新人後輩の指導

仕事に対して、マニュアルが無いということは、「全体の仕事の流れを洗い直したことがない」「どの作業にどのくらい人員と時間が必要なのかを調べてみたことがない」「経験という名の独りよがりを押しつけてられているのか、本当に良いことを教えられているのか判断する材料が無い」ということです。 私はもう二度と、マニュアルの無い職場には行かないと思っています。 重要なことは「職場の人たちの共通認識として、この仕事はこうやるものだという理解がある」ということなんです。 その新人さんは「メモを取る」人なんですよね？ つまりは「文章で指示されたい」んです。 トピ主さんがマニュアルを用意して、そこに書き込むようにしていれば、「どこに書いたか忘れた」なんて事態は、そもそも起こりません。 マニュアルの作り方です。 まずは１日の全体の流れを示します。 例えば、喫茶店の業務だったら、「店の掃除」→「調理品の仕込み」→「在庫数の確認」→「釣り銭の確認」→「水やおしぼりなど、サービス品の確認」→「客席の備品のチェック」→「開店」（中略）「レジ締め」→「閉店」→「店の掃除」とかになります。 で、大項目を立てた内容の中で、どうしても指示通りにやってもらわないと困ることを書き入れておきます。指示通りでなくても良いことは「自分の裁量でやってOK」と書いておきます。 そういう物を書いてもらえれば「言われるたびに内容が違う」とか「言う人によって言うことが違う」とかが防げるので、新人さんも安心して教わることができるでしょう。 マニュアルを１から作ると、大変な手間だと思いますが、がんばってください。 言葉使いについては、小学１年生だと思って、都度、教えてあげてください。 職場で「すみません」と言っていたら「社会人なら仕事場では『申し訳ございません』と言うんだよ」と教えてもらって助かったことがあります。

私は仕事を引き継ぐ時はメモを取る必要がない位に図解入りで分かりやすい徹底したマニュアルを作成してお渡しします。一度目はそのマニュアルを参照して一緒に作業をします。二度目は横に付いてその方が作業している様子を見守ります。質問があったら聞きます。 作業が終わったら私の方でもう一度その方に合わせたマニュアルをアップデートします。三度目は一人でやってもらって分からなかったら声を掛けてもらいます。ここでマニュアルの活用の仕方を教えます。（大抵の方はその前に自分でマニュアル読んで解決できます） 理解できないのは自分の説明が分かりにくいのだと肝に銘じて接して下さい。一を聞いて十を理解できるスーパーな方は今まで2人だけ遭遇しました。ほとんどの方はそんなすぐに理解出来ませんて。

新人のスキルの他に、教える人のスキルもあります。 　云ってることに一貫性がないと、聞く方は混乱します。時間のあるなしにかかわらず、ローカルルールでの正攻法を教えましょう。 　教えてる間のあなたの成果物は、ズバリ新人さんの出来です。 　仕事出来てる積りで、他人に教えると案外ボロが出たりするものて・・・  それはあなたのやり方が自己流過ぎて、ローカルルールから逸脱している時です。

エピソードを見ている限り、元々有能な新人さんではなさそうですね。 お疲れ様です。 私は少し複雑なことを教えるときは、 以下の流れでやっています。 最初は私がやってみせるから、メモをとらずに業務の流れを見ててね、次は全く同じことをゆっくりやるから、メモをとりながら見てね、最後は私が横で見ているから、そのメモを見ながら自分でやってみてね という教え方に変えてから、後輩はメキメキ習熟度が上がりました。 あとはメモの量が多くなるようだったら、新しいメモ帳を準備してあげ、どこに何をメモしたか一目で分かるようにインデックスを使わせながらメモ整理の時間も勤務内で作っています。

メモを取っても、内容を理解してないから何を書いたのかわからない、どのタイミングでそのメモを利用すればいいのかわからない等です。 マニュアルを与えたとしても、内容を理解してないからどこに何が書いてあるのかわからない、そもそもマニュアルを見返さない等で、同じことを何度も聞いてきます。 仕事の与え方としては、指示は短時間に一つだけとし、それが終ったら別の仕事を与える、チェックはほかの人にやらせる等です。 性能の低いパソコンを想像してみてください。「人は誰でも、努力すれば一定のレベルに行ける」と思ってはいけません。その人にできることは限られています。できる範囲を見極め、その範囲で仕事させるしかないのです。

もう少し、やっているところを見せてあげて、流れややり方が理解出来ていそうだな、と感じたら、その時初めてやらせてみては？ 「出来そう？」と聞いてもいいと思います。 やらせるのが早過ぎるのかも…

まず、メモの取り方わかってないタイプではないでしょうか。 その場合はメモの取り方から教えます。家に帰って一日のメモとマニュアルを突き合わせて整理する作業を課します。 自分の成長のための作業など家でやった方が新人に得だと私は考えますが、 1ミリも仕事のことは自宅でやりたくないタイプなら時間内にその作業をやってもらっても良いでしょう。 仕事に対する熱量は人それぞれですから。 同じミスをする人は、緊張しすぎのタイプに多いように思います。 もともと不注意なタイプでミスをしないようにと思うほど焦ってミスをする。 このタイプの場合はミスをしても取り戻せばいいとリカバリの仕方を教えてあげます。 また、ミスの対処は一緒に考えます。 例えば焦りすぎて行を飛ばしている→定規を当てて読む、など、 新たな習慣をつけさせることで改善する場合があります。 優先順位がわからないのは、パニック気味の人と過集中の人に多いです。 その人をよくみてると、「どういう時に集中するタイプか」がわかるので、 パニック気味の人は指示を与えてそれに集中するよう指導し、 過集中の人は正面から声をかけて優先順位を思い出してもらうよう指導します。 敬語はどうでもいいですね。私以外の人にちょっと…な態度をとっていたら一回は言いますが、これはただのアドバイス。 それと、離れる時間も適度に取ってください。 多くの人は、指導係がつきっきりだとゲンナリします。 疲れてきてる時は、そっと離れたり休憩をいれて。 新人は疲れてる？と聞けば大丈夫です！と返すものですから、休ませるのは指導係の仕事ですよ。 間違えないようにやることも、 間違えて失敗して学ぶことも、 どちらも大切です。 新人に合わせて上手に間違ってもらうのが指導係の匙加減で、腕の見せ所ですよね。 難しいですが、頑張ってください。