報連相の会話の輪にいつの間にか入ってる　対策はありますか？

事務員をしています。 会話の輪に入っていないのに報連相が完了したことになっていて、仕事の流れについていけない時があります。 何か対策があれば教えてください。 報連相についていけない相手は上司と同僚です。事務員は私も含め3人です。 私の上司の机は隣に、同僚は上司の前に机があります。 別の部署の社員が上司または同僚の隣に来て会話をするのですが、会話が終わった後に振り返って、「だって。聞いてた？分かった？」と話しかけてきます。 聞き耳を立ててはいるのですが、社員は上司(または同僚)に対して向かい合って話してる声のトーンなので半分も聞き取れないこと、相手が書類を指差してもこちらからは見えないことが多々あります。 途中で電話対応をするときもあり、その間の会話は全く分からないので話の流れについていけません。 聴力は問題ないが、会話が聞き取り辛いと2人に以前話してあるので分からない所を聞き返して確認はできるのですが、上司からは「アンテナをはって」とよく言われます。 上司と同僚はアンテナをはるのに長けているので、他の人同士が話していても聞き耳をたて内容全てを把握することができますが、私だけがそもそも聞き取れないので現状を掴みきれてないことがよくあります。 聞き耳をたてる、分からない部分は確認する以外にも何か対策はありますか？