会計ソフト入力の仕方の教え方マニュアル作成

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（トピ主 1 ）

もちこ

2015年04月21日 16:22

仕事

　経理経験のないまま今の会社で経理をはじめ、前任者もいなかったため、過去の情報を見ながら経理をやり約10年の30代後半事務員です。昨年関連会社の経理の方の退職に伴い、その会社（以下A社）の経理も見ることになりました。会計ソフトへの入力までです。特に引継ぎもなくA社の入力もやっていましたが、この度めでたく後任の方が決まることになりました。コネ入社ですが、社長いわく優秀な方だということ、経理は初のようで40代前半女性です。

　請求書、注文書の作成・整理などの業務は無事に引き継げたのですが、会計ソフトへの入力が引き継げません。パソコンはできる方ですので、基本先月と同じように今月の数字を入力すればいいですよ、と言ったのですが、マニュアルが欲しいとのこと。私も勉強不足でして、どのようにマニュアル化すればいいのか分かりません。アルバイトに手伝いを頼むときは上記のように、先月と同じように入力して、で通じていたのですが、それが分からないという方へはどのようなマニュアルを作ればいいとおもいますか？

　会計ソフトの入力の仕方の教え方、マニュアルの作成方法を教えてください。

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そのまま作ればいいのでは

🙂

おっちゃん

2015年04月22日 11:19

「先月と同じように今月の数字を入力すればいい」とおっしゃっているのですから、先月のものを例にして、入力の仕方をマニュアルにすればいいんじゃないですか。難しく考え過ぎです。

トピ内ID：9487247622

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大きな流れと詳細で正確な情報

いけいけ55

2015年04月22日 11:19

両手に余る会社で働いてきたので、マニュアル作成は結構な頻度でこなしてきました。まず、必要な情報は大まかな全体図と詳細で正確な入力結果です。ソフトの立ち上げから入力、そしてログアウトまで（端末の電源OFFまであるならばそれも）含めて出来れば１０過程、多くても２０過程くらいのおおまかな流れ図を作って下さい。いきなり作れないのでしたら、逆にあなたが考える詳細な作業過程を書き出し、それをグループ分けする、というアプローチもあります。必要な工程が漏れないのは後者の方です。すごろくのようなものを想定して下さい。次に、各過程の詳細な作業内容を記載します。画面コピーを多用するといいです。（撮り方はわかりますか？）また、間違えた場合、どんな作業をして、どこからやり直すかも記載しましょう。これとは別に日次、週次、月次、年次で入力する伝票、情報とそれらを入力した結果一覧（会計ソフトですから、入力結果レポートがあるでしょう）を対応させたものを用意します。会計知識のない人でしたら、新しい取引の勘定科目については誰に聞いたらいいかといった情報も必要です。

トピ内ID：8814808326

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画面コピー

つつら

2015年04月22日 12:58

例えば伝票を入力するなら、目的のメニューにたどり着くまでの説明文と、実際の画面で入力する項目、ボタン操作順などを示してあげるとよいです。伝票はスキャンでとり、画面はスクショで。あとはワードなどで取り込んでマニュアル作ります。

トピ内ID：9824038745

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マニュアル作るより

弓

2015年04月22日 15:04

その会計ソフトのマニュアルが欲しいんじゃないでしょうか？家電で言うところの取り扱い説明書のような、ソフト買ったら一緒についてくる解説本とか。私はＥｘｃｅｌは一通り使えますが、他の会計ソフトとなるとやり方が違うし、「先月と同じように」ではわからないと思います。実際、テプラとかマニュアル見ないとわからないことだらけです。逆にパソコン出来る方なら、マニュアルさえお渡しすれば適当に使いこなしてくれそうな気がします。

トピ内ID：5008790525

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逆に

motti

2015年04月22日 16:09

その女性はプライドの高い方なのでしょうか。いちいち聞くのがイヤなのかな。「わからないところはどこですか？」と聞いてみたらどうでしょうか。正直、そんな簡単な入力について、「マニュアルがほしい」って、どれだけ能力が無いのって思います。会計ソフトへの入力だけと言うことは、会計士さんを別に頼んでいるってことですよね。トピ主さんに時間的に余裕があるなら、○○は○○費など、一覧表を作ってあげればどうでしょうか。それ以外は「わからないときはお電話ください。これ以上は会計士さんにお聞きすればどうですか」と突き放しても良いのではないでしょうか。

トピ内ID：2932928306

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まずは

のんのん

2015年04月22日 15:04

まずは簿記を覚えることが先決なのではないですか？経理の基本ですよね。

トピ内ID：4201609611

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トピ主さんは何がしたいの？

のとてす

2015年04月22日 16:09

トピ主さんはマニュアルが作りたく対象がWindows OS上の会計ソフトで、文書作成ソフトウェア(WordかExcel)が使えると想定します。キーボードのPrint Screenキー(PrtScとかのこともあります)を押すと画面全体のコピーが、 AltキーとPrint Screenキーを押すと今アクティブになっているウィンドウのが画像が取得できます。 (機種によってはFnキー等も必要なこともあります) WordやExcel(ペイントでもいいですが)で貼り付けをすると画面の画像がはりつきます。これを並べていけば、まぁまぁいい線になるのではないでしょうか。本質的な○○に入力する値は○○のように算出しますという部分を入れると冗長になりますが…。 (説明はこれを印刷して手書きでもいいですし) 会計ソフトの起動の仕方(デスクトップのアイコンを開いてとかスタートメニューから○○を開いてとか)も肝心な部分となります。トピ主さんがマニュアル作りが苦手(慣れていない)なのであれば、 >社長いわく優秀な方ということで、ご自分で作ってもらうのもアリかと思います

トピ内ID：9582615635

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トピ主さんは

💋

サンタナ

2015年04月22日 16:59

Officeソフト系は使えますか？私はWordで作りましたよ。 Windowsのバージョンが７ならスナッピングツールを使って画像を保存したりできるし、スナッピングツールがない場合はプリントスクリーン＋ペイントで画像作ったり出来るし。後はオブジェクトを駆使して完成かな。パワポの方がもっと作りやすいとは思うんですが、私はWordが好きなのでそれで作りました（好みの問題なのでお好きな方で）

トピ内ID：1740446881

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一緒に作るしかないかも

バロン

2015年04月22日 16:59

難しいですね。市販の会計ソフトであればマニュアルもあるでしょうが、そうじゃないんですよね？まずはその新人さんが何を知りたいのか、どういうマニュアルが欲しいのか確認してみては？マニュアル化の基本としてこの項目・機能は何のためにあるのか、何を入力するのか、意味を解説する事だと思います。全てを明記するのは無理なので、ここさえ抑えておけば、この意味が理解できていれば大丈夫だろうという所だけまとめる。そして基本以外の操作、処理をする事もあるなら、こういう場合はこういう理由で違う操作をするという事をよくある事例順にまとめる。トピ主さんも自信が無いのであれば、新人さんに教えつつ、一緒に相談しながら作っていくのがいいんじゃないでしょうか。あと余裕があるなら、経理の基礎知識、自社で使っている会計ソフトに似た市販ソフトのマニュアル本なんかを探して参考にしてもらうのもいいかもしれません。トピ主さんの勉強にもなるしマニュアル作りの参考にもなるだろうし。大変だろうけど、今後も役に立つ経験だと思うので頑張ってくださいね。

トピ内ID：8520085286

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やっていることの文書化

Mr.ますりん

2015年04月22日 18:20

ソフトにマニュアルがついてきますが、ご自分で操作していることを文書化したら良いのでは？サポート契約しているソフトだとその会社で丁寧に教えてくれます。

トピ内ID：5086448253

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簿記も未経験？

みき

2015年04月22日 18:20

会計ソフトへの入力、ということは仕訳伝票を入力するということでよろしいでしょうか。簿記も未経験だとしたら「先月と同じ」では難しいかもしれませんね。マニュアルは毎月発生する仕訳の画面のスクリーンショットを印刷し、注意点を書き込んで渡してあげたらいいと思います。勘定科目・補助科目・部門の使用方法の一覧もあればいいかも。決算時期の処理は税理士さんに丸投げ、ということであればこれで十分かと思います。

トピ内ID：3351417296

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うーん

まめりっこ

2015年04月22日 20:51

経理未経験ですか。難しいですね。その人は「間違えたらいけない」という気持ちがあるのかもしれません。毎月決まった取引「しか」発生しないのであればいいですが入力方法の完全マニュアル化って難しいように思います。要は慣れだと思うので、まず一緒に入力作業して、メモしてもらえばいいのではありませんか。あとは仕入、売上、支払、費用振替、配賦など、よく発生する仕訳を自動仕訳（テンプレート）に登録しておき、それをプリントして「ここはこのキーを押す」「○○の請求書の金額を入力」とか記入していったらどうですか。うちの会計ソフトだと、前述の自動仕訳や毎月○日に決まった仕訳を予約登録できたり色々便利機能がありますので、ちょっと面倒ですが、色々調べて簡素化してあげるといいと思います。（もうしてあったらすみません）

トピ内ID：5527760438

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どちらの？

とり

2015年04月22日 23:56

ＰＣの操作なのか、入力以前、仕訳の方なのかＰＣ経験者、経理初心者ということなので、後者ではないかと思うのですが、まずはその辺をはっきりさせてから、対応するマニュアルを作ればいいと思います。因みに仕訳に関してはネットにも参考になるものがあるので、それに御社独特のものがあれば加えれば比較的簡単に作れます。ＰＣの方であれば、トピ主さんが作成するよりもソフトのマニュアル＋良く使う箇所に付箋にメモ書き等の方が良いのではないですか？私も初心者の方の指導をしていますが、売り上げと売掛金の違いやＰＬ/ＢＳ勘定の違いもよく解らなかったりする方も居るので、まずは解らない部分を明確にした方が良いと思います。

トピ内ID：9227264106

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付属の解説本でじゅうぶんです

🙂

パソコン初心者

2015年04月23日 11:38

家の会社は『弥Ｏ会計』を使用していますが、ハンド処理から会計ソフトに切り替えるときも、自分で解説本を読み、解らない時はサポートセンターへ聞くなりして、すぐに理解できました。ちなみに簿記は2級なので仕訳の原理がわかっていることもあり、パソコンには不慣れな私ですら、すぐに入力、さくさく出来ました。会計ソフトのシステム自体、とても便利で上手くできています。解説本はありませんか？それと『先月と同じように入力してください』で大丈夫だと思いますが？毎月数字が変わっても、勘定科目も登録されているでしょうから、あとはひたすら入力するのみ。馴れの部分も大きいと思います。

トピ内ID：0789230293

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新入社員が気に食わないというのは分かった。

気持ちは分かる

2015年04月23日 15:11

この一言によ～～く出ている（笑）。 >コネ入社ですがこのようなマニュアルを作ってみてはどうかな？エクセルへの入力を例とします。 1。A3セル:先月と同じように入力 2。A4セル:先月と同じように入力 3。A5セル:先月と同じように入力 4。A6セル:先月と同じように入力はぁ、疲れた…。これを入力すべきセルの数だけ書き連ねて、「マニュアルです」と言って渡す。これで主の責務は終了です。必要なのは根気かな（笑）。

トピ内ID：7954030745

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どの程度解らない？

仕訳

2015年04月23日 16:34

会計ソフトを組んだ企業がセミナーをしてくださったりはないのですか？それとも市販ソフトなのですか？私の職場だったらソフト会社作成の他レスにあるようなマニュアルがあったりですけど。仕事の一部で、各種書類から伝票おこして仕訳おこして会計ソフトに入力することあります。後任の方がもってらっしゃらないなら簿記３級取得してもらうのが結局は早いような気がしますけど。３か月も学習すれば充分合格可能かしら。今からなら１１月検定ですよね。でも６月申し込みも間にあうかな。後任の人がどれくらいできるかによるかしら。これを機会に取得しておけばその方の自信や力にもなるだろうし。簿記初歩を理解してもらえたらあとは、勘定科目コード表があれば総勘定元帳など過去資料で入力は可能と思いますが。でも後任の方が慣れるまではとりあえず仕訳帳か月次４表チェックはしたほうがいいかもしれないかな。ただ出来上った帳簿から単に入力のみをこなしたらいいのだったらそうでもないけれど、後任さんが仕訳おこすならそこが間違ってたら困るでしょ。

トピ内ID：9856819601

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経理経験０だったものです。

🐱

ぺこ

2015年04月23日 18:38

前任者も辞めていず、何も引継ぎがない中、2年前に経理経験０で　働く事になったものです。事務所には私一人しかいず、簿記も全く知らず、最初は青くなり、できるのか自信もなかったのですが、担当税理士さんが親切丁寧に教えて下さり、現在に至っています。会計ソフトは　ページの開き方と　紙ベースの物を　どこに（どこから）打ち込むかが分かれば　何とかなるのかなと思います。私は前年度の打ち込んだものを　何ページかコピーを取り、それを見ながら打ち込みました。会社のお金の流れはある程度前年度と同じではないですか？後、細かい点やわからない点は税理士さんへ電話をして　相談にのって頂きました。担当税理士さんが無知な私に対しても　馬鹿にすることなく、親切丁寧に教えてくださったので　とても感謝しています。色んな税理士さんや会計士さんがいて、やり方も違うようですが、会計士さん等のフォローはどんな感じですか？

トピ内ID：7355184711

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科目と仕分け

泥熊

2015年04月24日 10:34

会社によって科目とかが違っていたりするので通常使う科目と入力内容をプリントスクリーンjpeg保存してエクセルで検索出来るようにすればいいんじゃないかな？後は振替伝票の入力方だけでいいでしょう

トピ内ID：1003590856

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ご回答ありがとうございます

もちこトピ主

2015年04月24日 16:58

皆様ご回答ありがとうございます。まず引継ぎ者はパソコンは使えるので、特に通常と違ったソフトではないため軌道の仕方や修正の仕方がわからないのではないと思います。ソフトのマニュアルはもちろんありますが、読んでも分からないようでそもそも何がわからないか私が全く理解できないのが問題なんだなと思いました。本人も何がわからないのかは伝えられないようです。簿記未経験なので、仕分けの仕方が分からないとは思いますが先月と全く同じ仕分けで問題ありません。（なにか問題あれば月一の税理士の監査で訂正します）まずは簿記３級の初心者向けの本でも読んでもらった方がいいのかもしれませんね。

トピ内ID：5740973258

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思い出した

💋

サンタナ

2015年04月25日 10:49

私も経理未経験でソフト使った事があります。ソフトの使い方自体はわかるんですが、仕訳がわからなかったです。貸し方・借り方がどちらがどちらかもわからず。その上勘定科目も意味を知って覚えるまでに時間かかりました。そうか、それならＰＣでマニュアル作るよりも先に経理・簿記の基礎からやらないとダメかもしれません。私も初心者向けの簿記や経理の本買って勉強しました。トピ主さんの方法で良いと思います。ExcelやWordを難なく使える人ならソフトの使用方法にそれほど戸惑う事もないでしょうし。

トピ内ID：1740446881

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