仕事の資料を催促したときの相手の対応について

直接出向くからタイムラグが生じるわけで、メールを送ればどちらが早いかはっきりしますよ。

全部口頭ですか？ 急いでいないとはいえ、何年も先でいいわけではないので、 「◯をお願いしたいのですが、△日のお昼までにいただけますか？」とか、 「いつ頃までならいただけますか？」 と言う。 約束の時間に来てなければ、直接言うのではなく、メールで先日お願いした資料はどうなってますか？と送る。 日時も決めずに口頭で依頼したものなど、忘れ去られていても仕方ない。 会社でのメールのやり取りがどういうマナーや暗黙のルールになっているかわかりませんが、私がいた会社では 他部署の方へは依頼メールも確認メールも受領確認メールも自分の上司と相手の上司をccに入れておく。としていました。 上司のメールはどれが重要かわからないくらいきてましたけど。 自分宛かどうかはTOなのかCCなのかで見分けます。 言いに行くと送ったと言われるなら、言いに行かず、メールで確認すれば、向こうの部署の方にフライングとは思われないし、言いに行ってメール送ったけど。と言われたら、いつですか？と聞けばさっきなのか何日か前なのかわかります。 何日か前に送ったと言われて、実はさっきだったら、メールを確認後に 「何日か前と言われましたが見当たらなくて、さっきいただいたのはあるのですが、それのことでいいですか？」と聞きに行く。 そういう自己防衛をしてくる人には自己防衛返しです。強く言われてうじうじしてると相手が調子にのりますよ。 でもまあそんな人なら、同じ部署の方はもうわかってると思いますけど。 もう少し社内でコミュニケーションをとってその部署の別の方と少し仲良くしたみるのもいいかもしれません。

まさに毎日がそんな感じですよ。とにかく連絡が遅いんです。 私もありました。 届くはずのものが届かずに問い合わせをしたところ、「確認します」と言って一旦電話を終える。すると10分後くらいに連絡が来て「そのことについてメールで連絡事項を送ってありますけど…」と言う。見落としたかなと思ってメールを再確認すると、メールは確かにきていたけれど送信時間が10分前(要は電話を切った直後）。 上司とそのメールを見て、怒りや呆れを通り越して笑ってしまいましたよ（笑）素直に「今送りました！すみません！」でいいのにね。 改めて具体的な締め切り（？）を相談してみては？ 内容がよくわかりませんが、毎週何曜日の何時までに…とか、毎月〇日の何時までに…とか。 その方がお互いにやきもきしなくて済むし、はっきりと決まっていたうえで締め切りを過ぎてしまったら向こうは言い訳のしようがないかもしれませんよ。

「もう送った」のですよね。 もう一言、あれば受け取る側の気分もだいぶ違いますよね。 ただ、期限が決まっているわけではないというのも、微妙なのです。 こちらと相手とは、感覚が違うことを前提に接したほうがよいでしょう。 相手からしたら、「期限がないのに関わらず、早めに対処したのに」と考えている可能性すらあるわけです。 私もトピ主派ではありますが、職場にはいろいろな感性の持ち主がいることを前提に、締切を設定することをお勧めします。

ノートパソコンですか？ それならパソコン持って聞きに行ってはどうでしょう。 「メール送ってますけど」と言われたら、「見落としたんですかね、すみません。念のため一緒に確認してもらえますか？」と言って無理にでもその場でメールを確認する。 なかったら「やっぱり来てないですよ〜」。 1, 2分前に来てたら「1分前に届いてました！すごいタイミング！送っていただきありがとうございます！」。 これを周りに聞こえる声で言う。 何度かやれば、周りもこれまでのことを察してくれるのではないかと思います。

私だったら「いつごろ送信されましたか？」と訊きますね。 だって、自分のパソコンでメール確認する時に必要でしょ、送信日時。 今回は特に重大なミスというわけではないのだから、あまり気にしないで。 次は、小町のアドバイスを生かしてね。

直接聞きに行くのをやめ、メールで督促します。 そうしたら今回のように話している最中にシレッとメールを送られることもありませんからね。 あと、はっきり期限が決まっていないというのがそもそもモヤモヤします。 そんな適当なスケジュールで仕事をするのは嫌なので、担当者には「後続の処理があるため毎月〇日を目処に送っていただけると幸いです」などと伝えておきます。(もちろん数日余裕を持たせます)

読んで、回答いただき、ありがとうございます。 はっきりと期限を決める、ということについては、担当者との昨日のやり取りの雰囲気が落ち着いたら、申し出てみようと思います。 レスで、お取引先の方との経験談ありましたが、私も、社内だけでなく取引先の担当者にも同じ対応をされたことがあったので、共感できてうれしかったです。 気持ちが少し晴れました。 ありがとうございました。

メールで済む話しなら行違わないように、自席で確認出来るようにするとかね。雰囲気なんて主観に支配されるんだから、あなたのやり方も見直してみたら？ 　自分なら込み入った内容でないなら資料程度でわざわざ離籍しないけど。私が離籍するとしたら資料だけでは足りない場合に前工程部署へ受け取りに行くときですね。サンプルとか。

・必ず期限を決める。 これが依頼の基本です。 且つ、タチの悪い相手には、 ・言い逃れができないよう、自分と相手の上司をCCに入れて、メールで依頼、督促をする。 ・自分に不利なことは、口頭でやり取りして有耶無耶にする傾向にあるので、それも「先程、ご相談いただいた○○の件ですが、△△という認識で誤りないでしょうか？」と、確認するフリをして、メールで証拠残し。 自分の身を守れるのは自分だけです。