2人体制事務の場合の業務の共有について

レス23

（トピ主 2 ）

🤔

トライ子

2022年02月19日 09:38

仕事

営業社員・管理職が14人、事務員2人の職場に1年前から勤めています。事務員は、経理関係1人と総務・客先等への書類作成等1人です。事務員2人は、各々自分の仕事のみを行い、お互いの仕事内容をあまり把握していない状態です。私がこの職場に勤める前に在職していたところは、誰かが休んでも支障がないように、数人の事務員が複数の業務をそれぞれ定期的に交代で行っていたこともあり、私はもう一人の事務員さんの仕事を覚えようと積極的に手伝っています。いずれはお互いの仕事をお互い把握して、どちらかが長期休んでも仕事が回る状態にしたいと思うのですが、もう一人の事務員さんはその考えに対して消極的です。 2人事務員の場合は、業務を共有することは難しいのでしょうか。

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#仕事

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上の人に相談しては

🐤

オレンジ

2022年02月19日 15:36

私もトピ主さんの考えには賛同ですが、仕事に対する思いって人それぞれです。今の仕事で手一杯、そっちの仕事は大変そうだから関わりたくない…などそれも否定はできませんよね、個人の思いですもの。事務方同士２人きりになる機会がときに、仕事の今後について会話するとか出来ないでしょうか。いまの関係性にもよりますが、責めることなく理性的に話ができれば一番良いかな、と思います。お互いの仕事を手伝い共有することについてどう考えるか。または現場レベルでこのことを個人で采配しようとすると、ギクシャクすると思います。トピ主さんは管理職でないんですよねなので上司に相談し体制を変えるようにするとかでしょうか。

トピ内ID：71e02fc41a7708d0

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難しいかもしれない

🙂

ランスロット

2022年02月19日 15:36

まず根本的に、業務の共有が必要かどうかは、トピ主さんが決めていいことではないので、上司や管理職に、社としての考え方を確認する必要があると思います。それに、業務を共有すると言っても、経理担当の方は、その他の事務業務も行えるでしょうけど、経理は専門的な知識が必要なため、その他の雑務担当さんが経理業務を行うのはハードルが高いので、担当を分けているのでしょう。以前の職場がどうであれ、体制の問題は会社（経営陣・管理職）の考え方によるので、勝手に判断しないことをお勧めします。まずは「長期休んでも仕事が回る状態にしたい」という考えを持っていることを上司に相談し、指示に従うこと。トピ主さんが出来るのはそれだけです。

トピ内ID：2620fcdbe1fab269

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コロナを理由に上司に業務の共有化と優先順位付けを提案

🙂

匿名

2022年02月19日 15:42

共有化、進めた方がいいですよ。コロナの陽性は他人事ではありません。管理職に相談し、提案しましょう。その際には優先度の順位付けもしましょう。これで一人休みで一人業務になった時に「上位業務の一人分だけやること」で仕事が回るようになります。二人分の仕事全部をやらざるを得なくなったら苦しみますし仕事が回りません。業務担当制による属人化を、可視化・共有化し、管理職も含めた席で業務の優先順位付けの物差しを用意しておき定期的に優先順位付けしておくことが大切です。管理職同席、フォローする側に権限をってのがポイントです。もう一つの方法は営業職が事務処理もこなす方法。これが回るようになると、事務職は経理の扶養範囲内パートだけで内勤は回るようになります。

トピ内ID：9de6acaf0a97f859

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無理です

🙂

とおりすがり

2022年02月19日 15:32

経理事務だと給与等の個人情報や会社としての守秘事項を扱うので、営業事務や一般事務の人と共有は出来ません。それに、経理事務と一般事務や営業事務って募集がそもそも違うでしょ？経理事務で同じ、一般事務で同じなら共有は出来るでしょうが、トピ主さんの職場の場合は無理です。というか、トピ主さんが総務・客先等への書類作成等ですよね？勝手に経理の仕事に手を出さないで下さい。トピ主さんは経理の仕事をするという契約ではないと思うので、勝手な事はしないで下さい。

トピ内ID：3fa289ab9cec83c9

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難しいかも

🙂

2022年02月19日 15:32

元々そういう仕組みになっていた訳でなく、しかも後から入社したトピ主さんが提案することも踏まえると難しい気がします。たくさん人数がいるならともかく、2人しかいないということは1人で2人分の業務を覚えるということですよね？トピ主さんの意見は効率的だし間違えてはいないけど、好き好んで業務量を増やしたいと思う人はあまりいません。どうしてもと思うなら上司に相談してみては？

トピ内ID：01eacf889ba2718d

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社長や役員の指示でなければやめたほうがいいです

🙂

ちえるん

2022年02月19日 15:32

以前、在職されていたところの会社規模と今の会社の規模はどの程度異なるのですか？業務の運用は社員の業務遂行レベルと社風が多いに関連します。あなたは共通運用で一人抜けても業務遂行できるようにしたいと思われているのでしょうが、社長に相談して了解をいただいたうえで進めているのでしょうか？立場変われば、協力的でない相手の事務員はあなたが仕事を奪ってクビにしたいのではと疑心暗鬼になっていると思います。あなたが良かれと思ってやっていることが恨まれることになってませんかね。

トピ内ID：2eb310a2e40f2d4d

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無理です

🙂

とおりすがり

2022年02月19日 16:38

経理事務だと給与等の個人情報や会社としての守秘時効を扱うので、営業事務や一般事務の人と共有は出来ません。それに、経理事務と一般事務や営業事務って募集がそもそも違うでしょ？経理事務で同じ、一般事務で同じなら共有は出来るでしょうが、トピ主さんの職場の場合は無理です。というか、トピ主さんが総務・客先等への書類作成等ですよね？勝手に経理の仕事に手を出さないで下さい。トピ主さんは経理の仕事をするという契約ではないと思うので、勝手な事はしないで下さい。

トピ内ID：3fa289ab9cec83c9

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根回し

🙂

ふう

2022年02月19日 16:38

専門的な仕事でもないなら、仕事をローテーションするのは当たり前ですし、トピ主さんの考えは会社からみたら大歓迎だと思います。でも中には消極的な人もいますからね。多分その人、突発的に他の人が辞めたり、休んだりして、そのフォローをしたことがないから、その状況がいかに大変か分からないのだと思います。私は何度か経験しているので、いかに日頃の仕事の共有が大事か身に沁みています。上の人にこっそり相談し、命令という形で指示をだしてもらったらどうでしょうか。

トピ内ID：245cd6d4b87faca4

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実際は難しそう

🙂

cloud

2022年02月19日 17:44

　経理・総務・客先対応って専門的知識も要るし小手先でどうにかなるとかいう、次元じゃないでしょ。　一方的にトピ主がしゃしゃり出てるようにも見えて、自分ならやりにくいと思うかも。元々其々の仕事に一人配置なのは会社の考え方だから上を通さないと、やり方を違えるとトピ主が悪目立ちの可能性もありますよ。　自分の勤め先でなら１～２日程度なら、次の出勤時に対応ですね。

トピ内ID：8c437ed2fe9a64e5

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良い考えだと思います

🙂

夕顔

2022年02月20日 12:21

なぜローテーション制度があったと思いますか？勿論、担当者の長期不在での対応もありますが不正防止の意味合いもあります現実問題として今現在は一人経理・一人総務という事ですよねそして会社の規模も大きくはないとお見受けしました給与や個人情報懸念のご意見もございますが大手なら普通に経理課に複数人は当たり前ですしじゃないと業務が回りません守秘義務の書類にサインの必要性はございます実現をしたいのであれば、上層部への根回しが早いと思います危機管理の意味合いにおいても、不在時の対応においてもという理由でよろしかとただこの前提はトピ主がある程度経理の知識があるが前提です市販の経理ソフト使用でしたら、なくても出来ないことはございませんがひとつの案ですが、トピ主様が長期不在になった場合だけに備えるというというのも、一つの手段だと思いますご自身の仕事だけ、開示しマニュアルを手渡しておくこれなら消極的な経理担当者も拒否はし難いと思いますそして、トピ主様は長期の不在が可能となります一方、経理担当者がの不在時には『わかりません』の一言で関わらずに済みます

トピ内ID：0c9b84dbd3a7d0e8

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トピ主です。

🙂

トライ子トピ主

2022年02月19日 22:51

皆様、ご意見ありがとうございます。事務の仕事は上司に相談してもあまり取り合ってもらえず、「そっちで勝手にやって」みたいな感じで、自由に仕事できる分、事務の仕事は全て2人でこなさなくてはならない職場です。もう一人の事務の仕事も私が勝手に手伝っており、上司もそのことは知っていますが、誰がやっても仕事が回ればそれで良いという感じです。でも経理とか給与とかは情報が流出したらいけないということで、その部分だけはさせてはもらえません。やはり本当に仕事を共有するなら上司も巻き込まないといけませんね。色々なご意見ありがとうございます。

トピ内ID：504f68e4171574fb

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素直に

🙂

もここ

2022年02月20日 14:12

トピ主さんの本心は長期休暇の時の為ではなく、その人がやっている経理業務を覚えたいのですよね。ご自分の為に。そのもう1人の事務の方に相談されてはいかがですか。素直にその理由を持って相談してくれたら私なら検討しますよ。もし受け入れてくれなかったら諦めて下さい。トピ主さんが会社に居づらくなります。

トピ内ID：0fbfac3329ce2f78

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上司でなく社長に相談を

🙂

ちえるん

2022年02月20日 14:12

レスを確認しました。零細企業でしょうか？　従業員が16名しかいない職場で、事業責任を任されていない上司に相談しても意味がありません。本件は社長に相談してください。なお、ほかの方も回答していますが、中小零細企業であっても経理業務を複数メンバで共有する運用はほとんどありません。経理を任されている女子社員は中小零細の場合、社長の情実が入っていることも多々あるので、そこを踏み込む対応をとるとあなたが退職に追いやられるリスクもあります。

トピ内ID：2eb310a2e40f2d4d

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仕事だからね

🙂

cloud

2022年02月20日 14:12

　現時点で勝手に手を出してるならその分は手伝い感覚じゃなく、最後まで簡潔させて欲しいですね。まあ今のままだと何時か「1人事務」になる可能性もあるけど。　あなたがしてるのって後一人居ても居なくても良いアピールでもあるからね。

トピ内ID：8c437ed2fe9a64e5

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意欲的なのは結構だけどよく見極めて

🙂

やったもん負け経験者

2022年02月20日 14:12

トピ主の仕事の精度により解釈の仕方は180度変わりますがまあ、正確な成果を出してると仮定してその職場は、成果に対して正当に評価をしていない上司は業務量関係なく頼みやすい方に頼む相手は仕事を頼んでも引き受けてくれない上記だとトピ主の頑張り損になり自分の業務だけが大変になり誰にも助けてもらえないそういう状況に陥る可能性もあります。給料や経理は経営者から信頼されていないと認められないし、あまり正義感が強い方だと、ほら…ねえ。引っ掻き回して迷惑がられないように気をつけてくださいね

トピ内ID：e9aac92afd4bf9f1

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時間をかけて説得作戦

🐤

オレンジ

2022年02月20日 14:12

当人同士で調整する必要があるのなら、本人を説得するしかありませんでもこちらのペースでことを進めると、こじれる可能性もあり、それでは意味がありませんから、良好な関係は保ったほうが良いと思います。例えばその人が休んだときに、許可を得た上でできる範囲で手伝うとかですねあくまで人の領域に入っているということは前提で、微力ながら助太刀します。この業務に関してはお休み中ご心配なくというように、メリットをちょっとずつ伝えますこちらが忙しいときにこの間休みのときに代行してくれたから、手伝いましょうか、ときたらスタートで、そこからさらにちょっとずつ距離を縮めてこと性急に進めると良いことはないと思います低姿勢で、根回しが大事かなと思います

トピ内ID：71e02fc41a7708d0

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その前に2人の信頼関係の構築を

🙂

ねこ

2022年02月20日 14:12

トピ主の仕事の精度により任せてもらえない可能性もありますが、能力のある方と仮定してレスすると、総務や経理の部分まで共有させようとしているのならそこは考えを改めたほうがいいです。最下流がどうこうできる職掌ではない。それくらいの常識もなく組織を変えたいなんて思っているなら飛んだ思い上がりです。トピ主は自分の仕事を相手に快く渡していますか？その時の相手の反応はどうですか？最初に私はこうしたい、これやりたい！をぶち上げ、前任者の仕事のペースを乱すような真似はやめた方が良いと思います。後から来たのだから相手を立てつつ、恩着せがましくならない程度に手伝うべきです。この人ガチャガチャしててすごくやりづらい、と思われたらうまく行くものもいかなくなります。

トピ内ID：e9aac92afd4bf9f1

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前の職場はこうだった、っていうのは一番迷惑な発想

🙂

あられ

2022年02月20日 14:12

そういうことは会社から指示があってやるものですよ。もしくは面談等で改善案を出して了承されれば進める。前の職場はこうだったから、って勝手に手出しされるのは迷惑です。前の職場が、前の職場がっていうなら、前の会社に戻れば？って思います。給与計算や与信調査など守秘義務がある内容もあるので、事務同士だからって会社からの信用度は二人同じではないと思います。給与や請求書処理、買掛金の振り込み等は期日は決まっていますが、休みを取りたければ前倒して操作もできますし、正直あまり助けになってないと思います。

トピ内ID：83bd333269a04db4

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経理や給与！？

😨

ななつのこ

2022年02月21日 11:37

経理や給与って専門職ですよね。そもそもトピ主さん、会計や労務関係の知識をお持ちなんですか？そこを備えていないのであれば、それらの業務を教えてもらうことはできないと思いますよ。前提にある専門用語が通じない人に教える必要がないと思いますから。トピ主さんの仰る前の会社の「仕事の共有」は「経理部内・総務部内それぞれでの仕事の共有」です。それはもちろん必要です。ただ、あなたが今の会社でやろうとしていることは「経理部と総務部でお互いの仕事を共有しろ」という無謀なことです。

トピ内ID：500e81b7df7acf7f

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レスします

🙂

とおりすがり

2022年02月21日 15:56

経理の人が事務全般をやれるなら、わざわざトピ主さんを雇わなくてもいいんですよ。それをトピ主さんが雇われているって事は、一人で全部をやる事は無理だって事。もし一人でやれるという事ならトピ主さんは不要です。トピ主さんが経理の仕事に手を出す事はありません。経理の知識のない人が好き勝手出来る仕事ではありません。それに、経理って経営判断を行うのに必要な資料を持っているので社長直属みたいな形だったりします。事務の上司って言ってますけど、決算などは社長に直接と言う場合もあったりするので、上司の上の社長に言った所で余計な事はするな　で終わりになる事もありますけど。

トピ内ID：3fa289ab9cec83c9

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ビジョンが見えない

🙂

パパイヤ

2022年02月22日 14:26

共有自体は良い案と思いますので、トピ主がここまで批判される程の提案では無いと私は思いますただトピ主のビジョンが全く見えず、そして曖昧なので単なるかき回しをしたいのか好奇心なのか向学心なのか前職からの踏襲という意味なのか、長期不在対策なのかトピを読む限り全く見えてきてない無いです一般論でいったら一人経理は倫理的にも危機管理の意味でも不適切ですから共有は必要です疾病入院・休暇・冠婚葬祭等、生きていれば当然に起こることに備えるという意味でも必要ですでも職場というのは、平社員の同僚同士で職域に関しては話しあっても意味がないですね個々の仕事に対する姿勢の相違は同僚レベルでは解決しませんいらぬ遺恨が残るだけ特に零細・中小の場合はトップダウンで指示を必ず受けた方が物事がスムーズに行きます個人の思惑は社長からの指示で霧散しますから社長を説得できるほどのビジョンをトピ主はお持ちですか？あくで想像ですがその経理担当者は、経営者の縁故でもなく・親族でもなく一般入社で職務能力に問題があり、欠勤（含む有給）が多く結構な割合でトピ主がフォローしているとかではないですか？だからいっそローテーションや共有を言い出したとかなにか内容が奥歯に物が挟まってる感じがしたもので失礼しました

トピ内ID：31d5bfcf1043d934

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トピ主です

🙂

トライ子トピ主

2022年02月23日 12:51

皆様、ご意見ありがとうございます。ほとんどの方がおっしゃるように、普通は上司等の指示がない限り担当以外の業務に踏み込むことは、越権行為だと思います。しかし、営業担当者等は、２人がどのような業務をしているかはあまり知らないようで、取引先に関すること、以前提出した見積書のこと、過去の売上のこと、健康保険のこと等々、様々な問い合わせをしてきます。その際、もう一人の事務員さんしか分からないことで、答えられなかったことがあり、叱られたことがありました。上司からも、「（現在は退職している事務員さんのことですが、）以前いた〇〇さんは、何でも頭に入っていて何を尋ねてもすぐに答えてくれていた」と言われ、もっと色々と業務を把握しなさいと言わんばかりです。また、私が入社したばかりの頃、引き継ぎが1週間くらいしかなかったこともあり、前任者は「分からないことは、××さん（もう一人の事務員さん）に聞いてね」と言っていましたが、××さんに聞いてもあまりよく分かっておらず、結局営業担当者に怒られながら、自分で分からないことを解決しました。さらに、××さんは、「もうすぐ辞めるかも…」と話しているため、もし辞められた後、私がそうだったように、新しく入社する事務員さんから、色々と聞かれると思います。その時、何も教えてあげられないのは、やはり先輩社員として恥ずかしいです。 …という色々な理由もあり業務をお互い共有しようと思いました。でも、確かにお互い負担が増えるだけですね。もう少しよく考えてみます。色々ありがとうございました。

トピ内ID：504f68e4171574fb

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トピ主さんが気に病む事ではありません

🙂

とおりすがり

2022年02月23日 18:14

＞もし辞められた後、私がそうだったように、新しく入社する事務員さんから、色々と聞かれると思います。その時、何も教えてあげられないのは、やはり先輩社員として恥ずかしいです。経理事務なら未経験者じゃなくて経験者を募集しませんか？過去どのようにやって来たか資料を見ればだいたいわかりますし、税理士さんだったり、税務署だったり、年金事務所だったり、ハローワークだったりわからない事があればどこに確認すればよいかは経験上わかります。トピ主さんとは職種が違いますので、先輩だからとしゃしゃり出て来られる方が迷惑です。自分の立場を弁えましょう。事務所の中のルールとか経理に関係なく必要な事は教えないといけないでしょうが、専門分野にトピ主さんが首を突っ込む事ではありません。

トピ内ID：3fa289ab9cec83c9

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