実母との面会について

お互い子連れ同士で再婚したステップファミリーの嫁です。
子供達が難しい年頃なので、それぞれ機嫌や態度の悪い日はありますが、反抗もそれほど酷いレベルでもなく、うまくいっている方だと思っています。

ただ、連れ子の実母との面会について困っています。
主人の離婚の原因が実母の浮気だった為、上の子は実母を完全拒否していますが、下の子は実母に会いたいようで、実母の都合が良い時に急に子供に直接連絡がいき、場所が遠くても時間が遅くても、子供が無理をしてでも会っています。

当然、実母に会いたい気持ちもわかりますので送り出してはいますが、さんざん相手の都合に振り回された上、会うとある事ない事言うようで、帰って来ると酷く荒れ、しばらくコミュニケーションも取れないほど不安定になります。
主人からも、会う事は止めないが、せめて本人とのやりとりではなく、事前に主人に連絡をするように。非常識な時間帯や場所を避けるように。という連絡は都度していますが、メールは全て無視です。

自分が会いたい時に会えれば満足なのか、引き取りたいという申し入れは一切ありません。
養育費も全くもらっていないようで、お金が欲しいわけではありませんが、これでは親としての責任を少しでも果たしているとは言えない状況だと思います。

今後も子供が望めば、会うのを止められるものではないと思いますし、実母のいいとこ取りの身勝手な態度を改めさせることが出来るとも思っていませんが、振り回されて傷つくのは子供だと思うと心配でもあります。

主人は離婚後数年経っていますが、今からでも面会について公的な書類等を作ってルール化出来るものなのでしょうか。
またそのような場合のルールとして、どのようなものが適切だと思いますか。
（養育費、面会の頻度や事前連絡など）