送別会幹事を任されたんですが・・・

はじめまして。27歳の会社員です。

☆皆さんの会社では、送別会は何をきっかけに、何日前に計画・開きますか？

私は送別会幹事を、昨日つまり1/15に初めて上司から依頼されました。異動される方は同じ課の最古参・女性社員Aさんです。

その時点で異動まで一週間前と時間がなかったので急いでお店と日程調整を始めたのですが、
Aさんの予定が埋まっていて調整がつきませんでした。

お正月明けすぐに異動を上司から言われたAさんは特にお世話になった方達に挨拶兼ねてこっそりと連絡。
彼らとの予定で埋まってしまった、という事でした。Aさんは大変恐縮されていました。

上司には、Aさんの予定がつかず送別会を開けないことを報告、「残念だが仕方ない」と了承されました。
（他の方との送別ランチ/ディナーで埋まっていることは言わなかった）

が、周囲からはコメントがちらほら。
・上司は年末もしくは年明け早々には異動が固い事を知っていたはず　
・年明け早々に上司は私に「新年会」名目で飲み会を計画させるべきだった
・人事が確定したらその「新年会」を「送別会」とすればよかったのに
とのことでした。

☆2点目の質問はAさんの振る舞いは正しかったのかです。
夫に一連の話をしたら「Aさんは予定を開けておくべきだった」と。
「送別会を開く部署かどうかは、最古参なら知っているはず。知っていて予定を埋めたのは、その気がないからだ」と。

予想外でした。確かに異動の際には送別会は開きますが、1～2年に1度あるかないか、
ノミニュケーションなんて・・という個人主義者が多く、懇親飲み会すら1年に1度がやっとです。

そういう部署なのでいつあるかわからない送別会のためにあけておけ、なんて言えませんし
私でもそうしないと思います。

皆さんはどう思われますか。