求：ペーパーレス（ディスプレイ上）での文章チェックのコツ

レス24

（トピ主 2 ）

💍

トピ主

2020年09月11日 12:16

仕事

４０代女性、長年、大量の書類をＰＣで作成する仕事をしています。
書類の内容は、定型事項（１～２頁）の場合もありますが、大半は、１件１件異なる内容の割と長めの文章（例：15000字くらい）です。
文章の作成（記載内容）について苦はないのですが、入力ミスが多いと自覚していて悩んでいます。

自分にありがちなミスとして、
・コピペできない入力での漢字変換間違い（名字の変換ミス等）
・左右の指のキーボードを押すタイミングがずれる入力ミス
・後で確認しようと思った箇所の、確認忘れ
・助詞の間違い（主体を変更したときの上書きミス、重複等）
等がありますが、ＰＣ画面上でのチェックではミスを見落としやすく（気づけない）、これまでは文章をプリントアウトして誤記をチェックしていました。

しかし徐々にペーパーレス化が進み、特にコロナ以降は在宅ワークに切り替わって自宅で大量の印刷が不可能な状況で、ＰＣ画面上でのチェックが不可欠なのですが漏れが発生しないか不安です。実際にミスが増えたように感じて困っています。

入力時にミスを防ぐことが一番なのですが、上記のミスの発生具合から、どういう点を特に気をつけるべきか、アドバイスをいただけますでしょうか。

また、ペーパーレスの仕事に慣れている皆さんや、紙からペーパーレスへの移項に成功した皆さん、ディスプレイ上での誤記チェックに何かコツはありますか？

特に長文のチェックをされている方、
集中力を途切れさせずにチェックするコツってありますか？

アドバイスをよろしくお願いします。

トピ内ID：3120742830

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印刷「したくない」のでなく、「できない」だけなのでしたら、

🙂

ひろ

2020年09月11日 16:04

USBメモリにでも入れて行ってコンビニでプリントするのも手です。自腹になっちゃいますが。自宅だって紙代とインク代はバカにならないので似たようなもんです。セブンイレブンなら面付けまでしてくれて至れりつくせりです。あとは、個人的には、ワードなどの文書作成ソフトの画面よりは、いわゆる「テキストファイル（.txtのやつ）」の画面のほうが、まだ「文字を見ている」気がします。軽いし!!

トピ内ID：0945938730

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アプリ

🙂

佐々

2020年09月11日 16:41

様々な文章校正アプリが出ています。

トピ内ID：8615164980

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単純にその時に見直ししかないですね。

🐤

もそもそ

2020年09月11日 16:41

トピ主さんが分かってるなら、全て意識次第で解決できそうなものばかりだと思います。（最初は全てまで思ってなかったけど、レス書いてるうちに変わりました）私もサクサク入力するので、誤変換多かったので改善しましたよ。 ⇒とにかく基本は後回しでなく、入力時に確認と修正です。これしないならダメなんです。そして最後にも二重三重チェックです。・コピペできない入力での漢字変換間違い（名字の変換ミス等） ⇒変換時に見直す。入力が手打ちのみ？何を見て入力するのですか？ペーパー見るなら、入力後に赤ペンでペーパーにダブルチェック。システムとかなら、それこそコピペが不可能？ブロックでもされてるのでしょうか？キーボードでコマンド押せば、大体がコピペできますけどね。・左右の指のキーボードを押すタイミングがずれる入力ミス ⇒最初は時間が掛かっても、タイミングを合わせる。合わせようと矯正しないからずれるのです。・後で確認しようと思った箇所の、確認忘れ ⇒後回しにしない！・助詞の間違い（主体を変更したときの上書きミス、重複等） ⇒同じくその時見直しごめんなさい…ため息つきたいです。一つずつ考えてレスしてたら、どれもこれもその時に確認したら済むことだとしか思えないです。そして慎重にせず、サクサク入力してるからでは？誤変換、入力ミスを認識してる人の処理の仕方ではないと思います。＞これまでは文章をプリントアウトして誤記をチェックしていました。 ⇒対策しても無理なら、プリントしてチェックしましょう。縮小、モノクロ、両面、２in １使えばいいです。家庭用でも節約モードもありるし、意外に高機能です。プリンターも安いのもあるし、中古でもいいです。自腹でも買いましょうこれ出来高で金額査定されたら、ミスだらけでアウトでは？

トピ内ID：5249536885

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追加です。最終的にはペーパーチェック

🐤

もそもそ

2020年09月11日 16:41

入力メインの仕事なら、最後はやっぱりペーパーで確認だと思います。これが一番安心です。 2in1、両面など工夫してプリント。最終チェックしたほうがいいと思いますよ。社屋から在宅に切り変わったなら、会社に訴えて、プリンター導入費用や毎月のコスト費を支給してもらったらどうですか？もしくは会社に現物支給してもらうとか。私なら同僚がどう対応してるのか確認した上で、上司に相談してみます。

トピ内ID：5249536885

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書くよりチェックの方が難しい…

名ばかりリーダー

2020年09月11日 16:41

システム開発の仕事をしています。文章やプログラムソースのレビュー(チェック)をする事がありますが、書く時よりチェックの方が大変ですよね。特に自分で書いたものを見直す場合は、初見の感覚で見ないとミスを見逃します。少し時間経って見ると忘れているので真面目に見ますが、書いた直後だと記憶があるからさら～っと見て見落としがちです。私がディスプレー上で見る時には、以下のようにしています。・印刷プレビューで表示して確認する　編集画面とは違う表示になる画面で見ると、見やすいのでミスに気づきやすい　印刷プレビューがなければ、別のアプリに貼り付けてみてもよい・ディスプレーから顔を離して見る　文字に集中しすぎるより椅子の背もたれに寄りかかるくらい物理的に引いて　全体的に眺めた方がミスに気づきやすいトピ主さんが挙げているミスの対処法も考えてみました。 >・コピペできない入力での漢字変換間違い（名字の変換ミス等） 1.コピペできない変換…と言うのでできないかもしれませんが(特殊な名字ということでしょうか？)、　ネットで検索して検索結果からコピーする 2.画数が多く類似した字がある場合(斎や邊など)は、フォントをすごく大きくして確認する >・左右の指のキーボードを押すタイミングがずれる入力ミス入力する時にディスプレーを見ていないという事でしょうか？見ていたらわかると思うので、一文や一段落ごとに見直す >・後で確認しようと思った箇所の、確認忘れ後で確認しようと思った箇所は、思った瞬間に背景色の色付けをする(使っていない目立つ色で) >・助詞の間違い（主体を変更したときの上書きミス、重複等）書き直した時に少し前から読み直してみるとか？それくらいしか思いつきません、すみません。 1つでもトピ主さんの役に立つ方法があれば良いのですが…。

トピ内ID：4473201733

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単語登録

🙂

ｓｓｓ

2020年09月11日 17:41

【入力】良くある入力ミスを単語登録します。例えば、単語登録と打とうとして、”たんとごうろく”と打ってしまったら、その場で読みを”たんとごうろく”として辞書に保存。です→ｄす株式会社→かうしきがいしゃ読売新聞株式会社という会社名をよく使うなら”かいしゃよみ” 安倍信三を打ち間違えるなら”なまえあべ” （よみうり・あべだと変換に時間がかかる）どんどん単語登録しますよ。【入力2】スマホの音声入力はかなり便利。自分で打ったものを見返すより断然楽、そして楽しい。スマホで音声入力して、メールで飛ばして使うのはいかが？【確認】後で確認と思ったら、マーカー機能をつかって色づけしたら？【チェック】よくある間違いは検索。私は名刺を大量入力するとき．ｃｏｍ　を　，ｃｏｍ　と打ち間違えます。入力が終わったら”，ｃｏｍ”で検索です。ヒットしたら置換。それでも最後はプリントアウトしないと見つけられないミスってありますよね。そこはもう、開き直るしかない。出勤している人がプリントアウトしてチェックもするのでしょうか？在宅で１００％ミスを無くすことは難しいのであれば、チェック体制を整えるしかありませんよね。会社と相談かな。絶対ミスをしたくないなら、15000字だろうが自宅でプリントアウトしてチェックするしかないと思いますよ。

トピ内ID：0999072749

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ＰＤＦに変換して読み直す

🙂

かな

2020年09月12日 10:47

在宅で入力の仕事をやっていますが、注意するとしたらこんな感じでしょうか。・漢字変換間違い単語登録、重要な箇所（人名、社名、日付、金額）は複数回チェック・後で確認しようと思った箇所黒丸や星マークなどをつけて、検索して確認できるようにする打鍵ミスや助詞は、新人が作った資料だと思って、客観的に、注意深く読むくせをつける。客観的にというのが大事です。 PDFに変換して読み直してみたら、少し気分を変えて読み直しができると思います。あと、タブレット端末があれば、こちらで読み直すのもいいと思います。私は在宅で仕事をしているので、見直しの際は必ずプリントアウトしてます。印刷しないと見えないものがあるので。プリンタは4,000円台で購入、印刷コスト（紙とトナー代）は１枚５円程度。純正品のトナーが高いですね。

トピ内ID：2114590999

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意外と効率的なのは

🙂

あらかん

2020年09月12日 10:55

読み上げ、です。読み上げることによって目と耳とでチェックすることができます。人名の変換間違いは、登場人物をリストアップして、そのリストは完璧なものにした上で、チェックですかね。

トピ内ID：0005576580

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レスありがとうございます。

💍

トピ主トピ主

2020年09月12日 10:55

皆さん、お時間を費やしてアドバイスいただき、ありがとうございます。実は少し前に同業他社に転職しました。会社貸与のＰＣは、セキュリティーの関係でＰＣからＵＳＢ等にファイルをコピーすることが物理的に不可となっており、今の担当クライアントからの情報はセキュリティーの観点から(？)文字認識できないＰＤＦで提供されてきます（Acrobatでも無料ＯＣＲが利用できなくなりました）。さらに、現在の会社では有料の校正アプリが使えず、ＰＣの単語登録も無くなり、文字変換がバカでこれまで以上に四苦八苦しています。文章の印刷は、確かにプリンタ・インクを購入して自宅で印刷すればＯＫなのですが、紙＆インク資源とその費用がもったいないのと、従前から同業者に「ペーパーレスでも慣れる」というのを（ネット等で）聞いていて、自分もディスプレイ上で文章チェックをできるようになりたい、と考えていたため、コロナのこの機会に小町でお聞きしてみた次第です。ただ、皆さんのアドバイスを拝見して、私は転職により変わった環境を回復せずに現状にイライラしていたことに思い当たりました。自分のこのような言い訳がダメなんですね。「入力時に確認と修正」これは気をつけているのですが、現状は、時間に追われてくるとつい、ダダダダダダーーーーーッと入力して、長文の文末の「られる」等で指がもつれたり、変換・チェックがおろそかになっていました。辛抱強く、これまで以上に、一文章/一段落ごとにチェック！と、単語登録を徹底するようにします。

トピ内ID：3120742830

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ありがとうございます。

💍

トピ主トピ主

2020年09月12日 10:55

また、チェック画面をテキストやプレビュー画面に切替えるのは良さそうですね。入力時には、スペースや改行マークが見えている方が安心できるのですが、チェック時に編集記号は邪魔なのかもしれません。そういえば、ワードの背景色を変えている方もいらっしゃいます。編集記号ナシで全体を俯瞰できるような画面でチェックすることも色々試してみます。しばらくこれで頑張って、それでもミス＆不安が解消できなければ、そのときにプリンタを買い直そうと思います。他にも思いつくことがありましたら、追加のアドバイスをお願いします！

トピ内ID：3120742830

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ケアレスミスだけ？

🙂

しま

2020年09月12日 14:23

挙げられているのはケアレスミスだけ、ですよね。これなら、プリントアウトして防げるならプリントアウトしたらいいし(内容によって、溶解まで必要としないなら自宅にシュレッダーの設置も可能)、プリントアウトしない形なら、最初から一切飛ばさずに、先入観なくしてチェックする程度かと。助詞程度ならアプリ等でも対応可能です。ただ、それだけの文章(個別に内容異なるんですよね)、ケアレスミスだけで終わるならいいですが、内容的な修正が必要な場合、翌日に(日付を変えるのがポイント)一から見直すと、前後のバランス、定義等の間違いなども含めて発見しやすいです。例えば契約書なんかは、翌日見直しする方も少なくないように思います。それから集中力はテレワークであろうとなかろうと同じですが、体調不良を除き、気合いや慣れではないでしょうか。理論上では15分周期、90分から120分が限界らしいですが。私自身、業務上、数時間単位の集中が必要なので、それが必要な場合には、自分が集中力を保てるよう休憩を含めてコンディションや環境を整えます。ただテレワークだから、という理由で集中力が途切れる外的要因がある場合、予めそれを「出来る限り」除外しておくのもお勧めですし、逆にご自身が集中しやすい環境を整えるのもいいですよ。椅子や机、特に椅子に拘る人も多いし、自分に合う椅子はやはりいいです。(飼い犬が気に入り私を押し除けて座りたがるのが困り物です) 要はご自身がどうしたら集中できるのか(飲み物、無音か否か、香りの有無等)を試行錯誤しながら試すことで最適化を図れるのかなと。お試しください。

トピ内ID：0268012188

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最後はアナログチェック

🙂

はな

2020年09月12日 14:23

請負で100ページ以上の、分析報告書作っています。調査分析も自分で行うのでエクセル→ワードです。議事録おこしなどとは少しちがいます。もそもそ様と同じ、最後はペーパーチェックです。いくらペーパーレスとはいえお客様が会議で使う際はプリントアウトするわけですし、グラフ類のバランス、文字のチェックも兼ねて必ずプリントアウトして赤鉛筆でなぞってチェックします。もちろんPC上では極力単語登録、スタイル等使います。かつペーパーチェックしても人間は100%にはなりません。また、文章として読んでいてなんとなく収まり悪い言葉や表現って必ずあるのでそれもチェックします。請負といっても一括受けなので顧客との打合せからしますが、納品は元受けにします。そこで再度チェックしてもらうと、やっぱりエラーは出ます。１人で作成すると「ここにまちがいはあるまい」みたいな思い込みが必ずあります。元々銀行勤めでした。エラーチェックは大変厳しい職場ですが、認識としては「人間は必ずエラーするもの、チェックは目を変えて行うこと」でした。すごく初歩的だけど昔よくやったエラーは、ページ全体を見ながら画面を小さくして報告書を作る際、明朝がなぜかゴシックになっていて見分けできないままエラー！これとてスタイル使っているはずなんですが。一度自分のエラー度図ってみたら、0.2%でした。つまり1000文字で2件。小町へ投稿だとかなりゆるんでいるので、まちがい多いです(笑一番厳しい行政文書でもやっぱりまちがい見つけますよ。(国会レベルだとないかも、数名でチェックしていると聞きます) すごくアナログですけど、最後はペーパーチェック+目を変えてチェックです。

トピ内ID：4682160829

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新卒で勤めた会社の部署で、まさに似たようなことをやっていた

🙂

うどん

2020年09月12日 17:36

私は、文書作成や校正に必要なものは区々たるテクニックではなく、自分の意識を切り替えることだと思っています。私が心がけていた注意点は・タイピングと変換の精度向上・入力しながらの文章の推敲の精度向上・校正時の頭のモード切り替えなどです。タイピングや変換の精度の向上については「早く」よりも「確実に」をモットーとすること、指の位置を常時感覚的に監視し、タイプミスをした瞬間に違和感を感じることで検知すること。変換については、単語を「区切りながら強く見る」ことでひとつの単語としてのカタマリごとにミスをリアルタイムでチェックできるようにしました。大切なのは「間違えた瞬間に違和感を感じる」ことに力点を置くことで、一つ一つの入力や変換などについて確実性を重視することにより、常時緊張せずにいながら、誤りについては見逃さないという方法を身に付けることができました。これにより集中力を効率よく維持できるようになり、従来よりも長時間、必要な精度を保つよう適度な緊張感を維持し続けることができるようになりました。そうやって、チェックにエネルギーがあまり必要でなくなったことで、入力時に最適な文章を選択しやすくなり、入力しながら推敲をすることができるようになりました。また校正する際には、一度その業務から完全に離れ、別なものに意識を向ける時間をつくるようにしていました。あえて次の業務を始めて、集中力がなくともできる下準備などを行ってある程度時間が経過してから校正に戻るなどの「意識の切り替え」を意図的に行うようにしました。また校正時には、考え過ぎないようあえて頭を鈍めにして文を読み、あたかも他人が書いたものを読むかのように、自分が打ちこんだ際のイメージを完全に払拭し、書いてある字面から意味を拾い上げて文章の適・不適を判断することを心がけました。こんなところでしょうか。

トピ内ID：3902060630

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年齢的に仕事環境には投資する

❤

らんらん

2020年09月12日 23:00

40代のどのあたりでしょうか、女性は更年期前後から急速に体力や集中力が落ちる事があり、視力、キー操作の正確さも衰えていく事は少なくありません。健康診断の結果に出るのはごく一部。私もそうでしたが、一瞬で焦点を合わせる能力や、手の動きの正確さの衰えなどに自覚がない人は多いのでは？なのでペーパーレスで正確にというのは、ハードル高すぎでは？その年代なら仕事環境にはケチらず、衰えを他の手段でうまくカバーする。これに尽きるのではないでしょうか。トピ主さんよりかなり年上の私も校正が必須の職種ですが、節約効果よりもミスの損害の方が大きいので、年齢的にも割り切って出力しています。また、ディスプレイは仕事柄27ich、自宅でも27ich、ノートパソコンは外出先限定です。小さなディスプレイはミスしやすいだけでなく、目の衰えが加速度的に進むことに。こちらはもっと恐ろしくて。ただ、全て出力紙の方が良いとは限らないことも。 PDF出力紙では不鮮明なクライアントの手書き文字が、ディスプレイ上で思いきり拡大してわかることもあります。さて、元のご質問に戻って、・一気に大量の文章を見るのではなく、無理のない量に区切ってチェックする。・絶対に疲れた状態でチェックはしない。休んで翌日に回す。このあたりは、ペーパー、ペーパーレスともに共通でしょうか。＞後で確認しようと思った箇所の、確認忘れこれは使用ソフト次第ですが、少なくとも目印に赤字にしておくくらいはできるのでは？そして邪魔になる編集記号は表示しません。また、私は腱鞘炎持ちもあり、キータッチが硬かったり、ストロークが浅く衝撃が返るキーボードは使いません。大量の文章を入力するお仕事なら、自分に最適なキーボードを探して投資するのもありではないでしょうか。私の場合は確実に入力ミスが減ります。

トピ内ID：6038786613

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締め切りに余裕が有れば…ですが

🙂

ぽぽぽ

2020年09月13日 12:02

ディスプレイ画面でのチェック、私も苦手です。目が疲れるので集中力が短くなる気がします。私がよく行っているのは、打込みが終わった次の日に文書チェックを行う事です。一日経過しているので、頭の中で作っていた文章がリセットされるので、間違いが見つけやすくなります。急ぎで提出しなければならない時は、午前中に打ち込んで午後にチェック。または、少し時間を開けて、コーヒー等を飲みながらチェックしています。ようするに、頭を一度何らかの形で切り替えるようにしています。あまり参考にはならないかもしれませんが、宜しければお試しください。

トピ内ID：3601225650

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大きくする

🙂

さくら

2020年09月13日 15:01

いつも１００％で作業をされているなら、１５０％か２００％にされることをお勧めします。文字を大きくすると間違いを見つけやすくなります。

トピ内ID：2953760211

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声に出して入力＆読み上げる

連打打

2020年09月15日 17:42

脳科学的にも、根拠のある方法だそうです。私はこれを始めて、入力ミスが減りました。人目のあるところでは、流石に声を出すのは憚られるので、唇だけ動かしてます。（それでも、時々声に出してしまっていて、「なんか言った？」と言われる事アリ（苦笑））チェックする時も、声に出して読み上げると、間違いに気づきやすくなりました。テレワークなら、心おきなく声に出して入力＆チェック出来るのでは？入力の正確性を上げるには、タイピングゲームソフトがオススメです。タイピングの練習になるだけでなく、自分のタイピングが、どれくらいのレベルか、客観的に把握出来るので、気をつけて入力するようになりました。

トピ内ID：3517533228

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PDF

リー

2020年09月15日 21:00

文章ではなく、図面をCADで書いていますが、やはり紙に印刷してから赤ペンなどでチェックが一番良いのですが、最近は、PDFにしてやる事もあります。見た目が印刷画面に近くフラットになりますし、ズームにしたりすれば、紙より見やすい事もあります。描画でメモ書きもできますしね。

トピ内ID：8441362423

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wordで入力するなら

🙂

頑張って

2020年09月15日 22:06

原稿用紙機能を使って見てください。原稿用紙の字数や掛線の太さを自由に設定できるので、見易い原稿用紙で校正すると間違いにくいと思います。またwordにはチェックなどいろんな機能もあります。ぜひ参考書を読んで活用してください。

トピ内ID：1930251715

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iPadプロという手も

🐤

トーケイ

2020年09月16日 10:31

文章作成やチェックの仕事をしています。私も出力することが多いですが、できない場合もあります。とにかく読み直す。でも、他の方が書いているように、一旦脳みそを他のことに使ってから読み直すとミスが見つかりやすいです。あとは音読も聞きそうでうすね！　私は子供に作文を教えることもあるのですが、書いたものを音読させると間違いに気づいてもらいやすいです。ただ、文字を正しく追えない・思い込みで読んでしまうということはあるので、これだけでは難しいかもしれません。地味ですが、一文一文カーソルを当てて、ハイライトにしていくなど？あとは、これは予算がかかるので気楽にオススメはしづらいですが、 iPadプロなどのタブレットは本当にいいです。私もこれのおかげで仕事の効率がぐんと上がりました。付属のペンで書き込みができるので、ほぼ出力した時と同じように添削できます。添削したものをそのままデータにして人に送ることもできます。

トピ内ID：8045575015

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ディスプレイに定規を当てる

🙂

nana

2020年09月16日 16:33

誤記チェックについて。ディスプレイに定規を当てると見易いです。経理事務をしていて、データ入力時に行を間違えないように原紙に定規を当てていますが、文書の校正をする時にも使います。そしてプリントアウトしたくない時は、ディスプレイにも当てるようになりました。お勧めです。

トピ内ID：1835053081

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PDFをWordで開く

🙂

hana

2020年09月16日 22:02

コピペできないPDFでもWordで開く事ができ編集もできます。 Acrobatほど正確ではありませんがOCR機能もあります。誤変換はありますが全部手打ちするよりはマシかなと思います。

トピ内ID：0058032442

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解決策ではないのですが

raum

2020年09月17日 12:30

画面では間違いに気づけなかったのに、紙に印刷して間違いに気づく。研究された方がいるようで、人間の脳の動きが違うという説があります。紙に印刷された文字を読む際には人間の脳は「分析モード」に切り替わり、画面に表示された文字を読む際には人間の脳は「パターン認識モード」に切り替わるらしい。この差は、紙に印刷された文字を読む際はいったん紙に反射してから目に入る光、つまり反射光で識別し、画面に表示された文字を読む際は直接の発光体から目に入る光、つまり透過光で識別するからと。おもしろい例ですが、次の文章は画面からだと違和感なく読めてしまうらしいです。私もそうでした。こんちにはみさなんおんげきですか？わしたはげんきです。脳のモードを意識して切り替えているわけではないので、やっぱり紙に出さないと難しそうです。

トピ内ID：0532188239

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数をこなせば・・・

🙂

オレンジムース

2020年09月19日 10:30

raumさんのレスを拝見して、そうなんだ！と思いました。確かに画面でのチェックより、紙でのチェックの方がしやすいですよね。私は前職でデータの解析や分析をしていました。それこそ例えばExcelでは収納しきれない膨大なデータ量です。マクロや数式を使用して整理したりもしますが、目でチェックすることも多々あります。ですが、この量はさすがに印刷できないので、長年画面チェックで過ごしてきました。 raumさんのレスを拝見して、あの例文を読んだときに一目で間違いすべて、抽出できていました。おそらく長年の習性で画面でも分析脳に切り替えることができるようになっているのかもしれません。そうだとするならば、量をこなして慣れるのが一番早いのかもしれませんね。

トピ内ID：0414120798

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