書類の返却は失礼だった？

レス13

（トピ主 1 ）

🐴

ELISA1号

2013年08月09日 10:55

仕事

私は失礼なことをしてしまったのでしょうか？
上司が終日不在の日の朝、私の机の上に取引先の担当者宛の書類が置かれていました。上司からのメモが担当者（Ａさん）に連絡を取って、取りに来てもらって下さいと添付されていました。
取引先に連絡をしたところ、本日（木曜日）と金曜日はＡさんがお休みだということで、書類を預かっていることを伝えたところ、Ａさんに連絡を取ってみると電話を受けた方が言って下さいました。とりあえず書類をこのまま私が保管しておいていいものかと思ったので、Ａさんが不在で少なくとも週明けまで渡すことができないことを書いたメモと一緒に書類を上司の机の上に返しておきました。
金曜日の朝、Ａさんからは月曜日に取りに行きますとの伝言がありました。上司にそのことを伝えると「変なことを頼んですまなかった」とかなり不機嫌な声で言われてしまいました。書類を上司に返すことは失礼なことだったのでしょうか？
書類は手渡し用の封筒に入っていて、直接渡せなかったら郵送してほしいという指示などはありませんでした。今までは上司は秘書さんに書類を預けていたようです。
今回はたまたま私に頼んだようで、私は技術系の仕事をしていて正直どのような対応が良かったのかがわかりません。ベストな対応を教えて下さい。

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人によるけど・・・

🙂

みか

2013年08月09日 16:05

上司のタイプによると思いますが、もしいつも通りに秘書に頼んでいたなら、状況説明のメモだけ上司の机に置き、書類は手元保管で、次の指示を待つ、といったところでしょうか。本業の片手間にめんどくさいことを頼んで、悪かったよ。といった感じではないでしょうか、上司の方からしたら。メモを書いた時点で、頼まれたことはまだ完結していないので、Ａさんが取にいらっしゃる日時が分かった時点で、そのことを記したメモと一緒に書類を返却、が良かったのではないかと思います。でも、もう終わったことですし、いい勉強をしたということでどうでしょうか。もし、上司が引きずっているようでしたら、「あのあとあちこち知り合いに聞いてみたところ、このような対応が良かったのではとアドバイスをもらいました。至らなくて申し訳ありません。これから気をつけます。」と一言入れておくといいかもしれません。

トピ内ID：6152919623

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気が利きませんね！

JOBS

2013年08月09日 16:05

取りに来てもらって下さいとのメモなので、多少は弁解の余地もありますが、正直言って気が利いていません！メモの目的は、その書類を取引先に渡すことです。取引先と言っても得意先なのか、仕入れ先なのか分かりませんが、郵送して良いものなら郵送、場合によってはこちらから出向いて手渡すことを何故考えないのでしょうか？秘書さんなら郵送するかもって行くか相手か上司に確認し、それに応じた手配をしていたと思います。（それが秘書たるものです）上司の方の不機嫌そうな態度から想像すると「何故郵送なり、持ち込むなりをしてくれなかったの？」の思いでいっぱいです。今時は携帯メールもありますし、少なくとも上司に確認する手段はあったのでは？（それくらい判断してくれと言われそう）この書類次第で、大きな取引が成立するかどうかが掛かっているかもしれません。これを経験として将来に役立てるか、これ位で不機嫌になるなとふてくされるか、それはあなた次第です。

トピ内ID：0845127839

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レスします

🐶

みき

2013年08月09日 16:05

上司の机上に置くのではなく、金曜日の朝一で上司に手渡しし、ことの経緯を伝え、「この書類は私が引き続きお預かりして、Aさんにお渡しいたしますが、よろしいでしょうか？あるいは、お返ししたほうがよろしいですか？」とでも言って上司に判断を仰いだらよかったのでは？上司の机にメモつけて置きっぱなしは、自分が不在にする場合を除いてはやりませんが・・・上司のタイプにもよりますがね。上司が不機嫌な理由→木曜日に渡ってほしかった（誰のせいでもない）たまたま機嫌が悪かった本来は秘書に頼むべきところを、主さんに頼んでしまったので「変なことを頼んで悪かった」となるのかもしれないですよ。気にしすぎないほうがいいと思います。

トピ内ID：9932023926

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預けられた書類は預かっておきましょう

ぬちぐすい

2013年08月09日 17:29

客先に渡す書類が紛失となったら困りませんか。上司も不在、相手にも受け取ってもらえないとなると、あなたが持っているべきでしたね。ところで時系列がよくわからないのですが、次のような理解でいいですか。 8/1(木) 上司終日外出, Aさん休暇 8/2(金) 上司出勤, Aさん休暇 8/5(月) 上司出勤, Aさん来社(書類受取) これならば木曜日は終日あなたが書類を預かり、金曜日に上司が出勤したところで書類を返し、Aさんは月曜日に来社すると伝えれば済むことですよ。最初に書類をあなたの机の上に置き放しにしたのは上司ですが、客先に渡す書類を机の上に放置するのは、危険ですよ。誰が持って行ってもわかりません。書類を渡した、受け取っていないなどで職場の信用にも関わります。競合他社に社外秘のデータをさらわれたら、なおたいへんなことになるでしょう。

トピ内ID：3892429629

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危機管理がちょっと・・・

かつら

2013年08月09日 16:05

万が一ですが、トピ主さんが上司の机の上に返した封筒がメモごと誰かに持ち去られてなくなってしまったら、どういう事態になったか想像できませんか？たぶん上司はトピ主さんが書類をとっくに送ってくれたものと思い込み、トピ主さんが月曜日になる旨を報告しにいかなければ、事務は終了したものと思い込んだことでしょう。その書類がどの程度重要なものだったか知りませんが、上司の机の上に一晩中置き去りになっていたわけで、そのリスクを考えて上司さんは不機嫌だったのでは？まあ、上司さんも前日の朝にトピ主さんの机の上に書類を置いていったわけで同罪ですが、朝一で置いてそのデスクの人の出社を待つのと、完全に無人になる夜間に置き去りにするのではリスクの度合いが違うのでは。「お渡しできませんでした」のメモだけ残して、書類自体はトピ主さんが保管しておくべきでしたね。

トピ内ID：0766376083

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木曜日の時点で、

moomin

2013年08月09日 17:29

Ａさんは２日間不在である事が確認とれているのですから、上司に連絡して指示を仰ぐのが一番よかったのでは。メモがついているとはいえ、ボンと書類が置かれているのはちょっと… 他の書類と一緒に埋もれてしまう可能性だってあるわけですし。ちゃんと不在時の書類の処理方法を指示しておかなかった上司も悪いとは思いますが。

トピ内ID：7555489075

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それでいいです

ぽんぽこたぬき

2013年08月09日 17:29

トピ主は秘書ではないのでそれでも良いです他には秘書さんに渡し、事情（来社月曜）も言っておいて任せる取りにくるのは月曜になると報告だけして書類は持っておき、最後まで責任を持つそれよりも、周りにこんな時どうすればと相談するなどがありますね私なら書類の優先度、今週中に必ず渡さないとダメなのかで対応を変えるので、そのことだけ上司に確認来週で良いならのんびりします今日明日の話なら何とかします

トピ内ID：8244852658

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はい！ベストな対応です。

right

2013年08月09日 17:29

＞とかなり不機嫌な声で・・・を気にしている？　・・・・・・・たぶん！ Aさんか、自分に不満なんでしょう。

トピ内ID：3413562833

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私なら

兎駆命

2013年08月09日 17:29

お預かりしてある○○社Ａ様宛の書類ですが、Ａ様は今週お休みとの事でお渡しできていません。週明けにはお渡しできる予定ですので、そのまま私がお預かりしてあります。 8/8(木)何時何分兎駆命ってメモだけ上司の机上に残すかなぁ。もちろん上司には口頭でも説明し、その上で書類はお返ししておくかどうか確認します。

トピ内ID：9654120200

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報告

☁

メタボ神父

2013年08月09日 17:29

相手に渡す事が出来なくなった時点で一度上司の携帯に連絡、もしくはメールで報告。それから指示を仰ぐのがベターだと思います。

トピ内ID：3989304246

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その秘書には聞けなかったのかな？

香港通

2013年08月09日 17:29

まぁ、上司も普段そういう仕事に慣れていないトピ主さんに任せたのが悪かったと思ったのでは？機嫌が悪いのは自分に対してですよ。勿論、この件に関しては何がベストかなんて第三者は分かりません。その上司が、Aが不在でも相手先に届く事が優先と考えていたならちゃんとメモに書いておくべきだしね。ただ、書類は上司に返さずに、トピ主さんが保管し月曜日にAと受け渡しを完結させる所まで行った方が良かったとは思います。上司へのメモはAが月曜に来社する事、書類はトピ主が預かって渡しておく事を書いておく。つまり上司の手を煩わさない事が肝要かな。今後は行動する前に、ちょっと依頼者の意図を想像してみると良いでしょう。

トピ内ID：2616475338

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そうですね

さすらい人

2013年08月09日 18:18

今回の場合は書類を返却したことよりも、担当者が不在と分かった時点で、取引先へ対応を丸投げしたことと、当日中に上司へ報告して対処方法を聞かなかった事がいけなかったのだと思います。上司が普段なら頼まないトピ主さんに、書類の引き渡しを指示したという事は、急ぎの書類だった可能性が高いと思われます。不在の場合は郵送して欲しいなどの指示がなかったとの事ですが、イレギュラーな事まで想定して指示する事は難しいです。もしかしたら普段依頼している秘書へ指示する様に、必要最低限しか指示しなかったのかもしれません。秘書はいつもの事ですから、経験則としてイレギュラーな事例への対処方法を知っているでしょう。でもトピ主さんは経験則がありません。イレギュラーな事があった時点で、取引先の方に対応を丸投げするのではなく、上司にお伺いを立てた方が良かったと思います。木曜日の時点で、何からの手を打っておけば、遅くとも金曜日には取引先へ届けられた書類が、来週の月曜日になってしまった。ビジネスにおいて、この遅れは大きいです。

トピ内ID：1561430971

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レスありがとうございます

🐴

ELISA１号トピ主

2013年08月10日 15:39

貴重なお時間をさいての書き込み、本当にありがとうございます。私は少し特殊な職場にいて、社会人としての常識が備わっているのか？と自信がありませんでした。危機管理をご指摘くださった方、状況がわかった時点での報告が大事だということ、皆様のご意見とても参考になりました。また、秘書ではないのでそれでいいと言ってくださった方もありがとうございます。この場合は書類を上司の机の上に返却してしまったのは間違った対応であったと思いました。木曜日にAさんが不在とわかった時点で上司に指示をあおぐか、上司と連絡が取れない場合は、書類は保管したまま、金曜日にAさんとの受け渡しが月曜日で問題はないかと上司に聞くのが良い対応だったのではないかと思います。香港通さまの「行動する前にちょっと依頼者の意図を想像してみると良い」というお言葉にはハッとさせられました。私は一般常識がないというよりも想像力に欠けていたようです。今回のことは良い経験だったと思い、今後に役立てていきたいです。また上司との関係はその後も良好で、本来の仕事においても良いサポートを続けていきたいと思います。本当にありがとうございました。

トピ内ID：3973273597

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