確認メールってしたほうがいい？

レス15

（トピ主 1 ）

🐱

syou

2012年09月01日 09:47

ひと

トピを開いて頂きありがとうございます。

私は今年ＰＴＡ役員をやっていて連絡係みたいなのをやっています。

１ヶ月ほど前に委員長さんから２学期早々に集会をやるので連絡しておいてほしいとメールをもらいました。

そのメールをもらってすぐみんなにメールしましたが夏休み中の連絡でもあり了解しましたと返信があったのは半数くらいでした。

この場合もう１回事前に確認メールをした方がいいでしょうか？

因みにＰＴＡ役員さんとの私の間柄は半数は顔見知り、半数はほぼ初対面ですが返信が無い方はまちまちです。

あまり親しくない間柄で連絡上アドレスを聞いた訳ですが、大人なんですし一度連絡したなら大丈夫ですかね。

単純に確認メールをもらったらどういう気分になります？

丁寧な連絡ありがとうですか？

それとも分かっているのに何度もメールしないでよですか？

メールの返信しない人はしないというのは分かっているつもりですが、メールをしても返信がないとちょっと凹むタイプなので迷っています。

ご意見聞かせて下さい。

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その集まりなら再度送信します

imagine

2012年09月01日 15:44

例えば友人と遊ぼうという程度のどうでもいいような用事なら再確認する必要はないけど、PTAの集会ということなら、私なら再度送信しておきます。内容は前と同じで良いので、文頭やタイトルに「再送信」とか「いよいよ近付きました」といった触れ込みを入れれば良いと思います。最初に１回、そして今回で２度目なら「何度もしつこい」とは思われないでしょう。実際に当日来る来ないはあるでしょうが、だめ押しメールをしておくことによって、「○○さん来ていないな。あのときもう一回連絡しておけばよかったなあ」という後悔の念が薄れますから自分自身の気持ちが楽になります。集まりが重要であるとか、自分が出欠把握をしていなければならない立場なら「出欠の連絡を下さい」とか「メール見たら確認メール返信下さい」と書いておきます。

トピ内ID：2765183924

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うちの学校では

みかん

2012年09月01日 16:03

はじめまして役員お疲れ様です私は今年 PTAの部長ではなく部員をしてます 9月初めの集まりは 7月の夏休み前に文書でもらいました。夏休み中に連絡って遅いと思います旅行いったりしてる人もいるし以前役員してたのですが、返事もくれない人多いですよね。心配なら夏休み明けに再度何日の何時に集まりがありますのでお願いしますと全員にメールされたらいいと思いますみんな夏休みで集まりのことを忘れてる人が多いと思うので…頑張ってくださいね

トピ内ID：9754462607

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私もやっています

🙂

りんこ

2012年09月01日 16:03

私も今年ＰＴＡの連絡係をやっています。その際、前任の方からのアドバイスで、「なお、このメールが届きましたら念のため○○までに返信いただきたくよろしくお願い致します」とつけるといいよと言われました。確かに、顔見知りの保護者の方ばかりではありませんし、有効だと思っています。 syou様の場合、連絡されてから会議まで、一月ほど空くということですので、予定日の２～３日前に、再連絡と言う形で、メールを入れることが新設かと思います。その際にも「念のため～」をつけておくとより安心です。忙しい方も多いので、連絡は念を入れてするといいと思っています。

トピ内ID：8541450988

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レスします

すみ・やす

2012年09月01日 17:07

業務的な内容のメールでしょうから、親しい・親しくないや顔見知り・初対面は関係ないでしょう。そして、内容を了解したらその旨のメールを貰う様に指示するべきでしょう。確認メールを送って貰う様に指示しても、返信が無い人は無視してよいと思います。確認メールを送るように指示して無ければ、返信が無くても仕方ありません。（あなたのミスですから。）いずれにしても、返信の無い人はその程度の人ですから。全員が集まる必要が有る集会ならば、返信の無い人だけ再送するしかないでしょう。確認メールに返信は、少しくどい様に思います。

トピ内ID：5939647520

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返信は当然でしょう？

💡

エコエコアザラク

2012年09月01日 17:07

役員の連絡メールなら、連絡事項の後に「確認した人は返信をお願いします。」と入れるのが常識。そして、見た人は返信するのが常識だと思っています。その昔の電話連絡網でも最後の人は発信者に折り返し電話して、内容の確認も行うのが普通でしたし、なによりも電話と違いメールは着信していたとしても、読み忘れる人も居るし、着信せずに行方不明になることもあるのですから、折り返しの確認は必須だとおもいますけど。次回の集まりで、メールを確認したら折り返しメールで連絡する。という決まりを作ればいいと思います。

トピ内ID：3448908750

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私なら

菖蒲

2012年09月01日 17:29

確認のメールがきたら嬉しいですよ。もしかしたら、保護するのを忘れてるかも知れませんし、他のメールに埋もれてるかも。確かに、何度もウザいと思う人はいます。でも、それでも確認メールするべきです。何故なら、最初のメールだけなら、忘れて欠席してしまい、なんで確認メールないの？と逆ギレが想像できますよ。

トピ内ID：5936038333

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メールに返信しない人は沢山います

🐱

世話役

2012年09月01日 17:29

>この場合もう１回事前に確認メールをした方がいいでしょうか？私なら「◯月◯日の一斉メールでお知らせしていますが、集会の日が近くなりましたので、改めてお届けします」と書いて、再びメール送信する。（確認メールの形態をとらないほうが良い）私の考え初めて送るメールアドレスで無いのなら、受信者が確認メールを返信することは少ないと考えて下さい。届いてることに間違いはありません。（見てないことは、あり得る）仮に３０名にメール送信した時、３０名全員から「メールを受信しました」の返信が来たら、今度は「返信メールが多くて困ります」とトピを作りたくなる。 >メールをしても返信がないとちょっと凹むタイプなので迷っています。「返事をちょうだい」と書いたのに返信がない時は凹んでください。メールに返信しない人は沢山います。

トピ内ID：6431713210

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わかります

紅茶

2012年09月02日 00:12

お疲れ様です。私もPTAではありませんが、連絡事項を保護者にメールをする役割をしています。私も返信をお願いしていますが、頂けない人もいます（だいたい決まっている人たち）私の場合は暫くたって返信のない人だけにもう一度メールをします。手間ですけどね・・・。（ちょっとストレス）あと余談ですが、出欠の返事をもらうメールには期限をつけます。期限をつけないといつまでも返信されない人もいますし。読んだから返信しない・・・では、送った側にはわかりませんし文面を考え皆さんに送信する手間を考えたら普通は返信するのが常識だと思います。連絡網と同じなので、発信者に連絡はしないと！ですね。返信があった人に再度確認メールはいらないと思います。

トピ内ID：3522771837

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もっと事務的に。件名に明記する。

ぼちぼち行きましょう

2012年09月02日 00:12

私も今年度PTAで同じような仕事をしています。 PTAの役員をしている保護者にはいろいろな経歴の方がいますから「業務上の連絡メールを受け取ったら、ひとまずメール確認したことを返信する」という習慣を知らない人も大勢います。私は、返信が必要な場合、件名に「○○の出欠について（要返信）」などと明記し、本文にも返信期限や返信内容について明記しておきます。こうすれば、期日までに返信がなかったメンバーに対して「○○の件、どうでしょうか」と返事を催促するのも簡単で事務的に行えますよ。今回の場合には「集会のお知らせ（再送・要返信）」として、もう一度、同様のメールを全員に回してはどうでしょう。前回が1ヶ月前の送信なら、うっかり忘れちゃっている人もいるかもしれないので親切なのでは？何度もメールしないでよ、めんどくさいなぁ、と思うメンバーもいるかもしれませんが、ま、そこは全員が満足する方法なんてないのですから、ドライに行きましょう。参考になれば幸いです。いろいろと面倒なことがあるPTAですが、お互い、あと7ヵ月、なんとか乗り越えましょうね。

トピ内ID：5227466420

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確認メールうれしいです

母

2012年09月02日 16:02

返信する・しないは、人によってまちまちなので気にしなくていいんじゃないですか？以前役員をやっていたとき、委員長さんが必ず集会の前夜に“明日は○時から……ですのでよろしく。”と一斉送信してくださってましたよ。

トピ内ID：2306791351

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確認メールはしてよいと思います

匿名

2012年09月02日 16:02

返信しない人ってけっこういますよね、私なら３週間以上先の集まりをメールした場合は３日位前に確認入れます。しつこいと思う人もいたとしても、この様な連絡事項は多少しつこい位でよいと思います。自分なら確認メールもらえれば安心ですね、念の為…と日程だけ簡潔に連絡しとけばいいと思います。

トピ内ID：5436858272

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追伸

匿名

2012年09月02日 16:02

PTAに限らずメールの返信がなかったり、メールをしつこいと思ったりする人ほど日程を間違ってたり忘れてたりするものです。。

トピ内ID：5436858272

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出し方に問題

🐧

じゅま

2012年09月03日 12:02

返事を待っているなら　最初のメールで　参加、不参加の返事を下さいとしておいたらよかったと思いますよ　もっと言えば　参加人数を把握しておく必要があるので　必ず返信してください　と書けばほぼ大丈夫です。

トピ内ID：1692585563

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あくまで事務的に

🐶

まゆまゆ

2012年09月03日 16:00

事務的な連絡ということで、まず最初のメールで返信に期限を設け、期限までに返信なき場合は「欠席」とさせていただく旨を付記しておき、期限経過後に、出席、欠席の別、返信の有無を委員長に報告するという形をとればよいと思います。とりあえず今回は現状を委員長に報告し、その指示を従えばよいのでは。

トピ内ID：2208228168

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トピ主です。ありがとうございます

🐱

syou トピ主

2012年09月03日 16:00

まとめてのお返事になり申し訳ありません。皆さん、丁寧に意見を書いて下さり本当にありがとうございます。皆さん確認メールはした方がいいという事でした。今回は要返信を書かなかったのですが、前回行事の出欠を聞くメールで○日までに返信お願いしますを書いたにもかかわらず返信してもらえませんでした。今回もその人たちは被っているのでやっぱり返信をしない人なのかなと思っていたんですけどね。レスにあったようにメールを煩わしいと思われるより、忘れてて欠席する方が深刻ですよね。しかもやっぱり確認メールした方が良かったと後悔しそうなので今夜にでもメールしようと思います。みなさんありがとうございました。

トピ内ID：7784874758

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