打ち合わせで頭が真っ白になります

なんの業種なのかすらわからないので、答えようがないんですが・・・ 打ち合わせをする前に、着地点は考えてないのでしょうか？ 今日は、ここまでは結論だそうという目的があって打ち合わせをするわけですよね？ 相手の意見をきき、それに対して、こういう方法があるとか、こういう条件ならこれは可能だとか、何かしら答えはいくつか用意してありますか？ 目的があって打ち合わせをしているはずですから、どう結論へ導くか・・・だと思うんですが・・・違うんでしょうか？ もうちょっと具体的に書いてもらわないと、アドバイスのしようがありませんよ。 なぜ頭の中が真っ白になるんでしょうか？ 全くの想定外のことを言われるんですか？

トピ主さんのポジションや決裁権といった裁量の範囲が不明なので 何とも言いにくいですけど、「外部（他会社ってことですよね？）との 打合せ」ってことは、こちらが主導となって、外部の人に 仕事をしてもらうってことですかね？ まず、、 ・何のための打合せなのか？を原点に戻って見つめ直すこと。 　打合せがリモートなのか会議室に集まってやるのかは別としても、 　”何のため？”に顔を合わせる必要があるか？ ・顔を合わせて打合せするわけですから、方向性や重要な確認事項、 　など事前に組立ておかなかればならない。 　その日の打合せ用にレジュメは作ってあるのですか？ 　（レジュメを作る＝トピ主さんの予習なわけで、ここが駄目だと 　　どうしようもありません） 　外部の人からの報告や疑問・質問もあるだろうし、想定しうる 　課題問題についての回答を用意しておくこと。 ・「打合せ日」が設定されているから、という理由だけで 　打合せをやっていませんか？それだとまったく時間の無駄です。 　そもそも、、、皆が集まって「さて、問題はありますか？」とか 　「今日はこの内容に沿って話を・・」とかやってませんか？ 　話合う内容はレジュメを作っておき、事前に目を通させておき 　皆が顔を合わせたその瞬間から議論が始まるようになっていますか？ 要するに、打合せなのに「中身を想定出来ていない」から頭が真っ白に なるし、論点がズレるのです。内容が分かっていたら想定でも自分なりの 意見や落としどころって持っているはずなんですよ。 さらに大事なのが、打合せする内容の「取捨選択」ですね。 時間掛けて話し合っても効果の薄いものは「やらない」こと。 的を絞るということです。結局ね、予習（レジュメ）復習（議事録）を していないってことなんじゃないですか？ 　

お二人の方お返事いただきありがとうございました。 職種は事務ですが、仕事を委託する団体がおり、団体の意に沿って仕事を行うかたちです。 お二人の方からの指摘をうけて、苦手意識ばかりが先行していたことに気づきました。 その仕事に対する準備や復習はしていますが、改善の余地があるのだと思います。 そして、団体の意に沿うばかりでなくこちらの意見も定めて方向性をすり合わせていこうと思いました。 余談ですが、 これまで上司には、団体がやりたいことをやらせるめに打合せの場を設ける。団体が話し合うべきだから、資料の準備等をして、こちらは特に何も心配しなくて大丈夫だ、と教えてもらっていました。 （少し疑問に思いながら、仕事についての資料準備や流れの確認などを行なっていた次第です。） ですが、打合せ当日になるとこちらに意見を問われることもあり去年は初めての担当として上司が言ってることと違う、でも相談しても大丈夫だと言われる、どうしたらいいんだろう。。 と打合せに対する苦手意識がどんどん増して、緊張ばかりで頭が真っ白になっていました。 ここまで書いていると、全く準備や復習が出来ていないことがわかりますね。。 自分も客観的に見つめ直す機会になりました。 少し上司に言われたことを鵜呑みにしてきたところもあったので、仕事の内容と、こちらは何ができて、どうしたいのか、そのための手段まで自分ができることを考えて準備、実行、復習を繰り返していこうと思います。 団体との仕事の連携や結果で その効果がみえてくると思うので。 お二人の方、ご自身の時間を割いての返答をいただき、本当にありがとうございました。

打ち合わせとは、「自分の仕事をする時に、一人では迷いそうな事項を、あらかじめ話し合っておく場」です。 2年目なら、一通り仕事はしたと思うので、手順はわかるはず。 これをやるときに、どちらか迷うだろうな、って事を洗い出して、順を追って書き出す。 普通は、話し合うことを、質疑といって書き出しておき、その紙を見ながら、チェックをつけていくんです。 相手からその場で答えがすぐ出るときもありますし、またそれ連絡します、って答えかもしれない。それも、答えの一つとして、書いておく。 あなた自身も、上司に確認しなければならない事は、その旨を伝えて、自分のメモに書いておく。 普通は、職場に帰ったら、その日の議事録をつくって、項目ごとに書き出して、こう答えた、とか、相手はこう答えた、とか、保留中、とかも、上司にみてもらいます。 上司にOK貰えれば、これを相手にも送った方がいいですか？とか聞いてOKが出れば送ってもいいし、会社としてそこまでする必要がないなら、自分で持っておく、 打ち合わせしたら、議事録を送ってくる相手先もあると思いますけど、そういうのを参考にしてもいいですね。 とにかく、別に、打ち合わせで全部決めなきゃならない事はないので、緊張する必要はないのです。 わからない事は、持ち帰って確認します、でいいし、会社に帰って聞き忘れてしまった事があっても、また電話で追加で聞けばいいし、もう一度打ち合わせしてもいい。焦る必要はありません。 頑張って下さい。

議事録を作るなら、 ・会議の最後の方に「議事確認」の時間を作る ・出席者に内容を確認してもらい、サイン(または押印)をもらう 　サインは出席者全員ではなく、その団体の代表者のものだけです 　契約書当ではないので、代表であっても欠席している人のサインは不要です をしましょう。 帰社してからの議事録は何の役にも立ちません。 相手が「そんなことは言わなかった」「そんな約束はしなかった」と言われたらおしまいです。 その場で、 ・決まったことの確認 ・決まらなかったことの確認 必要に応じて、 ・だれがそれを担当するか ・未決事項は、だれが処置することになったか も記述、確認しましょう。 あ、忘れていました。課題等があった場合には、 ・いつまでに回答するか も入れましょう。 もし、議事進行を担当しているなら、一々決まったことを「その場で」メモして置きましょう。そのメモを終えるまでは、議事進行を止めておきます。そのメモは直接議事録または添付資料とするのが望ましく、配布された会議資料等も可能な限り添付しましょう。 それから、ここで言っている議事録は、国会や公的なｘｘ委員会の議事録のような発言を一字一句記録するようなものではありません。念のため。

議事録について書きましたが、会社から議事録について義務づけられている訳でもないいようですので、一般的に使われている会議や打ち合わせの議事録手順や方法を参考に、トピ主さんなりに個人的な覚書としてやってみたらどうですか？と言う意味で書きました。 正式な議事録になると、やはり書面ですから責任が生じてしまうので、それをそのまま相手に送ったりせず、上司に確認を取って、と書いたのはその為です。 言った言わない、を確認するための対外的なものというよりは、トピ主さんが自分の仕事するときに忘れないための、個人的なものとして、また、トピ主さんの上司にも確認をとりやすくするために、議事録方式を使うのは、良いのではないかと思い書きました。社内会議でも、簡単な議事録を作る事がありますよね。 フォーマットは、質疑応答形式でも、箇条書きでも、何でも良いと思います。

契約書や仕様書、設計書、見積書等ならば、その場で作る方が少ないでしょう。しかし、議事録についてはそうではありません。その場(会議に出席していない)にいない上司の確認は、何の価値もありません。「出席しました」という報告書の確認ならわからないでもありませんが、出席者が自分用に取るメモではなく、議事録なのであれば、必要なのは会議の相手の確認です。 専門の速記者やそれに代わるものがあれば別ですが、多くは会議の進行役が議事録(のベース)を書くのが理想的です。既決未決の状況や、議事録に残すべき内容か否かを一番把握し、記録のために進行をコントロールできるからです。 トピ主が(会議の)進行役をするのであれば、 <<事前>> ・会議の開催理由を明確にする ・定期会議なら、まず大きな目的があって、その回の小目的があるはず ・何を議論し、何を決定するかを決めておく ・場所、時間、出席者(議題によって異なるため)を決め、確保する ・必要ならば出席者に資料作成・(できれば事前)配布を要請する ・アジェンダ(最後に議事確認の時間を取ること)作成、配布 <<開催と議論>> ・出席者、アジェンダ、資料の確認 ・アジェンダに沿って議事開始 ・基本的に(問題点等の)説明、議論、合意の流れになる ・決定や課題(その担当者、回答期限等を含む)がまとまりそうなら、 　要約して全体に話し、合意が得れればメモ(後で議事録になる)を取る ・全ての議題の処理が終わるか、時間が無くなったら議論を止める <<議事確認>> ・会議中に決まったこと(メモを取ったはず)を読み上げる ・未定の項目(例えば回答期限)があったらその場で決定する ・「持ち帰り確認する」という結論もあるが、回答期限は切ること ・全ての議事を確認したら、次回開催予定(日時、議題)を告げる ・出席者(代表者)サインを得て、できればその場でコピー配布する

トピレスを読みましたが、その中の１文が全ての問題の根源な気がする。 ＞職種は事務ですが、仕事を委託する団体がおり、団体の意に沿って仕事を行うかたちです。 仕事を委託する団体がいる。 つまりは委託元がトピ主さんたちで、委託先がその団体ってことだよね？ その場合には『意に沿う』のは本来は委託元のトピ主さんたちの会社のはず なのに全く逆になっている。 ここで問題なのはあなたはどこの会社（団体）のために 誰から給料を貰って働いているのかじゃないかな？ 自分のところのためにどうすべきかという立場で臨むべきで、 その立場の中で相手の団体にとっても有益なものにしようとする。 そういったwin-winの関係を目指すのがトピ主さんの役割じゃないのかな？ あくまで自分の会社（団体）のためのという軸足が必要なのに 何か書かれているのは相手の団体に軸足をおこうとしているような気がする。 そうなれば少なからず利害関係があるんだからおかしなことになって 打合せなどの際に物事を考える基準（軸）がブレてしまって仕方がないはず。 つまりは元々の問題で 『何のために、仕事を他の団体に委託するのか』というトピ主さん側の 意思そのものをトピ主さんは理解できてないんだと思う。 ここさえしっかりしていれば、自然に的外れにならない資料の準備も その場での意見や懸念に関しての質問などができるようになるはずだ。