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手書きのメモを書類として渡してくる人

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(トピ主 0
🐱
ミケ
仕事
営業補助の仕事をしています。(営業の女性52才、男性50才) その女性営業のことで相談です。 その女性営業は、いつも指示を手書きのメモで渡してきて、 メモと一緒に「今いい?」と言いながら横で説明をされます。 質問というか不満なのですが、とにかくメモが殴り書きで汚いのです。 それを「大事なメモだから取っておいて」と言われるのですが、 字も汚く大きな文字での殴り書きなので、複数枚になる場合が多く、 それを正式な書類と一緒に保管しておくことにも抵抗があります。 メールもダラダラと長いので、パッと開いたとき既に見づらいです。 本題まで読み進めなければいけないこともストレスです。 昨年、お互いの業務の進め方を話し合う機会があったので、 「メモが複数枚になるのでファイルがすぐにいっぱいになってしまうため、 箇条書きでテキストにするなり、減らすようにして欲しい」 とお伝えしたのですが、昔からの私のやり方なのだから我慢して欲しい、 と、まったく取り合ってもらえませんでした。 仕方ないと思い進めていますが、やはりどうしてもイライラします。 例えるなら、その女性の散らかした部屋を片付けさせられてるような。 イライラする私が拘り過ぎなのでしょうか?

トピ内ID:1274488113

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営業補佐だからね

🐱
ラクシュミー
仕方ないですが…… 読めないものを保管するのは意味が無いですよね……でも 本人だけの備忘録なら 箱にどんどん詰めておくだけで良いのでは?

トピ内ID:6273099340

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そういう場合は、こちらで書類を作成しています

🙂
匿名
営業補助さんに伝えるために書類化ですか…やらなければならないことを書類化するのが、営業補助の仕事かと思いますが。 私も口頭かメールで、仕事を依頼されることがありますが、口頭の場合はこちらでメモをとります。 今後も似たような事例があるかもしれないから残しておいてと言われたら、マニュアル化するか、データベース化して残しています。 あくまでも、トピ主は補助なのだから相手に仕事を増やすことを考えるより、次の時に相手が効率よく説明できる環境を作ることが大切ですよ。 同じ会社にいたら、口があんぐり開いてしまいそうです。

トピ内ID:1160447990

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私は気になりません

🐤
もそもそ
ファイリングはどのようにされてるのでしょうか? メモを見返りたりしてるのでしょうか? まぁ、女性がそのようにお願いしてるので、仕方ないですね。 2つ穴タイプでファイリングなら、A4用紙に書いてもらいます。2つ穴じゃなくても、それがいいかな。 袋タイプのクリアファイルを使う時も、出し入れしやすいですからね。 私ならむしろファイルしたいかも。 だって、殴り書きして読みづらいんですよね(笑) 資料作って、間違えてるよ!なんて女性から言われたら、メモが証拠になりますからね。 恐らく以前にも有ったんじゃないですかね。 聞いてる聞いてない。そんなこと書いてなかったとか。トラブル防止と思って、ファイリングしてあげましょう。 トピ主さんはファイリング方法の改善など、相手を変えることではなく、自分が出来ることを考えてはどうでしょうか。 頑張って下さいね。

トピ内ID:8487777793

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スマホの音声変換アプリで

🙂
あらふぃふぃ
50代女性です。 イライラするのはわかります。 >昔からの私のやり方なのだから我慢して欲しい、 その女性にとっては、効率的なのですよ。 営業が、営業補佐のために手間を増やすのは難しいでしょうね。 役職もその女性が上ですすよね。 私なら ・複数枚になる場合が多く →まとめてコピーなりスキャンなりしてコンパクトにする ・それを正式な書類と一緒に保管しておくことにも抵抗があります。 →トピ主さんの個人的な事情は関係ありません。保管する。 ・メールもダラダラと長いので、パッと開いたとき既に見づらいです。 →文末から読む。適当に自分で改行したり重要そうなところを太字にする。 あとはトピ主さんが説明を受けるときに、メモを確認しながらスマホで録音・音声変換アプリで文字に変換して、その場で再確認するとかですかね。 >イライラする私が拘り過ぎなのでしょうか? イライラは共感しますが、自分で改善案を考えずに相手に求める思考の人はアシスタント業務は向かないと思います。

トピ内ID:8154815430

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