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相手の記憶違い。指摘するべきか我慢するべきか。

レス8
(トピ主 1
🙂
金魚
仕事
こんにちは。 私は30代の会社員の女性です。 本日、他店舗の社員と複数で会議を行ったのですが、その際に、他店舗のAと「聞いた、聞いてない」で揉めました。 この他店舗のA含む店舗スタッフは、以前から報告したことを数ヶ月後には忘れることがよくあり、私の悩みの種でした。 詳しくは書けませんが、ベテランスタッフが多いのにやる気がなく、店舗の売上も年々下がり閉店問題まで出ているほどです。 本日問題になった内容は、私が昨年作った広告に関してでした。 クレーム内容は、「私(トピ主)が昨年作った広告に記載している値引きに関して、事前に値引き額を知らされてなかった。事前に知らされていれば、こんなに値引きはしてほしくなかった。」と。 今日の会議では、お互いに「事前に報告済みです」「いいや。聞いてない!」の押し問答になり気不味い空気のまま終わりました。 私も急なクレームにテンパっていたせいで押し問答をしている際は忘れていたのですが、帰社する前に、昨年の会議の際、別のスタッフが議事録を取っていたことを思い出しました。 そして議事録を確認すると、やはりしっかり残っておりました。 議事録には、発注前の値引き広告の内容を確認したことと、会議資料にも、発注前の広告データがしっかり記載しており、意見がある場合は月内に私まで連絡するようにと議事録も残っておりました。 そのため、他店舗社員の「聞いていない」はありえません。 報告している証拠はしっかり残っております。 「事前に報告済みだ!」と改めて指摘したいのですが、今後も協力して作業することもあり、あまり荒波は立てたくありません。 どうするべきかお知恵をかしていただきたいです。 ちなみに他店舗のベテランスタッフは私より少し年配の方が多いです。

トピ内ID:3ac6496016c62c86

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レス

🙂
わかめ
主さんも含め、企業全体が「それで大丈夫なの?」レベルだと思います。 >クレーム内容は、「私(トピ主)が昨年作った広告に記載している値引きに関して、 今現在7月も終わろうとしています。 去年の話を持つ出す事自体がおかしいし、それに対して本気で対応しようとする主さんも、おかしいですよ。 次回また同じクレームを出してきたら、議事録に残っていた事実と、不明点は先に議事録を確認する事を伝えれば良いと思います。 主さんも、そんなくだらないことに時間を取られるのも苦痛でしょうから、そういう時こそ冷静に。 それと繰り返しですが、現在7月も終わろうとしています。 去年の話を持ち出し、それに対してああだこうだになることは意味がないことです。

トピ内ID:f686fe424f17b4f6

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正しい議事録

🙂
もっさん
議事録は会議が終わったら参加者に展開して、 内容に間違いがや認識違いが無い事を確認する必要があります。 これをやらない議事録は個人的なメモと同レベルの証拠にしかなりません。 正しく議事録を運用しているなら問題発生当時に議事録を見ろと一蹴するだけで済んだはず。 終わった後で思い出すなんて、ただ共有フォルダに突っ込むだけで終わりにしていたのでは? もしそうなら突き付けても捏造したしないの言い争いになる気がします。 今回は諦めて、同じ事が起きないように議事録の運用を見直すしかないと思いますよ。

トピ内ID:4b19ef79edbab2af

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コメントありがとうございます。

🙂
金魚 トピ主
ありがとうございます。 私の書き方が悪く語弊があり申し訳ありません。 値引き広告は去年のものではなく現在も行っております。 昨年末に制作し、年明けに発注した広告で、「お友達紹介割引」のようなキャンペーン値引きなため、現在も長期間で実施しております。 そんな状況なのですが、他店舗Aに「こんなに値引きはやってほしくなかった」と今になって言われた次第です。 そして、「私含め、企業全体大丈夫?」というご指摘はごもっともだと思います。 全体的にコミュニケーション不足が多く、そこからのトラブルも多いです。 今後はもっと情報共有と意思確認を徹底しなければと思いました。 私自身も他店舗Aから指摘された際、すぐにカッとなって言い返したのがとても悪かったです。 冷静に対応できていれば、落ち着いて議事録のことを思い出すことができていたはずでした。反省しています。 議事録の運用に関してのご指摘もありがとうございました。 たしかに、メールで確認のお願いをしているだけで、その後に議事録を確認していたかまでは追っていませんでした。 今後は、議事録の運用も見直そうと思います。 コメントをいただきました方、どうもありがとうございました!

トピ内ID:27abcda728483a33

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議事録があるのね

🙂
うまこ
議事録作成したら、電子で回覧して閲覧済みのしるしをつける事を始めては? 言い逃れできないでしょ

トピ内ID:c429f30c3aa2a407

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正しい情報の共有が大切です

041
電気技術者
>たしかに、メールで確認のお願いをしているだけで、その後に議事録を確認していたかまでは追っていませんでした。  議事録を確認していたかを追ってないって、議事録は ・内容に問題がないかを議事録作成者が参加者に確認し ・訂正依頼が出たら、その点に関して関係者に確認しながら、必要なら議事録を修正し ・必要な修正を行った後のものを議事録として発行する もので、トピ主さんが書いていることが私には意味不明です。確認依頼をして、それに対する訂正依頼がなければ、確認依頼をした内容がそのまま正式な議事録として発行されるだけです。  元々のご質問の「指摘するかどうか」に関しては、その相手にだけでなく、関係者全員に議事録があったことを、私なら連絡しますね。正しい情報を共有するのが、仕事を正しく進める基本です。

トピ内ID:d7fa485afd82f2be

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私も全員で共有するに一票

041
たこ兄弟の母
「私の主張が正しいと、議事録に記録に残っていました。 ご希望であれば開示いたします。 お互い、今後はこのようなことがないようにしましょう」 そう伝えるべきです。 恥をかかせるのか、という話ですが 今回のことが今後、暴走のストッパーになります。 これが友人や家族なら言いません。 でも会社なら違います。 主さん、やるならとことんやったほうがいい。 中途半端に引き下がるのは、問題をこじらせます。 相手はどんどん図に乗ります。 >今後も協力して作業することもあり、あまり荒波は立てたくありません。 残念ながら、相手はあなたと協力する気はサラサラありません(笑) でも考えてみましょう。 仕事は仲良くする必要はないのです。 やるか、やらないかの世界なのです。 毅然とした態度で今回は議事録があったことを報告しましょう。

トピ内ID:21c54a4267910d39

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会議終了前に決定事項を総括してください

🙂
ちえるん
議事録にまとめ、展開するとのことですが、実は会議参加者は打合せ内容を理解していないことが多々あります。 あなたは理解していても、出席者は理解していない。 運用の改善を提案します。 会議終了前に決定事項を総括してください。 決定したアイテム。誰が担当か。期限。 これを復唱的に行うのです。流通業の場合、その業務の担当者(複数人いる場合は全員)に復唱させるのが良いかもしれません。 録音しておけば決定的です。

トピ内ID:5a8bbda37b49c86d

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他の方もレスしていますが

🙂
とおりすが~り
会議の終了後に決定事項について全員で共有すること、これを会議〆の儀式とするとらくです。また、議事録回付については初版を送るメールに「●月○日までに意見がない場合は修正なしといたします。」と付けて納期を相手に示しましょう。 当社のルールで行くと当該の議事録はまだ作成が終了していないことになります。意見集約の納期がないのでいつまでたっても文句を付けてよいことになるからです。

トピ内ID:b69594cf5a8c622d

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