ファイリング、書類の整理の仕方教えてください

レス19

（トピ主 0 ）

もうだめだ

2006年03月25日 10:43

話題

私の家の机の上は書類の山がいくつもできていて、とうとうその一つを猫が崩してしまいました。床にバサ－ッと散らばる書類（私にとっては）に、しばし呆然。。。

いろんな種類の請求書、銀行からの口座残高の毎月の通知、手紙、とっておかないといけない書類、いつかきっと必要になるけど今は必要無い書類、記事、論文のコピー、書きかけの／だった手紙、手許においておきたいカタログ、ｅｔｃ。。。何がなんだか。。。

確かに書類を入れるひきだし箱？はいくつかあるのですが、納まりきらず、とりあえずその横に重ねはじめてしまい、山がいくつもできるまでになってしまいました。
ファイリング、書類の整理の上手な方、是非アドバイスをいただけませんでしょうか。

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ファイルノート

ぎんねこ

2006年03月27日 17:02

書類は全部必要なものというわけなら、文房具屋さんに行って、透明なファイルでできたファイルノートやホルダーを購入します。まず、書類、領収書の類は要る物と要らない物に分類して、要らない物は破棄。要る物を各関係ごとにグループ分けします。プリントや書類は、グループごとにアップデート（日付順に並べる）に並べ替え、ファイルノートにグループごとに入れていくのです。何の関係か、見出しをつけておけば、必要な時に取り出せます。領収書の類は、家計簿用の閉じるファイルノートやホルダーがありますので、それで保管。論文や書き損じのお手紙は、必要なものは綴じて置けばいいのではありませんか。後は、本棚や棚に、ファイルノートを並べておくだけです。ただ、このやり方は、家庭用のやり方なので、本格的なファイリングなら、図書館で見る引き出しのようなものに、ホルダーに挟みあいうえお順に並べると思います。家庭では三年使わない書類は破棄してよいものらしいです。

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すぐ捨てる、とりあえず入れる場所を作る、立てて収納

れい子

2006年03月27日 19:16

私は何枚かのクリアフォルダ（Ａ４)と、それらを立てることができるファイルボックスを用意しています。請求書や、光熱費や銀行などの通知は、ジャンル（会社）ごとにクリアフォルダにとりあえず放り込みます。仕分け不可能なものは「とりあえずボックス」とでも言うようなプラスチックのボックスにとりあえず放り込みます。そして、休日など何もすることがない時に、一気に整理するのです。請求書や通知は年度ごとにホッチキスでとめて、古いものは捨てます。ハガキは無印良品のＡ４サイズのクリアファイルがたくさん入る上に場所も取らなくておすすめです。コツは、ダイレクトメールでも何でも届いたらその場で読んで、不必要ならその場で捨てること。かさばらないように、折ってあるものはきちんと伸ばすこと。重ねずに立てて収納すること。書類を入れるレターケースはおすすめしません。大きくて場所を取るばっかりで、収納力はあまりないからです。私がそうやってなんとかスペースを確保しようとしているのに、夫は請求書も何もかも食卓に「重ねて」置いているので、すごいストレスです。でも注意すると逆切れするし……。

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合うかどうかわかりませんが

ぬらりひょん

2006年03月27日 22:25

昔読んだ「超整理法」という本の中の簡単整理法を。Ａ４サイズの入る封筒をたくさん用意します。（使用済みでＯＫです）１枚の封筒に１テーマの書類を入れます。（銀行の明細で１つ、論文のコピーで１つという感じ）その封筒の端っこに縦書きで内容を書き、立てていきます。封筒を出したら必ず右端に入れていきます。すると右側に使用頻度の高いものが集まります。左端にあるものは出していない＝使用頻度が低い、または不要ということでここから整理していきます。とりあえず書類をまとめ、分けていく所から始めましょう。頑張ってください！

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捨てられない？

じゅじゅ

2006年03月27日 23:56

捨てられずに溜め込むタイプですか？まず銀行の口座残高の毎月の通知とのことですが、家用として届かないんでわからないのですが、ネット銀行？自宅で会社の経理をしていますが、通帳のない当座預金のハガキはファイルに、ハガキ到着はかなり先になるので、その日のうちに会計ソフトで打ち込み。　請求書、これは請求書だけの保管箱を用意し、入れる。支払い済めば、捨てる。もし、保管したいなら、項目別にクリアファイルを用意するか、分厚いクリアファイルで、項目ごとに仕切りを作る。　個人用は家計簿はつけず、通帳があれば、光熱費もわかるし、カードも残高心配するような使い方はしないので、通帳保管が過去のデータの目安です。　手紙、記事なども、別々にファイルを作る。私も年賀状は、ハガキ専用ファイルで、会社、親戚、友人とかに分けて保管。毎年年賀状出す前に一言書く場合にもチェック出来ます。せめて一年に一度は、必要かどうか、チェックすることです。　カタログは期限を過ぎたら雑誌処分と一緒に廃品回収です。　Ａ４が立てれる棚と小物整理が出来る引き出しがあれば、後は気持ち次第だと思いますよ。

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ある程度いい加減に

整理べた

2006年03月28日 00:00

几帳面にきちんとやったって駄目です絶対長続きしませんからどの書類がどこにあるのか，自分が分かればいいのですある程度いい加減で結構ですよ細かく分類すると逆効果です私は，封筒やボックスファイルを使っていますファイリングするというよりは，そこに突っ込むという感じですずぼらな人間はファイリングのために穴を開けるのもめんどくさがりますからね

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分別

洸

2006年03月28日 12:40

全部種類別（ものによっては五十音順・日付順に細分類）に分けるもう一度必要な書類かどうか考えるカタログはwebで確認できるなら破棄する正式書類形態でなくて良いならpcに取り込む同系統のファイルで綴じるサイズが違うが同じ分類の書類はインデックスで分けるこんな感じで必要な物だけにする癖をつけると整頓しやすいですよガンバレー

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クリアーポケットファイル

もなみ

2006年03月28日 13:41

クリアーポケットファイルってご存知ですか？ 1冊のファイルですが、各ページが透明のビニール袋になっているんです。たとえば、普通のリングファイルだと、サイズの違う書類を1枚1枚パンチで穴をあけてファイルしないといけないし、時間がたてば穴がちぎれてしまったり、見出しをいちいちつけたり、とか何かと面倒ですよね。でも、クリアーポケットファイルなら、例えば税金関係のポケット、公共料金関係のポケットに大別して、そのポケットの中に領収書とかどんどん入れていけばよいのです。普通のペーパーだったら結構収納力ありますし、ファイルのサイズをそろえてそれぞれに見出しをつけておくと、本棚にもすっきりおさまって見た目も綺麗だし、私は愛用しています。

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「誰が見てもわかる」が基準

まりこ

2006年03月29日 16:20

仕事柄、書類の整理はたくさんやりました。実は大好きです。整理方法に悩んだ時は「誰が見てもわかるようにするには、どうすればいいんだろう？」「後で見る時、どうしたほうが見やすいか？」と考え、それを基準に整理してきました。私（サラリーマンの専業主婦）は、「請求書」「保険」「契約書」「家計簿」とジャンル別のファイルが棚に並び、過去の物や細かく分ける必要がない物は、箱に入れ、ラベルを貼って保管。すぐ整理するのが面倒な時や分類不可の場合、一時的に入れる箱「保留BOX」を作ってます。例えば請求書なら、クリアファイル（ポケットに書類を入れていくタイプ）の"ひとつのポケット"に電話代の請求書を1～12月迄入れ続けます。１年経ったら、ホッチキスでとめ、他の請求書と一緒に袋（2006年分と書く）に入れ、過去請求書の箱に入れます。数年経ったら、シュレッダーで処分。ただし会社（自営も?）の請求書は、保管期間が法律で決まっていたと思います。

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トピ主です。ありがとうございます。

もうだめだ

2006年03月31日 09:07

多くのアドバイスと励ましを頂き、本当にありがとうございました。皆さんがお勧めしてくださっているクリアファイルを買ってこようと思います。今度の日曜日に整理しよう、来月の連休に、そうだ、今度の夏の休みに、来年の正月休みに、、、と先延ばしをさらにのばし、床に散らばった書類には２００４年のものまで入っていました。ここまでほかっておく自分に嫌気がさします。この嫌気をバネに、目の前にある山を征服したいです。そこで又御質問なのですが、新聞の切り抜きや、雑誌のコピーなど、どのように整理していらっしゃいますか。健康、栄養、料理、など項目を作ってノートに張り付けて、と考えるのですが、マメでない自分がどこまで続けられるか、不安です。

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穴あけパンチと綴りひも

あやや

2006年04月01日 10:26

安上がりなのは穴あけパンチとつづり紐ですね。いらなくなったら、そのまま捨てれますし。我が家の請求書は、そんな感じで、つづってますね。取扱い説明書などは、クリアファイル（40ポケット）にすべて入れてます。重要書類は、クリアファイル（40ポケット）紙・小物類はA4のプラスチックの事務収納ケースに分けていれてますねいちど100均一で、クリップや収納ケースなど購入されてみては？

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横ですが

切り抜き魔

2006年04月01日 23:48

　トピの下の小町内関連トピックスを見てびっくりしました。「雑誌の切抜きはどのように保存していますか」のトピ主は私です。　今の今までトピが記載されていたのを知りませんでした。トピを送信後何日間かは隈なく見たつもりでしたが、私の不注意でした。レスをしていただいた皆様、申し訳ございません。　へんしゅうさま、にしこさま、まなみさま、暇人さま、ホランドさま、Ｈさま、ありがとうございました。もう２年近く前のことですが、これを読んで下さっていたらいいんですが。　今からでも参考にさせていただきます。　トピ主さま、このトピを立ててくださったので私の不注意に気づきました。御礼申し上げます。私のトピもよろしければ参考になさってください。　しかし、いまだにＰＣ超初心者の私ですが、スキャナーに取り込むということは、パソコン教室に習いにいかないとできないことでしょうか。

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二度目の投稿を読んで

かめにゃん

2006年04月02日 14:01

私が、トピ主さんと一緒なので、あえて申し上げます。切抜きをして、整理したところで、それ、活用なさいますか？なさらない確立のほうが、かなり高いと思いますよ。そんなに幾つものジャンルではなく、本当に興味があること、に絞りましょう。あとは、切り取らず、必要な情報を一冊のノートに自分の手で書くことです。＞いろんな種類の請求書、銀行からの口座残高の毎月の通知、・事業をなさってるわけではないのなら、一年以上前のものは捨ててください。＞手紙、・ＢＯＸを作ってください。＞とっておかないといけない書類・クリアファイルに＞いつかきっと必要になるけど今は必要無い書類、・捨ててください。今、必要ない書類はずっと必要ありません。書類というのは、書式が変わっていくものです。＞記事、論文のコピー、書きかけの／だった手紙、手許においておきたいカタログ・積んであったということは、これから先も見ることはないでしょう。世の中の流れが早い時代、必要な情報でなくなってる可能性も高いです。とりあえず、今までのものは捨ててください。私もこれを実行し、その後の心構えで、書類の山から脱出しました。

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切り抜きについて

ぬらりひょん

2006年04月03日 15:41

トピ主さんのレスにお答えします。新聞や雑誌の切り抜きこそ、クリアファイルを使うとよいです。ノートやスクラップブックに貼り付けるという行為は溜めてしまうとかなりの時間と労力を要します。私も昔はマメに貼っていましたが、今はクリアファイルです。「１つのテーマごとに１冊のクリアファイルを作って、１ページごとに１枚の切り抜きを入れていく」「ファイルは大まかに分類して１つのテーマを１ページに入れていく」と、いろんな方法があると思います。私は後者で「行きたい店」で１ページ、「欲しい化粧品の切り抜き」で１ページという感じにしています。あと、料理レシピはハガキ用のホルダー（１面に４枚入るもの）を使っています。不要なものはどんどん捨てていくので、貼り付けるより便利かなと思います。とりあえず分類する所からですね！

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切り抜き・ノートへの貼り付けは・・・

ありあ

2006年04月04日 11:41

ノート等への貼り付けは、ひと手間余分にかかる分、面倒くさがりの人には多分に続かないです。情報管理で同じシステムが続かないのは、情報収集をしていないに等しいくらい致命的なので（取り出したいときに取り出せない情報はないのも同じだから）ずぼらにできる部分はずぼらにするに限ります。一番いいのは、electronic copy があるものはそれで保存することだと思いますが（バックアップを忘れずに）私の場合は、ペーパー版しかないものは、マニラフォルダーにはさんでいます。結構な量になるようでしたら、簡単なデータベースに日時、出典、キーワード、ファイル名に保存箇所を記録しておけば、必要なものや関連モノをすぐに見つけることができます。私は明細などの整理もマニラでやっています。それを大まかな分類（保険・銀行・クレジット・車、など）で複数のマガジンファイルに縦置きで入れ、キャスターつきのカートに引き出しのように並べています（マガジンファイルの背中にはラベル）。カートにおいているのは1年分で、古いものはその年のマニラフォルダごと、押入れの別ボックスにアーカイブしています。

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全般的に、しまい下手ですね？

とろ

2006年04月04日 14:50

レスを読んで感じました。私がそうです(笑) お仲間なら、いきなりファイリングは止めた方がいいかもしれません。今度はファイルの中身がわからなくなる、またはやらなくなる可能性大だからです。書類に関してはステージ制をお勧めします。１）まず手もとに来たものを月別のみに分類しておきます。（深めのレターケースやファイルボックス等）捨てる、と判断できるものは捨てます。本当に大事な書類はその場でファイルします。２）２～３ヶ月に１度整理します。保管の不要なものを振るいにかけます。３）半年後には、かなり減ってますから、本当に保管する必要のあるものを分類別にファイルします。あとに残ったものは不要な物と判断できます。入れ物は６個必要ですが、中身が少なくいつのものか判るので取捨選択の判断がしやすくなります。いきなりファイルすると、いらないものにスペースを使いっぱなしになり、分類もあやふやになって結局どこヘしまったか判らなくなり大騒ぎすること数え切れず･･･苦い経験から思いつきました。その場ですぐキッチリ出来ない自分には、この方法がベストです。

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切り抜き魔さんへ

じゅじゅ

2006年04月04日 16:07

スキャナのことですが、説明書見れば大丈夫だと思いますよ。何事も勉強と思うなら、取り扱い説明書を見ながら自分でやることです。それでもわからない場合はサービスセンターなどに聞くなりしましょう。　料理のレシピですが、もしそれを台所で使いたいなら、バインダーとバインダー用のクリファイルをセットすればいいと思います。使いたい料理だけ外して使えば、ファイルに入っているので、少々の水ハネとかも大丈夫です。ネットで見つけたレシピもA4に印刷してファイルしておけばいいですし、画面上で済むものと、実際手元で見たいものとの分類も考えましょう。

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なんでも捨てれるようになった

かまきりん

2006年04月04日 17:41

>新聞の切り抜きや、雑誌のコピーなど、どのように整理していらっしゃいますか眼に浮かぶ。というか骨身にしみてよく分るやろうという心意気はわかります。ですが、今までそれらを活用した事はどれくらいありますか？活用しているのなら、整理方法は自ずと分るはずです。「使いやすいように整理する」整理方法が先ではないです。あくまで使いやすさが先多分、雑誌のコピーなどを切り抜いて終わり。せいぜい忘れた頃に見て「いつかやらなくちゃねー」で終わり自分はそうでしたどうせ使わないなら、やめなさい 1年経っても見ないと少しでも思ったら捨てなさいあなたには（私と同じで）きっちりした整理整頓はずーっと無理ですこのようなタイプの人は「投げ込み型」でやるといいそうですなるべくたくさんの棚のある書類ケースなどに、マジックで分類を書いて、それを書類を一番分類しやすい所（ここ重要）に設置してください自分を変えるのではなく、自分のままでやりやすい整理方法を模索してください背伸びをすると失敗してまた自己嫌悪になりますよー

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私の場合

くま

2006年04月04日 22:01

書類などの整理・新聞の切り抜きの仕方ですが、私はpdfファイルにして、パソコンで管理します。もう十数年分の蓄積があり紙で探すと切り抜きした書類が何処にあるのか解らなくなってしまうのです。今は昔と違い 1.0TB(１テラバイト)の外付けHDDでさえ、 8万円ちょっとで購入できます。 (先週末数台あったHDDを一つにまとめてスッキリです。）電子ファイルにすると、ファイルに含まれる文字列などをキーワードに検索機能を使って必要な資料が探せ出せますし、紙と違い、劣化(折れ曲がったり)しません。パソコンを使われる方ならば、オススメですよ？

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じゅじゅさん、ありがとうございます

切り抜き魔

2006年04月06日 16:25

　切り抜き魔です。じゅじゅさん、貴重なご意見、ありがとうございます。　何か始めるとき、いつも習いに行かなきゃ、とばかり思っていました。今度は説明書を読んでやってみます。　また、クリアファイルでバインダー用のがあるのですか。それだと取り外しができていいですね。手元用と画面上と資料を分ける、今まで思ってもみなかったことです。さっそく実行に移します。　トピ主さん、場を借りて失礼致しました。

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