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業務改善について （書類の回し方。紛失防止）

レス18
（トピ主 0 ）
🙂
toyo
仕事
営業事務をしています。 営業部長から何度か「回したはずの伝票が処理されていない」と言われています。 回ってきたものはすべて処理しているつもりですが、言い切られて私のところで紛失しているという感じになっています。 そこで現状を改善したいと思っています。 現在の書類の流れはこうです。 営業→営業部長→営業事務→経理 伝票は、A4の上半分を経理用、下半分を営業用としており、私のところで切り取って回しています。 提案1 部長のところで切り取って半分を直接経理に回してほしい。そうすれば私と経理で枚数を二重にチェックできる。 提案2 部長から回す伝票すべてにナンバリングしてほしい。漏れに気づくことができる。 二つを提案しましたが、手間が増えるからとNGのようです。 何かいい方法はないでしょうか。

トピ内ID：5434197780

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コピーして

🐱
ビジュー
1枚は今まで通りに もう1枚は経理へ直接回す……営業さんの手間になりますが。

トピ内ID：1759531556

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営業から発信してもらう

🙂
会社員
そもそも回ってきた枚数が正しいのかどうかわかりませんからねぇ・・・。 発信元の営業から 「伝票＊＊＊通お願いします」 と営業部長、営業事務担当、経理担当全員にメール発信してもらう、 もしくは、束ねた伝票に『伝票＊＊＊通添付』と表紙をつけてもらう。 その表紙にチェック表をつける。受け取り時、受け渡し前に枚数確認。 これくらいしか思いつかないです。 　

トピ内ID：8083540388

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しばらくの対策

🐤
もそもそ
こんな方法はどうですか？ １、営業さんに部長へ提出前にコピー取ってもらう。 ２、コピーを営業事務へ提出 ３、原本は部長へ提出 ４、営業事務にて原本とコピーを照らし合わせる。 ⇒コピーが余れば、営業か部長のどちらかで紛失。 ⇒原本が余れば、営業事務で紛失。 ５、問題なければ経理へ提出。 誰が紛失してるのか判明して対策ができれば、コピーは廃止すればいいと思います。 あと提出ボックスなどで、決まった場所に保管してますか？ 良くあるのは、未決裁（未処理）と決裁済（処理済）です。 無いなら、部長も営業事務の2ヶ所に設置すると良いと思いますよ。

トピ内ID：2176668826

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まさか、手書き伝票？

🐤
コールドブラッド
何らかの経理ソフトを利用し、プリンターから打ち出された伝票を処理しているのでしょ？ 入力された伝票情報、実際に出力された伝票の現物、処理済み伝票を突き合わせる機能や、伝票情報の処理経過を確認する機能が、そのソフトにはないのですか？ 退職した勤め先の経理ソフトにはバーコード読み取り機能があり、伝票にはすべてバーコードが付されました。 経理で処理されず放置された伝票の有無は、バーコード処理結果と照合すれば簡単に割り出せました。 ハンコを押す稟議形式の手書き伝票なら、いささか時代遅れでは？ 業務改善の一環として経理ソフトの導入を、導入済みなら最新バージョンへの更新を提案しましょう。

トピ内ID：7083349190

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盗難でなければ認知症の可能性が

041
ららららら
処理されていない伝票についてですが、その分の下半分の営業用の書類は営業に回っているのでしょうか？ 営業には書類が回っているのにトピ主さんのところでの処理がされていないのか？ トピ主さんのところに伝票が来ていないから、当然営業にも書類が回っていないのか？ どちらでしょうか？ 認知症の症状で、部長が伝票を渡したつもりで回していないというケースが考えられます。 部長が認知症を発症している可能性も考えて、部長よりも上の方に大ごとにしないように相談なさってみては？ トピ主さんに書類が渡っている証拠を作り、伝票の紛失を防ぐにはトピ主さんの提案なさった方法がいいと思いますが、それを部長が受け入れないとなると、認知症による判断力の低下を疑います。

トピ内ID：1041541112

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自分の手間を増やす

🙂
左脳
部長が切り取ったり、ナンバリングするって発想はちょっと…と思います。それは事務の部下がする作業じゃないでしょうか。自分のせいにされたくなければ自分の手間を増やして防御しなきゃなりません。 1日に何枚ぐらいその書類はトピ主さんのところにくるのですか？ 例えば部長から書類が回ってきた際、まずその書類の枚数を部長の前で数えて、その数を部長に口頭とすぐメールでも報告。 ↓ もらった書類にナンバリングしリストを作る ↓ 部長に報告した数とリストの数が合っているか確認する。 ↓ 数を報告したメールに続けて、そのリストをメールに添付して部長に送る。 もちろんメールを部長に送る際は関係者（経理の担当者も）をCCに入れて。

トピ内ID：6547623089

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一覧表の作成

🐧
うし
トピ主さんが、「部長から受け取った日時」「経理に廻した日時」を記入した一覧表を作成して、１日の最後に提出してはいかがでしょうか？

トピ内ID：6637902778

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ちょっと違うと思う。

🙂
白菜
事務員のトピ主が部長の仕事を増やすなど、あり得ない話ではないですか？ 紛失が続くのであれば、トピ主がチェックすればいいだけのこと。 営業→トピ主Ａ→営業部長→トピ主Ｂ→経理 これ一択だと思いますよ。 Ａで営業が提出する伝票をトピ主が把握し、Ｂでトピ主が伝票を切り離して経理に提出すればいいのでは？ Ａで受け付けていなければ営業の提出漏れになるし、Ｂで伝票が戻って来なければ部長の紛失になります。 当然トピ主はＡとＢですり合わせの作業が必須になりますが。

トピ内ID：1157058560

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たとえば

🐱
カリフラワー
伝票を直接手渡しで回しているのであれば、 １）伝票をあなたが切り取った際に、営業に残る分について、あなたがサイン（or 印鑑）を必ずするようにする（これであなたが受け取ったかどうかを確認できる。サインがなければ、あなたの所に回っていないということ） ２）経理に回す分の伝票をコピーする ３）経理に伝票を回す際に、そのコピーに相手（経理）の担当者のサイン（or 印鑑）をもらってあなたの所で保管しておく（これで経理に回したことを確認できる） ではどうでしょうか。

トピ内ID：0737717284

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頑張って

☂
心のきもち
私だったら、今後伝票入れを作ってそこに入れてもらいます。 入れて頂いた伝票は全てコピー。めんどくさいけど、今後何か言われたら、伝票入れに入れてくれたものはすぐにコピーして、別のところに保管してるでって入れるので。

トピ内ID：0425310223

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営業部長の前にも、営業事務を通す

🙂
ささのは
タイトルの通りです。 最初に、営業の方から営業事務へ　　※変更点 ⇒　営業事務でナンバリング（出来れば、受渡日等を一覧で管理）　※追加作業 ⇒　営業部長に渡す ⇒　営業部長から営業事務へ ⇒　営業事務が伝票を切り取り経理へ と、部長への受渡を把握するようにすれば、他の方の手間は増えることなく、 処理の進捗状況が管理できると思います。 営業から直接部長に渡ったものは例外的な処理となりますが、ルールが定着するまでの我慢です。

トピ内ID：4546835595

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よく分からないけど

🙂
おじさん
伝票が紛失ってまあまあ大ごとだと思いますけど、そのあとはどう処理しているのですか？ 普通に考えたら、主さんか部長さんが自腹切ってると思うのですが。 私は、主さんの立場次第かなと思いました。 ただの事務員なら、管理者に相談して言われたとおりにする。 主さんがその部署の責任者なら、どちらの提案でもいいからその通りにさせる。 でいいと思います。 どちらがいいかと聞かれたら、提案１ですかね。

トピ内ID：6144329524

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あなたの手間を増やす

🙂
イチ子
却下された案は「経理に回してほしい」「ナンバリングしてほしい」と他者の手間を増やすものばかりなので、却下されてもしょうがないかと。 伝票の種類が分からないまま提案しますが、 1伝票が部長から主様へ手渡しされるのであれば、 「お時間取らせて申し訳ありませんが、モレを防ぐためにご協力ください」と、簡単な受付表を目の前で書いて部長にも確認してもらう。 （受付日付、誰から、簡単な内容くらい） 処理上可能であれば割印も押せばなお良し。 2伝票をBOX等へ不在時でも放り込まれるのであれば、 一緒に仕事をしている人がいればBOXから出す時に一緒に確認してもらい記録を取る。 32と同じBOX等への場合、 BOXへ入れた方に記録を取ってもらう。（入れた日付、名前、枚数　程度） 「複数人で確認」し「記録を取る」というのがポイントです。 私が思いつくのはこれくらいです。 私も事務をしているので他の方の意見を楽しみにしています。

トピ内ID：7667665445

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営業事務か、経理か

🙂
あらかん
私もトピ主さん側が負担して業務の流れを変えることを提案します。 営業事務にやってもらえれば一番いいのですが、それは別部署の仕事のやり方に口を出すことになるので、現在の紙ベースのやり方を続けるには改善メリットが少なく、受け入れられ難いと思います。 ですので、営業から、直接経理に回してもらう。 経理がナンバリングしてコピーを取り、営業部長へ渡す、以降は現在と同じプロセス、ではいかがでしょうか。 電子化すればこの辺りの問題は解決すると思うので、その提案は上層部にするべきでしょうね。

トピ内ID：7556074542

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ワタシだったら

🐧
とりのすけ
私だったら、営業にまずは営業事務へ書類を出してもらいます。１日分なり、半日分溜まったら専用のクリアファイル等に入れて営業部長へ。承認決裁後は同じクリアファイルで営業事務へ戻してもらいます。営業事務で切り取り経理へ。これなら部長の手間は増えません。 クリアファイルはなるべく目立つ色にして、営業部長⇔営業事務などとラベリングしておくといいのでは？

トピ内ID：0403555893

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２度目です。

🙂
白菜
経理へ提出する伝票は金銭が絡み期限が設けられているので、管理は完璧でなければなりません。 トピ主会社の現在の伝票の扱い方がわかりませんが、伝票を目立たせる必要があるかもしれません。 たくさんある書類に紛れてしまう可能性は非常に高いので、経理伝票を回す際は専用のホルダーに挟むのも一つの手です。 ホルダーの購入費用が必要だし、営業にホルダーの使用の徹底をお願いすることになりますが、部長が紛失することはなくなりそうです。

トピ内ID：1157058560

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伝票をスキャンして、受領確認メールを出す

🙂
時短事務員
タイトル通りです。私だったら営業部長から受け取った後、すぐにスキャンをしてそれを部長、CCに経理を入れてメールを出すと思います。部長から受け取った証拠と経理へこれから伝票行きますよというお知らせも兼ねられます。 経理には、上半分を回したときにスキャンはないにしても受領確認メールを一本入れてもらうようにすれば良いんじゃないですか？もちろん営業部長をCCに入れてもらいます。

トピ内ID：7182939292

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トピ主(の部門)が台帳管理する

🙂
傍流
受付台帳を作って、サーバに公開しておく。 台帳への書き込みは、トピ主の部門のみ。 台帳への記載事項は、 ・受付番号 ・受付日時 ・受付案件 ・要求部署 ・要求者 ・処置状態(今、どの段階にあるかを記す。処置が終わったら CLOSEとか済とか入れる) ※伝票には必ず受付番号を押印するか、記入する。

トピ内ID：6943672202

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