園文庫をどう管理したら良いでしょう？（幼稚園）

レス24

（トピ主 9 ）

♨

園文庫担当

2015年03月09日 11:04

仕事

私は幼稚園で事務（臨職）をしています。来年度は園文庫の担当を任されることになりました。
今は絵本のコーナーが廊下の一角にあり、絵本の背表紙にカラーシールを貼って色分け、その色の棚に絵本を収納。「園文庫ノート（大学ノート）」に絵本の色・題名・出版社名が記載されています。
今年の担当者（育休中）の説明では
年度初めに園文庫ノートを元に全ての絵本が揃っているかチェック（痛んでいる絵本は修繕or廃棄）してから、園児や保護者への貸出開始。貸出・返却は各担任がチェック（返却されてない絵本や勝手に処分された等、見つからなかった絵本は廃棄したことにする）

絵本棚をチェックしてみたのですが、なぜか同じ絵本や同シリーズの絵本が違う色コーナーに分散しています。同じ絵本を借りたい子が数人いた時にコーナーが分散していればトラブル防止になるのかな？とも思ったのですが、借りたい絵本を見つけやすい方が良いと思いますし、今のままではノート片手に絵本の在庫チェックしようにも、絵本の題名を探す際にノートの何ページにそれが書かれているか分らない状態・・・あまりに非効率的なので、借りやすい（見つけやすい）・片付けやすい・管理しやすい絵本コーナーにしたいと思っています（園長先生の許可済み）

とりあえずノートの内容をexcelに入力して並び替え（同じ絵本は同じコーナーに移動）→絵本のチェック（同シリーズの絵本も同じコーナーに変更）
また、図鑑系や昔話系（行事関係も含む）、反戦や人権教育に繋がる系など、色分けもカテゴリー別に直したいと思ってるのですが、これで1500冊以上はある絵本をうまく管理できるものでしょうか？
園生活が落ち着いたら年長さんの当番活動に「絵本当番」を入れて週に一回でも絵本棚の整理をお願いしたいとも思うのですが、負担になるでしょうか？
アドバイスいただけたら幸いです。

トピ内ID：5637205275

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本の分類について

あいこ

2015年03月10日 15:29

絵本の分類は、図書館や本屋さんの棚でもいろいろな分類の仕方があるようです。図書館では作者やタイトルの五十音順、本屋さんでは出版社ごとに分けられていることが多い気がします。幼稚園ならそれほど文字の多い本は無いでしょうから、年齢対象別に分けず、すべてタイトルの５０音順が一番合理的だと考えます。後々子どもたちに整理整頓を手伝わせるつもりならなおの事、あいうえお順が一番わかりやすいです。そうすると出版社やシリーズがバラバラになって、本のサイズや難度がごちゃまぜで見た目はあまりよくありませんが、管理はしやすいと思います。

トピ内ID：1478313589

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ボランティア募集

50代

2015年03月10日 15:29

数年前からボランティア活動しているものです。公共施設において、なかなか職員の手が回らない仕事が最近ボランティアにまかされることが増えました。図書館での本の整理や修理、子供への読み聞かせなどはその代表格です。ぜひ自治体のボランティア窓口に相談してみてください。ボランティアする側としましても、公共施設や教育機関は安心して出かけて行ける場所です。本好き、子供好きな方が応募されると思います。中高年の方が多いですが、今どきExcelの入力くらいならできる人も大勢います。

トピ内ID：6382719461

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1500冊って

ひろ

2015年03月10日 15:29

100冊かそこらの話かと思って読んでいたら、 1500冊とは。ノート1冊で管理できる量ではないように思えます。番号管理は必須です。バーコード付けたいくらいですが、これは費用の面で難しいのでしょう。とりあえず色別に通し番号は必須だと思います。シリーズものは赤-25-01、赤-25-02のように枝番号を付ければ識別しやすいと思います。可能であれば本棚ごと、せめて棚ごとに色を付けて、棚と同じ色の本以外は入れないルールを作るようにすると園児でも整理整頓しやすいかと思います。番号順に並べるのはオトナがやるしかないと思います。

トピ内ID：2949402874

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保護者と子どもの本は同じ場所に？

チロ２号

2015年03月10日 17:13

書店勤務もいくつか回り、園の図書係もやりました。幼稚園で、ここまできっちりされているのも個人的に珍しいなと思います。ただ、私が見たのは、保護者が借りたい本は、保護者＆役員専用のブースがあったので、そちらで、園児が読むものは園児のブースにありました。完全に分けてありましたから、大人用の本を子どもは手に取れない状況にありました。きっちりそれらが分けてあって、子ども用の本を、年長さんに整理をお願いするのであれば、なんら問題ないように思います。管理自体は、それで可能かと思いますよ。ただ、誰が見てもわかりやすい状況にしておくことです。そして、管理に関しては、ＰＣで一人だけしかわからない状態ではなく、主要な先生方がそれを見てわかれば、問題ありません。

トピ内ID：4469521799

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お疲れ様です。

わかめ

2015年03月10日 21:58

1500冊ですか…、大変どうですが絵本集めが趣味の私にとっては羨ましいです。私の通う図書館は、単純にあ行か行…と並んでいます。シリーズものは、例えば「ねずみくんシリーズ」なら、な行にまとめてあります。それとは別に、その時の季節や行事の絵本コーナーがあったり。なので主さんも一度、近くの図書館に出向いてみては？何か参考になるかもしれません。頑張って下さいね！

トピ内ID：8927315489

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＞なぜか

たろすけ

2015年03月11日 15:31

＞同じ絵本や同シリーズの絵本が違う色コーナーに分散しています。同じ絵本を借りたい子が数人いた時にコーナーが分散していればトラブル防止になるのかな？借り出しの時間が集中的にあるのだとしたら、分散させているのでしょう。うちの子たちの通った幼稚園では、卒園間近に「クラス文庫」としてバザーの売り上げを寄付しました。本の選定は、園が行いましたが、・学年の各クラスに共通の本・その他の本があり、定期的に「その他の本」がクラス間移動します。そして、貸し出しはありません。貸し出す場合、返却は確実に職員（トピさん）が受け取り、チェックし、少なくとも色分けにした状態で、戻すのを手伝ってもらうのがいいと思います。 1500冊ですか…気が遠くなりますね。保護者ボランティアを募ってもいいくらいだと思います。子供たちに読ませたい本に触れるいい機会ですから。

トピ内ID：5302835588

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現場側の実態と理想像を掴むことが先だよね。

おじさん

2015年03月11日 16:32

管理するためには整理された状況を保つのは必要です。そしてそれが利用者側の利益にもつながるのは事実です。まずは本の紛失がどの程度なのかの検証をして、それが返却されてないことから発生しているのか、現場が破棄した本の事務処理を怠っていただけなのか、要因を調べて推測などをしなければどんなシステムも機能しないはずです。これはラベル別とか、種類別の整頓にしても同様で園内でどのように利用されているかを知ることが何よりも重要ですよね。更には、保護者への貸出という点で言えば、現状は保護者がどうやって本を探しているのかまた、どんな絵本があるか、どこにあるかはどうやって保護者が知ることができているのか。貸出の仕方は便利なのか、問題点があるのか。そういった実際に利用する側の考えを先に持ちましょう。それによって、管理する方法や工夫にしても変わると思います。園児に当番をさせるのを先生方がどう思うか。勝手にさせるわけにもいかないのですから、その当番を見守る先生の意見も必要ですよね。当番を作って元に戻すことの大切さを教えるか、元に戻すという根本の教育かでも分かれるからね。

トピ内ID：1083672966

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ありがとうございます！

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園文庫担当トピ主

2015年03月11日 17:30

あいこ様へアドバイスありがとうございます。「あいうえお順」確かに分りやすいし見つけやすいですね。ただ、絵本のサイズがいろいろあり、絵本棚が古くて高さ調節ができず・・・普通サイズの絵本は上段、小さなサイズの本や横長の絵本は中段、サイズの大きい絵本を入れる下段に分かれているため、全ての本をあいうえお順にするのは難しいのです。一番管理しやすい方法だとは思います。excelで保管するデータは「あいうえお順」に並び替えるつもりです。 50代様へアドバイスありがとうございます。ボランティア活動をされているんですね。うちの園でも絵本の読み聞かせのボランティアさんに毎週来てくださって、とてもお世話になっています。今回は園文庫の担当することを了承してしまったので、しっかり元を作ってからさ来年度以降（私の退職後）にボランティアさんにお願いできるといいのですが・・・。

トピ内ID：5637205275

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お礼の続き

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園文庫担当トピ主

2015年03月11日 17:30

ひろ様へアドバイスありがとうございます。園文庫ノートですが、何年も前からA4サイズの大学ノートに書き連ねてあり、処分した本には赤線が引かれ、新しく購入した本は新しく書き加えてあります（まだ数ページ残ってます）赤線の無い本を1200冊まで数えて力尽きましたが、まだまだ続きがあるので1500冊くらいかと・・・。私も絵本に番号をつけることを考えました。来年度の年長担任予定の先生に相談したら絵本当番についてはOKいただけたのですが、「文字や数字が読めるようになれば番号順に並べようとするし、貸出中や処分などで続き番号が無いと戸惑うだろうから番号は無い方がありがたい」とのことでした。大人が並び替えることも含めて相談してみようと思います。チロ２号様へアドバイスありがとうございます。子ども用絵本は専用コーナーに、保護者用の絵本は職員室前に棚があります。担任の先生からは絵本当番についてOKしていただけたので、子どもにとって分りやすいコーナー作りをしようと思います。データはネットに接続していないPCに保存するので誰でも閲覧可能で、印刷した園文庫ノートも作る予定です。

トピ内ID：5637205275

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ありがとうございます（続き）

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園文庫担当トピ主

2015年03月13日 11:06

わかめ様へレスをありがとうございます。絵本集め、実は私も趣味でして・・・近所に図書館が無いので春休み中にでもあちこち散策？してみようと思います。季節や行事に合わせたコーナーがあるとステキですね。参考にさせていただきます。たろすけ様へレスをありがとうございます。同じ絵本が違うコーナーにある理由ですが、敢えて分散させているのではありませんでした。単純に「新しい絵本を購入した→こないだ処分した絵本のコーナーに混ぜよう♪」を繰り返した結果でした（前担当者も、その前の担当者も、ずっとそうしてきたらしい）貸出についてはクラスごとに貸出曜日と返却曜日が決まっていて、貸出カードで担任が管理しているそうです。何冊も未返却（紛失？）お宅もあるそうですが、「未返却だから貸さない」って対応は難しいとのこと。今年は貸出日じゃないのに勝手に借りた（持ち帰った）園児がいたそうです（保護者さんが気付いて返してくださいました）とりあえず、今あるノートの内容の入力→並び替えをして、色分けを見直すところから始めようと思います。シリーズごとに目印をつけるのも良いかな～と思ってます。

トピ内ID：5637205275

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ありがとうございました（続き）

♨

園文庫担当トピ主

2015年03月13日 11:06

おじさん様へレスをありがとうございました。未返却の本がある場合は担任の先生が保護者さんに伝えているようですが「見つかりませんでした」とか「返したハズです」と言われたら、それ以上の追及はしていないようです（「もし見つかったら持ってきてくださいね」と言う程度）痛んだ本の修繕や廃棄は基本的に担当者がしているのですが、先生方が気を利かせて直してくださったり（セロハンテープ使用の本が多数あり）、「あまりに痛んでたから何冊か捨てといたわ」と言われたり・・・。本の題名を口頭で伝えられ、後でノートをチェックしようと思って忘れてた・・・等のパターンがあったようです。聞けば聞くほど大雑把な管理法だったので、借りやすい（見つけやすい）、管理しやすい（誰がやってもわかりやすい）コーナー作り・データ作りが必要だと思います。園児用のコーナーでは、自由遊びの時間帯に子ども達がいろんな絵本を手にする姿を見かけます。子どもなりにどこにどんな本があるのか把握しているようにも見えます。あまり大きく入れ替えすると子どもが困るかもしれません。ステキな絵本コーナーが作れるよう、がんばります。

トピ内ID：5637205275

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教えていただけませんか？　１

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園文庫担当トピ主

2015年03月17日 15:14

レスを下さった方、このトピを見てくださってる方、ありがとうございます。あと数日で園文庫の入力作業が終わる見込みです。産休中（そのまま育休に入る）の前担当者が昨日、園に顔を出しに来ました。園文庫ノートについて確認もしたのですが「今まで購入した本についてはノートに追記しているけど、廃棄した本に記録はしてないものが多い」とのこと。確かにノートには処分した本に赤線が引かれていますが、日付は記載されていないし、赤線が引かれた本の数が少なすぎます。前担当者が処分した覚えがある本の題名をメモして下さいましたが、きっと見つからない本が多数出てくることと思います。とりあえず、１.ノートの内容をすべて入力し、あいうえお順に並び替え（もうすぐ終了）２.出版社・シリーズ別に並び替え、色分けを見直してから、あいうえお順に並び替えて印刷（元の色・これからの色の両方入れておく）３.棚の絵本と印刷したデータを照らし合わせながら、色分けテープの貼り替え４.シート１にはあいうえお順で全絵本のデータ、シート２以降は色ごとに分けてあいうえお順・出版社で並び替え・・・をしようと思っています。

トピ内ID：5637205275

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質問の続きです

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園文庫担当トピ主

2015年03月17日 15:14

来年度は私が担当なのでシート１と色分けしたシートの両方に購入・処分した記録を残せば良いのですが、私の後の担当者の手間を省くため、どちらかのシートに入力したらもう一方のシートにも反映させるような手法がないでしょうか？例えば全データが入ってるシート１に「赤（コーナー）　はじめてのおつかい（題名　福音館（出版社）　こどものとも（シリーズ）」と入力したら、赤コーナーのシートにも自動的に入力される反対に赤コーナーのシートに同じ内容を入力すればシート１にも自動的に入力される私自身、excelもwordも基本的な操作はできるのですが、持ってる機能を生かしきれる達人ではありません。せっかく残すデータなので、今後の担当者にも便利に使って欲しいと思っています。excelはとても便利な機能満載だと思うのでシート間のリンクができる方法があれば教えてください。ちなみに私の任期は来年度いっぱい（産休・育休の代替職員）の予定です。休暇中の前担当者が早めに復帰する可能性もあるので、管理しやすいしっかりしたデータを残したいと思っています。

トピ内ID：5637205275

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通し番号しかないと思います（しつこいですが）

ひろ

2015年03月17日 18:53

上司？のかたに、通し番号について反対されたようですが、子供が数字にこだわってめんどう臭くなる点については、例えば表裏にシールを貼るなどして子供が見えにくいようにすることもできると思います。そして番号は個体識別のために振るのであって、番号が飛び飛びであっても何の問題もありません。識別番号さえ振ってしまえばエクセルをどう並び替えても本の区別はつくと思うので実際の本とリスト上の本の照合も間違えようがありません。 1500冊は個人で管理する量ではありません。だまってこっそりでもいいので、目立たない場所に番号振ってしまえばいいと思います。

トピ内ID：2949402874

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興味深いので作ってみました。１

ぺりえ

2015年03月20日 11:05

Excelは表計算ソフトなので、複数の条件を抽出、別シートへの自動反映は得意ではありません。データベース（Access等）を検討した方がよいと思いますが、作ってみました。【構成】シート1：全絵本のデータを入力後、あいうえお順で並び替え←入力・表示用シート2以降：色ごとに分けてあいうえお順・出版社で並び替え←表示用 ※入力はシート1のみ【追加項目】・通し番号（理由はひろさんが書かれているとおり）・題名（ひらがな）・購入日・廃棄日【方法】・外部データの取り込み・フィルタオプション設定・関数（IF,MATCH,INDEX,ROW,COLUMN等）・VBA すみません、続きます。

トピ内ID：7109508003

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興味深いので作ってみました。２

ぺりえ

2015年03月20日 11:05

つづきです。【所感】・外部データの取り込み　→操作は簡単、処理は最速。データベースの知識ゼロだと大変かも。・フィルタオプション設定　→分かりやすい。手動更新の場合、シート数が多いと手間がかかる。元データをリンク貼り付けにするとExcelが落ちた。　・関数（IF,MATCH,INDEX,ROW,COLUMN等）　→頑張れば読める。シート数が多いと処理が遅い。・VBA 　→まずはマクロから。キレイに作らないと、外部データの取り込みより処理は遅い。 ※今回のお勧めは「外部データの取り込み」です。　具体的には長くなるので、キーワードで検索してみてください。ここまで書いたものの、 Excelで作成した後の、運用のことも考えていますか？おじさんさんのレスをもう一度よく読み返してみてください。実は、Excelで作成するのはそんなに難しいことではないのです。スタート前に準備することの方が大切です。・そもそもどんなシステムにしたいのですか？・現場の先生たちとコミュニケーションが充分にとれていますか？・トピ主さん退職後も運用できますか（運用できそうですか）？

トピ内ID：7109508003

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ありがとうございました

♨

園文庫担当トピ主

2015年03月29日 15:55

ひろ様、ぺりえ様、ありがとうございました。いただいたアドバイス、園長先生に相談してみたのですが・・・許可いただけませんでした。ノートの内容は入力し終え、元のコーナー色と新たに決めた（一部直した）コーナー色も入力し、並び替えて印刷したので、これからそれらの絵本がちゃんと残っているのかのチェック作業が始まります。明日明後日は私は休み番・・・4月1日から忙しくなりそうです。園長先生には「あなたが使いこなせても次の担当者が使いこなせるとは限らない（私はマクロ・関数・フィルタ機能を何とか使える＝作れる）。新年度が始まると補佐に入ってもらう時間も増える。5月の連休明けには園文庫の貸し出しを始める。在庫チェックとコーナー色分け直し作業だけでも時間が足りるかどうか・・・」と言われました。後出しですが、私は「勤務時間の半分はクラスの補佐もしているため充分に園文庫に時間を取ることができません（免許所有者です）許可を得て一昨日までに300冊ほど絵本を処分しました。最終的には1000冊程度に収める予定です。同じ本が複数ある時のみデータに冊数を、絵本に番号を記入する事にしました。

トピ内ID：5637205275

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絵本を知る

😨

昔のカルディコット

2015年04月02日 10:33

園児がどれだけいるのか知りませんが、その量だと、きっと本を選べ出しにくいですよね。絵本を勉強していくと、売れれば良いだけの本やちょっとした刺激ウケ？だけなものが結構あり、出会ってほしい絵本が埋もれている、このような文庫が多いのが現状、これはもったいないです。そこは先生や大人が本を作品をあまりに知らないから、おそらくただ増えてしまってるだけかも。お話しの中身や作者、芸術作品として少しでも絵本を知り触れていれば、文庫はこのようになりにくい。

トピ内ID：0555318956

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新年度ですね。エールです。１

ぺりえ

2015年04月02日 15:12

トピたて→1,500冊分の入力→園長先生に相談→残念な結果をきちんと報告、行動力のあるトピ主さんなので、がっかりしてるかなぁと気になり、出てきました。園長先生への相談内容が明記されてないのですが、「通し番号」と「園文庫ノート（大学ノート）のExcel化」が中心になっていませんでしたか？先のレスの最後の4行は、トピ主さんがやろうとしているのが、業務改善にあたると思ったからです。スタート前に準備することの方が大切です。　→　現状把握と目標設定・そもそもどんなシステムにしたいのですか？　→　目標（あるべき姿、理想像）・現場の先生たちとコミュニケーションが充分にとれていますか？　→　共通認識・トピ主さん退職後も運用できますか（運用できそうですか）？　→　脱・属人化、業務フロー作成現状とあるべき姿のギャップを解消する「手段」の1つが、今回のexcelです。また、このギャップが「問題」とも言われますが、立場によって変わってきます。すみません、続きます。

トピ内ID：5780633603

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新年度ですね。エールです。２

ぺりえ

2015年04月02日 15:12

続きです。トピ主さんの例では、・保護者：「未返却だから貸さない」って対応は難しい・園児：貸出日じゃないのに勝手に借りた（持ち帰った）・歴代担当者：「新しい絵本を購入した→こないだ処分した絵本のコーナーに混ぜよう♪」現状で誰も困ってないですよね。 Excelにすれば全ての問題が解決するわけではないのです。じゃ、どうすればいいかって？まずは、チェック作業をしっかりすること。現状把握につながると思います。次は、運用を含めた「仕組みづくり」です。他の方のレスにもたくさんのヒントがあります。業務改善については、「業務改善失敗」「業務改善抵抗」等で検索してみてください。事例の中に、思い当たることがあると思われます。応援しています。

トピ内ID：5780633603

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ありがとうございました（報告）1

♨

園文庫担当トピ主

2015年04月30日 11:00

新しくレスを下さって皆さん、ありがとうございます。お返事が遅くなって申し訳ありません。その後の園文庫ですが、番号をつけたり技術や手間が加わるデータ化については許可が出ませんでした。ぺりえさんが仰るように、けっきょくは「誰も困ってない」の一言に尽きると思います。言わせてもらうなら「園文庫担当になった職員がチェック作業の時に困る」のは事実なんですが、それは私が簡単なデータを作り、あいうえお順に並び替えたことで解決したことになります。データと在庫の絵本の照らし合わせでは棚一段分の絵本をあいうえお順に並び替え、手元のデータと照らし合わせる。同時進行でコーナー（色）のテープを貼っていく。最終的に1000冊弱に減らした絵本ですが、データにあっても棚にはない絵本、絵本はあるのにデータがない絵本があり、仕方ないのでノートに書き込み、帰宅後にデータ入力・・・と、なかなか終わりが見えてきませんでした。

トピ内ID：5637205275

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ありがとうございました（報告）2

♨

園文庫担当トピ主

2015年04月30日 11:00

つづきです作業をしてると子ども達が興味を示して寄ってきて「お手伝いしてあげようか？」と言ってくれたので、担任の先生の許可を得てお願いしたら「絵本当番だ～♪」と、毎日数人が手伝いに来てくれるようになりました。チェック済みの本にテープを貼って棚に戻してもらう。色を変更する本の古いテープを剥がしてもらう。題名を言えば探してくれ、助かりました。子ども達は「自分達が一緒に作った絵本コーナー」って感じてくれ、シリーズものの本の存在やサイズを揃えて入れると棚がスッキリすることにも気づいてくれたようです。子ども達と一緒に作業する様子を見ていた他クラスの子どもや先生方が変わってきました。修理が必要な絵本を入れる箱を作ってくれました。破れた絵本と病院の図を色画用紙で作り、段ボール箱に貼ったものです。絵本コーナーの壁面環境を作ってくれました。可愛い動物達が楽しそうに絵本を見ていて、「えほんをたいせつにしようね」の文字つきです。園長先生はフワフワのマットを買ってくれ、絵本コーナーに敷いてくれました。あと1段で終了です。素敵な絵本コーナーになりそうです。

トピ内ID：5637205275

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ACCESSでの文庫管理１

😀

2015年12月18日 10:37

解決されているようですので，以下は参考程度で・・・。私の園でも絵本をノートの管理からアクセスにしました。さて，私は事務担当で実際の運用は先生がするという前提です。初心者が運用するのには最低限の手順と操作がカギとなります。フローのヒントを。メニュー画面にはＡ，図書入力　Ｂ，印刷　のみです。１，Ａから，自動通番振り，番号区分等，書籍名，購入年月日（アクセスなのでカレンダー表示ができます）の入力２，Ｂから現存図書一覧の印刷３，印刷した用紙で年末の図書チェック４，Ａで，廃棄年月日（この時点でリストから自動で非表示）の入力５，Ｂ，現存図書印刷で最新の一覧を印刷

トピ内ID：6038054635

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ACCESSでの文庫管理２

😀

2015年12月18日 10:37

アクセスですと，自動ソート・シリーズ本の分類が予めソートで仕込んでおけば印刷ボタンを押すだけで自動でできます！区分振りに最終番号の確認用サブフォームが必要ですが，ただの表示だけなので操作はありません。データベース化は許可されなかったみたいですが実際にサンプルを作って園長先生に操作して便利さを実感させてみて下さい。1000冊もあると，エクセル管理では厳しいでしょうし。現在作ってあるエクセルのデータをインポート出来ますし，チャレンジしてみる価値はありますよ!

トピ内ID：6038054635

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