直接頼まれた仕事があればそっちを優先して。営業の信頼関係第一だから。」

毎朝、事務部部長に一日の仕事の指示を受けてから、自分が担当する営業部の席で仕事をしています。
最初に事務部部長から営業から直接依頼された仕事を優先するように言われていたのでそうしていたのですが、
事務部部長から「営業から直接頼まれたその仕事、今やんなきゃいけないこと!?」と言われるようになりました。
営業の方から直接頼まれた仕事がある場合は事務部部長に報告していますが、そのたびに何かと文句を言われます。

配属から2ヶ月後に、事務部部長から
「これからは間違わないことよりも、スピード重視!後で間違いがないかどうかチェックすればいいだけの話だから。」
と言われました。決して仕事が遅いわけではありませんが、部長からすれば来月に2名の営業事務の女性が辞めるので
今以上にこなしてもらわないと困るようです。事務部部長は、同じ事務部の人に対しても、気の強い人、男性には
何も言いません。

慣れない仕事の上に、何かとキツく言われるので辛くなってしまいました。それでも部長に言われないような仕事が
出来るようになりたいです。皆様からのアドバイス宜しくお願いします。

トピ内ID:2930888639

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あなた仕事の優先順位は?

🐧
アクアマリン
あなたは、営業事務に回されたのでしょう~ そして、そこの事務をしている。 その際、個々の営業職員から個別に仕事を頼まれる。これはおそらくその営業職員がすべき仕事や、後回しでも良い内容なのでしょう。 その営業職員の仕事は、勝手に引き受けず、上司を通してもらいましょう。 上司の指示に従って、優先順序に従って事務作業をこなせばいいだけです。

トピ内ID:9881117114

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そりゃあ…

041
ゴン子
慣れて仕事がうまくこなせるようになるには時間が必要でしょう。 当たり前すぎるかもしれませんが、それ以外に方法なんてないと思います。 経理に長年いらしたとのことですが、新人の頃はてきぱき仕事をこなすことはできなかったはずです。 新しい営業部では新人ですから苦労されるとは思いますが、また最初からスタートの切り直しで地道に努力なさるしかないのでは? >仕事が遅いわけではない 営業からしたら遅いのです。 トピ主さんとは逆に、長年営業にいた人が突然経理に異動になれば、経理の人からすれば何をやらせても遅いと感じるでしょう。 確かに言える相手には口うるさく、言えない相手には何も言わないダブルスタンダードの上司は腹立たしいです。 私の職場にもいますが、反面教師としてありがたく思えるようになるまで三年かかりました。 それまではずっと腹を立てていたのですが、ストレスが溜まるばかりで良いことは何もないと思い至り、努力してスルーするようにして三年です。 環境の変化、理不尽な上司…何もかもストレスになりますから、さぞ大変だと思いますが、ここは経験を積んでいくしかないと思います。

トピ内ID:4329238814

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締切日、締切時間を確認する

041
営業事務15年
頼まれた仕事は締切日や、今日中の場合は何時までなのかを必ず確認する。自分が抱えている仕事の締切と合わせて、その中で優先順位を考えて片付けていくといいです。頑張って!

トピ内ID:7303024891

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営業仕事です

041
営業事務歴10年
確かにスピードが求められますね。それと強い人が多いかも。だから部長も、強くない主さんには言いやすいんじゃない?主さんを鍛えてあげよう、という気持ちもあるでしょうし。 私はとにかく周りをよく観察します。自分の仕事をしながらも、営業マンが取引先と話している電話は聞いていますし、営業マン同士で話している会話も聞いています。噂好きのおばちゃんのように(笑)。意識して人の会話を聞くようにすると、今問題になっている案件は何か?次は自分にどんな仕事が振られそうか?何を優先すべきか?分かるようになります。自分の仕事しながら聞き耳立てるので、なかなか高度なんですけど。 そして営業マンとコミュニケーションが取れていないと、営業事務は難しいかも。コミュニケーションがしっかり取れていれば、「この仕事は部長の仕事が終わってからでいいよ」とか、「ほんとに急ぎだから先にやって!」とか、営業マンも主さんに言いやすくなるでしょうし、主さんも仕事に優先順位をつけやすくなると思います。 がんばってくださ~い。

トピ内ID:1218615789

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営業事務してました。

🐤
あやめ
3人の営業さんを担当してましたけど…仕事が重なるとその都度優先順位を確認してました。 紙のフォルダに「お急ぎ」「期限あり」「ゆっくり」と作って案件毎にクリアファイルにいれて整理して、あとは順番に淡々と処理してました。 営業事務からしたら、急ぎか、優先すべきかなんてわからないもの。だいたいそんなの興味ないし。 コミュニケーション不足かなー。 私は年上にも媚びないし、営業さんにも言いたいこと言ってたら「女王さま」っていちばん年下なのに言われてたよ(苦笑)。

トピ内ID:0090574761

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営業部の仕事は期限を聞く

041
CK
普段の席が営業部なら、電話応対をしっかりやることを軸として、 それ以外の営業部の業務は、頼まれるたびに期限を聞いたらいかがでしょうか。 ちょっとした作業なら尋ねる必要もありませんが、 数時間~数日要するような業務であれば、期限を聞くのはおかしなことではありません。 営業部の人たちは、どこも似たようなものだと思いますが、 デスクワークの所要時間については疎い方が多いんじゃないでしょうか。 ですから、しつこく毎回期限を聞いていれば、 おかしな感覚の持ち主でない限り、 「期限を守ろうとしている、責任を持って仕上げてくれようとしている、 優先順位(順番)をつけて、仕事を確実に進めようとしている」 と捉えてもらえるはずです。 それにしても事務部長さんはちょっと自分勝手ですね。 質より量で仕事をこなしてほしいのですか。。。 チェックするにもそれなりに時間がかかりますけどね。 なんでも効率よくこなすのはとてもいいことですが、 必要な順番で仕上げるのが一番重要じゃありませんか。 期限を聞いておけば、事務部長さんにも応じやすいのではないでしょうか。

トピ内ID:4558702867

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同じく営業事務です

😉
OL
営業事務歴約10年です。 仕事を振ってくる人が1人ならやりやすいですが、そういうケースは少ないですよね。 トピック文からは事務部長は明らかに本音と建前が食い違っているのがわかるし、たぶん自分管轄の分を早くこなしてほしいのでしょう。 そもそも営業の人って基本外出しますよね。だから例えば朝仕事を頼まれたとして、それをいつまで仕上げるべきなのか見極める。 外出時に持っていくものならすぐやるし、そうでなければ彼が帰って来るまでに仕上げておけばOKのはずです。 そして営業マンが外出中は事務長の方の仕事を優先してこなす。それを終えてから営業マンの仕事をやって彼が戻る前に終えるのがベストです。 相手にもよりますが、聞きやすい人なら「いつまでに仕上げればいいですか?」と聞くのが早いですが、慣れてくれば大体わかってきます。 後、単純に作業のスピードを上げるためにはもし不慣れな面があればエクセルの勉強などを時間外でやればいいかもしれませんね。

トピ内ID:0710854541

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皆様有難うございました。

041
ジンコ
皆様、アドバイス有難うございました。 経験者の方からとても役に立つアドバイスを頂き心強いです。 アクアマリン様 営業職員によっては、なんでも事務に振ってくる人がいます。 同じ席に座っているため、頼みやすいのだと思いますが、アクアマリン様 の言われるように自分で判断せずに上司を通してもらうようにしますね。 ゴン子様 営業からしたら遅いのですね。確かに、長年営業にいた人が経理に異動してきたら 処理が遅いと思ってしまうのでしょう。最初から仕切りなおしで努力します。 部長については納得いかないことも多いのですが、反面教師と思いますね。 営業事務15年様 頼まれた仕事の締切日は確認していましたが、時間までは確認していませんでした。 それが甘かったですね。自分が抱えている仕事の締切と合わせて優先順位を考えますね。 営業事務歴10年様 営業マンが取引先と話している電話の内容まで把握されているとはさすがですね! そうすれば、これからの予測が立てられますよね。今はまだそこまでの 余裕がありませんが、仕事をこなしつつ電話も聞けるように頑張りますね。

トピ内ID:0750834775

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有難うございました。

041
ジンコ
あやめ様 優先順位ごとにクリアファイルに入れて整理するというのはいいアイデアですね! 私も営業さんと言いたいことも言えるような関係を築きたいです。 CK様 毎回期限を聞くことが大切ですね。 営業の人たちは、自分の仕事を一番にこなしてもらうことには念を押してきますが、 事務の人が他にどんな仕事を抱えているのかには感心を払っていません。 必要な順番で仕事を仕上げていくのがやはり重要なのですね。 OL様 事務部長は、建前上は営業から依頼された仕事を先にと言いますが、 本音は自分管轄の仕事を先に仕上げてもらいたいようです。 営業さんの中には、急ぎでなくても自分の分を先にという人もいまして それが難しいところなのですが、うまく調整がはかれるように頑張りますね。

トピ内ID:0750834775

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営業事務→営業です

🐤
ぷち
私の経験から・・・ まずは、その相手が次に何をしようとしているか、見抜く。洞察力をつけてください。 それが理解できないのなら、自分が営業として営業事務に何を要求するか想像してみてください。 自分の仕事が楽になるためには、先回りの精神でいてください。 ある日突然、効率がよくなり楽になります。 他の方もおっしゃっているように、経理のときとは違うのです。なので、仕事が遅いと思われます。 私の後任は営業事務を8年やってきた方ですが、前職とは業種が違うので「つかえない人」扱いです。 今は思い悩むより、とにかくこなして仕事を覚えてください。

トピ内ID:6531037510

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