もらった仕事のマニュアルを自分なりに工夫すること

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🐶

曇り空

2019年04月27日 15:45

仕事

転職して新しい職場で働き始めました。

仕事は事務職です。初日にマニュアルをもらい、そのマニュアルに沿って教えてもらいながら業務を始めました。

マニュアルに書ききれてないこと、マニュアルにないことはメモしてます。

アルバイトとして採用されてますが、「早く仕事を覚えないと」と焦ります。
上司からは「早く仕事をやるよりは、まずはゆっくり確実に仕事をしてほしい」と言われました。

もらったマニュアルについてなのですが、マニュアルには、業務に関しての全てのことがこと細かに書かれていません。それはどこの会社も同じことだと思います。

もらったマニュアルを、自分なり工夫して活用しやすくするのはokでしょうか？

具体的には、仕事の流れ順に切り貼りして作りなおしました。(その際、マニュアルのコピーを一部とってそのままファイルもしてます)

理由は仕事を早く覚えるためです。

このようなことを書くのは、教育係の社員の表情や口ぶりが気になったからです。

初日は右も左もわかりませんから、よしとして。２日目、上司が教育係の社員に、「どんな具合かな」と聞いており、そのあとの上司の言葉、「あの厚いファイルはＡさん(教育係の社員)が作ったの？」と聞いていました。私の席の近くでのやりとりです。それに答えて教育係の社員さん「簡単なマニュアルは作って渡しましたけど… 」

そのやりとりを聞いていて私は、「マニュアルを自分なりに工夫するのはまずいわけ」と感じてしまいました。

仕事を覚えるためにメモをとるのは当たり前だと思います。

もらったマニュアルはそのままにしておかないといけないものでしょうか？
今まで勤めた会社で、(正社員、非正規問わず)、マニュアルはありませんでした。
正直言って戸惑ってしまいました。

教育係からしたら、気にいらないことでしょうか？

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会社にも依るけど

🐧

けちゃっぷ

2019年04月28日 10:38

　敢えて新人さんにマニュアルを改定してもらったりします。仕事が解ってる分だけ、ちょっとした言葉や手順が省かれてしまって、結局仕事をした事のある陽とにしか理解出来ないモノになってしまうからです。　一つの業務でも数年で廻し方は変わる事もありますから、新鮮さを保つにも新人さんの目で作成する事は有益だと思います。

トピ内ID：4348409349

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仕事が出来る人より、言ったとおりに動く人が好きな人たち

🙂

さすらいのメカニック

2019年04月28日 10:38

マニュアルっていうのはなぜあるか？と言えば、仕事が出来る必要はなく、言ったとおりに動く人が好きだからです。例えば・・・マニュアルをもらったけれど、明らかにもっと上手いやり方があったので書き換えるとマニュアルを作った人は気分を著しく害します。良いか悪いかと言えば、悪くはないけれど・・・って感じかな。まあ、どの組織にも、先ずは黙って言うとおりにしろ！と言う人はいます。最初は黙って言うとおりにしておき、慣れてきたら好きにするのが不要なトラブルを避ける世渡り術ってところですかね・・・そういう私も最初から好きにやるタイプなので今までの人生は決して楽ではなかったですけどね（笑）ちなみに、ウチの会社にはメモ魔がいますが、メモを取っていますが、殴り書きをしてるので役にたっていません。何でもかんでも詳細なマニュアルを作りたがるのでその程度のレベルの仕事にマニュアルは要らんでしょう・・・と言われています。ご参考まで。

トピ内ID：9624874965

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工夫は良いことだが、勝手にしてはならない

🙂

兼業主夫5年生

2019年04月28日 10:38

工夫することは良いことですが、その工夫した内容を教育係などに報告、連絡、相談（いわゆる、ほうれんそう）をしたのですか？勝手に変更した結果、トピ主がミスした場合、問題が大きくなりますよ。マニュアルを改善することはいいことです。ですが、「勝手に」したら駄目です。もしかすると「こうしないと、次の仕事ができない」という制約があるから、一見、間違った順番、効率の悪い手順になっていることもあります。なお、教育係も気分が悪いと思いますよ。勝手なことをされたのですから。

トピ内ID：9681038737

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マニュアルの内容次第で、評価は違うかな

😣

トマトラーメン

2019年04月28日 11:19

トピ主さんがまとめたマニュアルの内容が素晴らしく、今後も役に立つものと認められる物なら良い。でも、上司や先輩、指導係の人から見て、こんなにたくさんの紙を使って、細かくまとめるほどの仕事内容か？という場合は、トピ主さんがポケットに入る程度のメモ帳か持ち歩きに問題ないならノートに、さっと見て分かるような簡単な書き方で、必要に応じて見直しして覚えるように変える方が良いですよ。仕事のマニュアルの作り方の正解はない、できれば誰が見ても分かるように心がけることです。分厚い本のようになるまで、細かくまとめすぎたマニュアルを嫌う人もいるので、簡単なマニュアルを渡して、自分で補足してなんとか身につけてというのが、トピ主さんの今の指導係さんの方針でしょう。指導係さんがベテランでも教え方がマニュアルの順番がバラバラなら、自分なりのマニュアル作りに問題ないですよ。トピ文の、二日目には分厚いファイルができていたそうですが、そんなに空き時間があったのかなぁと気になります。仕事内容はそんなに難しいのか、どういう職種なのか教えてもらえると、回答される皆さんも答えやすいですね。

トピ内ID：3345139056

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まずいと思います。

🙂

きゃべつ

2019年04月28日 11:19

支給されたマニュアルは、会社の備品だと思われるので、勝手に改造してはダメだと思います。しかし手作りのマニュアルは完璧ではない場合がありますので、自分のメモが重要になります。そしてある程度仕事を経験すれば、マニュアルの足りない部分が見えてきますので、その時に上司に許可を得て修正するべきだと思います。マニュアルに直接メモを記入する場合は、鉛筆にすると後で消せるのでよいですよ。それにしても入社して２日目で手修正されると、作者の立場がないでしょうね。それはもっと相手の立場になって行動した方が良かったですね。

トピ内ID：6007987273

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いいですよ

🐴

猫小屋

2019年04月28日 11:45

念のためオリジナルをきちんと別に残しておけば大丈夫です。所詮　自分の言葉でまとめたものが　一番わかりやすいですから。

トピ内ID：8325122183

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深刻に考えるほどではないとは思います。

匿名

2019年04月28日 11:45

ただし、あくまで私の感覚ならであって、その教育係の人がどうかは別。そして、マニュアルと様々な職場で呼ばれるものも千差万別です。本来ならマニュアルは教育用に都度作成するものではなくて誰が教育係を担うにせよ職場が用意してあるもの＝誰もが共通認識できるもの… これが本来のマニュアルでしょうね。学ぶ方も人それぞれですからね。トピ主さんのようなものは中高生の学校の勉強でもする人はいますから。そのことに関する是非は別ですね。結果が伴えばどれも正解です。でももう少し幾つかの方向から物事を見てみませんか？トピ文の上司と教育係のやり取りは文章だけでは事実を単に伝えただけに感じます。工夫することそのものが悪いと思いません。でもトピ主さんが気にするのは『簡単なモノ』を『分厚いファイル』にしたから？私が指導係ならば、上記の中高生の話のようなケースで感じることと同じかな？まとめたり清書をして終わってしまって覚えられない子もいるからね。それと別に作成されるなら渡したモノと異なるモノを参照されるんだからその中身が間違いがないのか心配はするかもしれません。そういった指導する側・される側の間にもコミュニケーションは必要では？良く整理されて、口頭で補足された部分も良く分かるようにまとめられているなら問題ないどころか教え甲斐も感じてもおかしくありません。仕事の合間などで多少時間ができたときにでも、教わった内容の確認を含めてさらっと見てもらうのも良いかもしれませんね。そうやってコミュニケーションを取りつつ自分のことを理解して貰えばよいのでは？

トピ内ID：9731598920

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コピーして自分用に直すのが良い

🙂

チュン夫

2019年04月28日 12:33

もらったマニュアルはそのままにして使うのが望ましいです。ひょっとしたら、次に来る人が使うかもしれません。また、マニュアルでわからないことがある場合、作った本人が説明するので、あまりに変更していると、「なぜ、こう作ったのかな？」と、作った本人も分からなくなります。だから、自分がわかるようにするには、もらったマニュアルはそのままにしておき、コピーして、コピーに書き込んだり、切り貼りするのがよいです。マニュアルを自分用に直すのは良いことですが、それはとりあえずは自分専用としておきましょう。

トピ内ID：6023902862

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今必要なのは、スピードではなく正確であること。

♨

大福

2019年04月28日 23:28

文章から、気が急いているばかりで空回り、の印象を受けました。上司さんの言うとおり『早く仕事をやるよりは、まずはゆっくり確実に仕事をする』これが一番大事。多分、仕事っぷりが速くてもミス頻発なら意味がないのでしょう。少々遅くても、確実に100%の成果を期待されていると感じました。なので、現在はマニュアル改変は上司の期待ではありません。今有るマニュアルに記載のない事柄は、別にメモしておき、すべての仕事の手順を把握し切ってから、メモをマニュアル化する事を考えましょう。

トピ内ID：2610687488

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どのような状態のマニュアルか

🙂

マヨ

2019年04月29日 10:31

書き込みしても良いか、きいてみては？私の職場の場合は「新人にあげるもの」なので、自由に書き込んでもらって構いません。ちなみにコピー用紙に印刷した状態のものです。必要な時にまた印刷すればいいだけですし。冊子になっているものであれば注意が必要かなと思います。

トピ内ID：0642914660

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それはマニュアルなの？　あんちょこでは？

😝

ああ勘違い

2019年04月29日 11:05

＞そのやりとりを聞いていて私は、「マニュアルを自分なりに工夫するのはまずいわけ」と感じてしまいました。私の知る範囲では「マニュアル」は、個人的に改変してはいけないものです。マニュアルは、会社内の然るべき部署（何たら技術課のような）が作成し、関連部署で稟議されたものだからです（モノによっては関係当局の承認とかも必要だったりする）。なので、マニュアルにミスや問題が発覚したり、新たな追加や改定が必要となったら、作成した部署が改定原案を作り、稟議されて完成します。個人が勝手にいじることはできません。トピ主さんが言ってるのは、マニュアルじゃなくて、個人的な備忘録とかあんちょこの類じゃないのですか？

トピ内ID：5361136117

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自分メモ

🙂

雪見

2019年04月29日 11:05

・社員Aさんから貰ったマニュアル：マニュアル・トピ主さんが作ったもの：自分メモ　です。誤解されないようファイルの表紙に自分メモと大きくタイトルを書いておきましょう。

トピ内ID：2928228780

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1日だけで、アルバイトで、

💍

haru

2019年04月29日 11:05

1日経っただけでしかもアルバイトでそこまで分厚くメモしないといけないような仕事なの？ってビックリしたんじゃないですか？

トピ内ID：3206310945

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読み落としていたけれど

🐧

けちゃっぷ

2019年04月29日 11:05

＞具体的には、仕事の流れ順に切り貼りして作りなおしました。(その際、マニュアルのコピーを一部とってそのままファイルもしてます) 　オリジナルは残しているようだから何の問題も無い、寧ろ王道な方法だと思います。　自分の勤め先でも数年毎にある組織改編などで、廻し方自体変化しています。　手順書等も一度作ったから終わりではありません。

トピ内ID：4348409349

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マニュアルの話だった？

のとてす

2019年04月29日 14:23

上司の「厚いファイル」は「仕事の流れ順に切り貼りしたファイル」のことですよね。まずかったとしたら、オリジナルは取っておいてコピーを切り貼りすべきでは。 Aさん(先輩)の現在とトピ主さんのスタート時の、その仕事に対する理解度は違うのですから、スタート時のトピ主さんにはAさんの「簡単な」マニュアルは並び替えた方がよく思えたけれど、1週間または1ヶ月経ったトピ主さんから見たら、やはりAさんが最初に構成した流れの方が正しかったりするかもしれません。(ただどうしてもAさんのマニュアルだけでは足りない「理解の工程」は必要でしょうけれど) トピ主さんが現場で見て「まずい」と思った理由には、現場でしかわからない雰囲気があるのかもしれませんが、マニュアルを工夫していた時間は自由時間でしたか？総合的な理解をするためには先に学習しておいた方がトータルでは効率がよいにしろ、今すべきことはここにある段ボールを運ぶことだったりして、指示していないことで時間をつぶしていることを指摘されている可能性はないでしょうか。マニュアルを修正することは仕事時間ですることではない、といいつつマニュアルを持ちだすことは機密性の話の問題で厳しいこともあり「ではどうすればよいのか」ということになりがちですが。 Aさんがどう思ったかは、個人の性格やその時の機嫌によるものが大きいと思います。

トピ内ID：3467514401

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切り貼りはダメ

☀

ミスト

2019年05月01日 10:59

入ったばかりのバイトが、社員が作ったマニュアルを切り貼りして自己流マニュアルを見て仕事って、いいわけがありません。もし私が作ったマニュアルを新人バイトが切り貼りしたら、「重要箇所を切り捨てたんじゃないか？」って不安になります。いくらコピーを取ってあるといっても、仕事中に見るのはその自己流マニュアルですよね。それでミスしたら、バイトのあなたが責任を取れるのですか？手順が分かりにくいとしても、付箋見出しをつけるなり、マーカーで目立つようにするなりすべきだと思います。少なくとも切り貼りは不信感しかありません。

トピ内ID：5792808568

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マニュアル原本の改変は不可

☂

mugi

2019年05月01日 12:50

マニュアルに「なぜそうするのか」という根拠の考え方がある場合その考え方は変えてはならないものだと思います。作った先輩の立場を考えても、変えたものをおおっぴらに持っていると、いい気持ちはされないと思います。何だか、自分の仕事を否定されているようにも思えてきて。ですが、完璧なマニュアルは存在しないと思います。職場によってはケースバイケースの対応だって、あると思います。それは誰もマニュアルに書けない内容です。なので、マニュアルを基本にして仕事の流れを先輩に教わりながらマニュアルにない部分は自分でメモして、スムーズに仕事をできるようにするのがベストな対応だと思います。

トピ内ID：3881202860

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良いと思う

🙂

ニコ

2019年05月01日 12:58

マニュアルを自分の使いやすいように作るのは良いと思うし私もそうします。もし、何か癇に障る事があったのなら。。。。その作業をする事が早かったのかな？と。丁寧に作り直す時間を作るより覚える方が先というか。。当面はメモで乗り切って、慣れた頃に自分用に作った方が良かったかも？でも、気にする事ないと思います。相手が本当に何を思ったかなんかわからないですもん。

トピ内ID：9183474557

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問題ありません

🙂

京都のロッキー

2019年05月01日 15:31

前提条件として、その貰ったマニュアルは「トピ主さんが自由に使っていいものですよ」というものなら、切り貼りして前後を変えたり、より使いやすいように補足を足したりするのは、なんら問題ない行為だと思います。書かれてあるように、細かく記載されていないのであれば、「実業務に則すよう」に、自分でアレンジするのは良いことです。社員が言っているように「簡単なマニュアルは作って渡しました・・」とあるように、そのマニュアルは「簡単なもの」であって、ベテランが作るマニュアルの典型例なものなわけです。つまりベテランは分かっている分、端折って作られたマニュアルなわけで、未経験者からした相当抜けているものなんですよね。それを自分なりに、自分の業務、そして関係部署との関連を見極めながらマニュアルをアレンジするのは当然のことです。貰ったマニュアルなんて、その程度のモノだったわけで、新しい人用にはその都度出力してコピーを渡していると思いますから、いくらでも自分流にアレンジしたら良いです。たぶん、トピ主さんは仕事の覚えも早いと思いますよ。その「あんまり使えないマニュアル」を見て、「使える化」にしようとしているわけですから、普通の人の２倍は早く覚えることが出来るはずです。しかも「確実」に。どっちみちベテランはそのマニュアルなんて使わないんでしょうし、社員だって「とりあえず流れだけはまず分かってくれたらいい」程度しか思ってもいませんし、そもそも「簡単なマニュアル」なわけですからね。これが衛星を打ち上げるロケットの発射マニュアルとかなら、勝手にいじくることなんて出来ませんけど、そんなものじゃないですからね。

トピ内ID：1158657678

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マニュアル原本はそのままで

🙂

どぐう3

2019年05月01日 15:59

私は大昔にＯＬになった時の会社では「マイタスク」というものを渡されました。マニュアル原本とは別物です。自分の受け持つ仕事の一日、１週間、一か月、３か月、半年一年と仕事の流れを自分で理解したものを埋めていきます。次に託すものになるのですが、これがあったおかげでその後の人生で転職のたびに、自分用のマニュアルを作成して後進に譲ってきました。マニュアル通りですと細かい部分は補足が必要になりますよね。だからこその自分用のマニュアルなんですよ。ただし、原本はきれいなまま保存ですよ。必要部分をコピーして自分用に切り張りしてもいいとは思います。メモだって大事です。主さんがまじめにこの仕事に取り組む根性があるならいいのではないでしょうか？先輩の指導をありがたく受けて、基礎を学びましょう。アレンジはそのあとです。きちんと仕事をこなせるようになるまでは一生懸命指導されたほうがいいです。焦る気持ちもわかりますが、自分のものになってからいくらでもアレンジできますからね。頑張ってください。

トピ内ID：1705823222

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気になったこと

🙂

ぐり

2019年05月02日 17:49

私が指導者ならですがいただいたマニュアルをコピーをとったとはいえたった１日で手を加える行為に対して、理解できているのか心配になります。簡単なマニュアルが、分厚いファイルになるって事は要点がまとめられてないってことかな？次にマニュアルに沿って教えてもらいながら業務を進めていくのであればまだ二日目なので、独自のマニュアルは自宅での復習用にした方が良いのでは？教育係と上司のやり取りから〉マニュアルを自分なりに工夫するのはまずいわけ。と感じたトピ主さん。上記の点から少々心配になりました。理由は、もしかしたらトピ主さんは独断で仕事を進めるタイプなのかもしれない。という事です。仕事で重要なのは報連相ですから、ちゃんと様子見をしてから判断する事が大切だと思います。焦ると空回りしますよ。

トピ内ID：2944803436

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トピには書かれていないが

🐧

けちゃっぷ

2019年05月02日 19:00

　トピ主さんって同業での経験者なんじゃないかな？って。覚えるとしても細かい廻し方とか、多少のローカルルールの違いだけじゃないかな？　で、なければ何が抜けてるかなんて解ら無いし。まずは渡された資料を覚えようとすると思うし、自分が教える立場なら資料を渡すと同時にもっと付ききりでしてきました。　今回は教育係さんは簡単なマニュアルを渡して、どこまでトピ主についてあげているのでしょう。＞もらったマニュアルについてなのですが、マニュアルには、業務に関しての全てのことがこと細かに書かれていません。それはどこの会社も同じことだと思います。　　初めてじゃないからこういうことも解るのだと思いました。

トピ内ID：4348409349

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品質管理の観点

🙂

傍流

2019年05月04日 11:20

ISO 9000の観点からは，マニュアルを勝手に改変してはいけません。

トピ内ID：9146865125

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マニュアル

通りすがり

2019年05月08日 10:58

マニュアルを勝手に改変して、誰が責任とるんですか？改変することに許可もらいました？そのやり方は不変で、いつ誰がやっても失敗ないと検証しましたか？入ったばかりのバイトがマニュアルを改変していい、って聞いた事がありません。自分が覚えたいなら、自分のためのノートを作ってください。それと、それは許可なく持ち帰ってはいけません。ちょっと、会社の所有物と責任の範囲について、コンプライアンスを勉強したほうが良いのでは。

トピ内ID：0124901851

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マニュアルをバージョンアップ

通りすがり子

2019年05月08日 12:55

マニュアルはすべてWEB化されているので、切り貼りはありません。理解している人が作ったマニュアルでは、初めて作業する人には理解できない事が多々あります。例えば、会社全体として正式なマニュアル本があるとかなら別ですが、業務ごとに担当者が作成したようなマニュアルでは完成度はまちまちですし。 WEB化されている事もあり、マニュアルについてはその都度バージョンアップという意味合いで改変していきます。書かれていない細かい事などを追記していきます。 WEBツールで履歴も残ります。ちなみに、業務内容を改変するのではなくて、あくまでもマニュアルの内容をより詳細により最新の内容に変えているだけですよね？そもそも、（マニュアル作成の）素人が作ったものなんて、わかりにくかったり使いにくかったり。業務を理解している＝マニュアルが作れる、って事でもないわけで。うちの会社では、ルーチン業務は出来るだけマニュアル化して、いつでもそれを見れば誰でも作業ができる状態にするよう求められます。簡単で誰でも出来る事を、属人化させる事の方が危険です。そういった時に、このマニュアルを作るスキルの差が大きく出るんですよねぇ…。私も業務を引き継いだ時に、どれだけマニュアルを修正したことか。

トピ内ID：2681981769

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コピー機や紙などは勝手に使ったのですか。

😑

ぶどうパン

2019年05月08日 14:42

細かいようですが、会社のコピー機や紙、ファイルなどは会社の備品や消耗品です。使用するには許可がいりますし、必要最低限の使用量にするべきものです。会社によってそれらの管理の仕方や厳密さは違うと思いますが、会社によってはコピー機とコピー用紙も、誰かいつ何のために何枚コピーしたか記録に残している所もあります。予算の削減、そして資源の無駄遣いをなくす為に、紙に印刷するものは必要最低限にするのです。ファイルなどの文具も必要最低限しか常備してなく、無断で使ったら足りなくなる可能性もあります。また、書架や棚、デスクの書類立てなども、なるべく場所をとらないよう分厚いファイルなどは、できる限り作らないようにしている場合もあります。トピ主さんが、自宅にマニュアルを持ち帰り、自分のコピー機と紙、ファイルを使用してマニュアルを作り、自分専用のデスクまたは自分の鞄でファイルを保管しているなら、良いのですが。会社の備品や消耗品を使い、資源を使い、保管スペースもとるマニュアルを勝手に作ったなら、よろしくありませんね。紙に印刷したマニュアルを簡潔にするのにも、理由があるのですよ。分厚くすれば良いというものではありません。資源と予算とスペースの無駄にもなります。そして、そのトピ主さん個人が必要な分厚いマニュアルは、業務時間内に作ったのでしょうか。だとしたら、もしかしたら業務時間の無駄にもなりかねません。

トピ内ID：5412408834

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会社による

くりす

2019年05月08日 16:29

会社や指導者によって、マニュアルは使いまわすことがあるので、書き込みや切り取りは指導者に許可を取ってからやるのがベターです。マニュアルを自分なりに工夫すしてもＯＫです。が、指導者によっては、「仕事を覚えず勝手なことをしている」と評する人もいるので警戒したほうがいいです。あと、分厚くなったとのことですが、会社でコピーしたのでしょうか？　許可なく、大量のコピーをしたとするとギョッとされるかもしれません。コンビニなどで自費でコピーしたとしたら、マニュアルを外に持ち出したことをとがめられる可能性もあります。

トピ内ID：1725301470

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マニュアルってどんなの？

♨

からす天狗

2019年05月08日 18:14

トピ主さんのマニュアルは作業手順の流れを書いたメモ的なものなのではないのかな？ちゃんとした工程の作業手順のマニュアルだったらそこから逸脱してはいけません。例えば工程１の最後に消毒、工程３でも消毒って書かれているのに、「２回やらなくても１回にまとめて消毒すればいいや」なんて勝手に変えてはいけません。社員さんがここの仕事はこの通りにやればいいって渡してくれたマニュアルならトピ主さんの変更は社員さんに確認したほうが良いですよ。「ここの手順とここの手順を入れ替えてもいいですか？」とかね。トピ主さんは知らないだけで入れ替えたら大問題になるかもしれないでしょ？

トピ内ID：4859177899

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そんな、おおごと、じゃないでしょ

🙂

わくわく

2019年05月08日 19:00

上司「あの厚いファイルはＡさん(教育係の社員)が作ったの？」それに答えて教育係の社員さん「簡単なマニュアルは作って渡しましたけど… 」このやりとりから、その業務に対して会社で規定のマニュアルはないと感じたのだけど。個々が引継ぎ用にざっくり作っているマニュアルですよね。私は上記のやり取りから、「マニュアルを自分なりに工夫するのが悪い」のではなく、なんて大仰な！あの仕事に対してあんな分厚いファイル！とビックリしたんじゃないのかな？

トピ内ID：0581939062

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理解することが大事

😉

そう

2019年05月08日 19:00

マニュアルを自分のものにしていくプロセスでもうひとつのマニュアルが出来ます。オリジナルも主さん専用なら、書き込みぐらい良いと思う。実際作業をしていくと補足が必要なことはあるし、それもひとそれぞれじゃないですか。周りの目よりも、仕事をできるようにすること、余裕があったら教育係のひとを立てるなどすれば良いだけ。

トピ内ID：3419625843

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