退団するかどうかの意思確認の文章（ミニバス）

はじめまして。 娘が去年よりミニバスをはじめ、私もコーチとして団に関わらせていただいています。 発足して２年目。 ありがたいことに子供達の人数も増え、連絡事項を伝えるのに口頭では難しくなってきたので お便りを出してお知らせをしています。 そこでみなさんのお知恵をお借りしたいのですが、やはり中には練習に来なくなる子供が出てきたので 1今後どうするのか（退団するのかどうか） 2退団するのであれば退団書を書いて提出してほしい という内容を次回出すお便りに記載したいのですが、どうもいい文章が思いつかず。 みなさんのアドバイス、ぜひお願いします。