カラオケパーティーの幹事

よろしくお願いします。 今度、女友達6人ほどでカラオケ屋で集まることになりました。 過去に似たようなメンバーで3回ほどやっていますが、いつも私がまとめ役で店の予約や都合伺いなどをしています。 何度かやってきたゆえに、今度はどうしたらスムーズにいくか？と考えております。 というのも、どうしても全員がフリータイム開始時間に集まらない、遅れてくる人がいるのです。事前に「その日は午前仕事だから午後から行く」などという場合はもちろんそれでも良いのですが、寝坊で1時間の遅刻とか、もともと開始時間に来る気がなく3時間くらい後に現れたり。長い付き合いなのでそういう子に対して皆諦めて何も言いません。誘わなきゃいいのでしょうが、私以外のメンバーでその子と仲のいい子が声をかけたり、今更外せない雰囲気です。 そこでお聞きしたいのが ・店に予約する時には、たとえば「6人で予約、もしかしたら途中から1人増えるかもしれない」と言わないといけないものですか？今までは全部伝えていましたが、複数人いると説明が面倒です。 ・面倒なので、できるだけ全員が開始時間に集まってほしいのですが、事前にどのように言えばスッキリ集まれるでしょうか？私はそういうことを言おうとすると、今までの蓄積もあり、ガミガミ「絶対時間厳守ね！」みたいな言い方をしてしまいそうです。もうちょっと賢い立ち回り方をしたいのですが、、 お知恵を貸してください。