取引先担当の聞きたいことが伝わらない

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😢

ひこうき雲

2024年05月24日 11:23

仕事

取引先の担当男性について話をきいてください。その方は男性・50代前半で感情の起伏が激しい印象です。連絡はメールが基本の方なので、文字面だけでは読み取れない（ボキャ貧といいますか、聞きたいワードが書いていない事が多い）ことがあり、数ヶ月に何度か「あなたは・・・」と怒りに任せた文章のメールがきます。上司に相談し、実際のメールでのやり取りを見せると「これでは分からない、勘違いしてしまうね」と言ってくれますが根本的な解決には至っていません。そこで、よろしければ意見を伺いたいのですが、・聞きたいワードが記載されていないから、こちらには伝わらないこと。 →だから、もっと分かるようにワードを使って欲しい・電話をかけると、あなたのように机にずっと居られる立場ではないからメールでと一蹴される →話した方が伝わるから電話していることを理解してもらいたいと、はっきり申してもいいものでしょうか。恐らく、怒るでしょうが。気持ちよく仕事を進めたいが希望です。何卒、ご教示お願いいたします。

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#仕事

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互いの上司を巻き込んだ方が良いのでは？

🙂

へたれ管理職

2024年05月24日 12:44

メールの宛先は当該の男性社員にして、CCを自分と当該社員の上司に当てる形で全てのやり取りを各自の上司に見える化してはいかがでしょう。＞・聞きたいワードが記載されていないから、こちらには伝わらないこと。＞→だから、もっと分かるようにワードを使って欲しいこれはトピ主がどう気を遣ってメールを書いても「お前はボキャ品で私には言いたいことがわからない」としか伝わらないと思います。このメール単体で読んだ場合、トピ主の理解力の方に問題ありと解釈される可能性も高いです。また、相手にとって耳の痛い指摘をクレームとも解釈できる形でメールするのは賛成できないです。＞・電話をかけると、あなたのように机にずっと居られる立場ではないからメールでと一蹴される＞→話した方が伝わるから電話していることを理解してもらいたいこれは本人が自分の性格をわかっているからのように思います。電話口で激高されるかもしれませんがそれでもいいですか。その場合、嫌な思いをするだけで何の解決にも至らないと思います。コミュニケーションに齟齬がある場合、片方に原因がある場合と両方に問題がある場合と2つの原因があると思います。原因を明らかにして公平感、納得感のある対応策を立てるには第三者の視点が必要でしょう。お互いの上司に情報を筒抜けにすることで、特に相手の上司の第三者視点に期待できるのではないかと思います。それで解決できない場合は上司同士で解決策を作ってもらうのが良いと思いますが、メールの内容はすでに読んだ状況での対応ですから、早く解決策が得られると思います。

トピ内ID：a28c2b8be2072f1e

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お客様ですか?

🙂

久我重明

2024年05月24日 12:44

ならアポイント取って会って話したほうがいい。クレームなら上司も連れて。

トピ内ID：6c41dc8929d5bc4f

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メールで確認すればいい

🙂

クロップ

2024年05月24日 12:58

取引先担当者が「机にずっと居られる立場ではないからメールで」を希望しているのですし、「話した方が伝わる」のはトピ主さんだけに都合の良いアプローチなので、提案したところで、理解されないと思いますよ。一般的には、取引先にとって都合の良い方法で、最大限対応するのがマナーであり、セオリーですから。メール内容で勘違いしてしまったり、複数の解釈が可能な部分がある場合には、こういう解釈でいいかどうかをメールで確認すればいいのでは？聞きたい、もっと分かるワードも、「そのワード（という解釈）でいいですか？」と確認する。文字面だけでは読み取れないのは、聞き方の問題のように思えます。まあ、１案件につき、メールで何往復、何十往復することが手間なのかもしれませんが、電話で感情的になられるより、事務的に処理すればいいので楽だと思いますが。

トピ内ID：830803c37aadc737

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仕方ないので訪問する

🙂

あせび

2024年05月24日 12:58

お互いに関係が切れても良い程度の取引先ならそれで良いでしょうが、そうでないなら対応を変えた方が良いです。クレームに類するものか分かりませんが、上司と一緒にそこへ行って聞いてみるしかないのではないでしょうか。訪問のお伺いをしましょう。あなたか会社の落ち度であればそこで謝罪すれば良いです。あなたの上司も行けば、先方もその担当男性の上司か誰かは一緒に出てくるでしょうから、あなた方の言い分が正しくその担当男性に問題があると思えば、その担当に注意したり、上司に状況を報告したりはしてくれるでしょう。もし担当が来ること自体を嫌がるなら、自分がやっていることに問題があるのは自覚はしているのでしょう。

トピ内ID：d26fc998fa3314b2

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トピもわかりにくよ

🙂

レノンmama

2024年05月24日 15:25

イマイチわかりにくいですが…… 肝心なことをスルーして話す人って基本せっかちだったりしますね頭の中でほぼ自己完結してたりして…… 担当男性の「言いたいこと」を察したらメールでも「～～という意味で受け取らせて頂きます」というような「復唱」の形をとって(実際は復唱じゃないけどね) …極端な表現だけどイエスかノー位の選択肢を出して返答を求めるしかないかも電話って早い解決には違いないけど「言った言わない」でモメがち文だと後に残ります

トピ内ID：7a18e6649b81da7f

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「気持ちよく」ではなく「都合よく」

🙂

そら

2024年05月24日 15:25

トピに書いてあることをはっきり先方に伝えても、「気持ちよく」ではなく「トピ主にとって都合よく」仕事がしたいだけだろう！と受け取られて拗れるだけだと思います。なので、・意図の読めないメールが来たら「○○は××の解釈でいいですか」とか「○○を△△でいいですか」とか、ハイかイイエで答えられる質問をメールする・意図の読めないメールが来たら「○○の件で確認したいので都合の良い時にお電話ください」とメールする（トピ主からは電話しない）というのはどうでしょう。あと、先方からの怒りのメールの内容はどのようなものですか？その内容を教えて貰えればより良いアイデアが出てくるかもしれません。

トピ内ID：03535813a5c01703

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具体的な内容をメールで確認

🙂

しんちゃん

2024年05月24日 16:07

不明な点が有れば具体的にメールで確認したら良いだけでは無いでしょうか。メールの内容も誤解の無いように明確に問題点を記載する必要があります。解決しなければ何度でも問い合わせしましょう。相手が怒ろうが怒るまいが関係ありません、それだけのことです。

トピ内ID：8221656b184aef6d

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よくわからないけど…

🙂

ほ

2024年05月24日 16:05

言葉を濁したり省いたりする人が今現在職場にいます。何を言っているのかよく分からなくて、ナゾナゾをしている気分になります。この人とは対面ですが何を言っているのかわかりません。で私は、どういう事かと、しつこく質問を重ねます。追い詰める感じで話すので、その人は私を苦手だそうです笑だけど周りの人達は深追いしないので延々と推理する羽目になってます。なのでトピ主さんも、答えが返ってきても内容が不足していたら、再度深追いするのでは駄目ですか？そんな事では解決できる次元じゃないのかしら？

トピ内ID：1a7388af84251524

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仕事のメールでしょ？1対1でしかメールしちゃダメなの？？

🙂

巻き込むのも仕事です

2024年05月24日 18:34

プライベートではなく仕事のメールですよね？ 1対1でしかメールしたらダメなのですか？私の職場では、他社相手の時は必ずCCで関係者や上司も宛先に含めますよ。そして場合によっては自分からではなく関係者や上司の男性から電話や返信してもらいますよ。特に今回の相談事である、そんな問題のある取引先が相手ならば。特に上司は部下の仕事を管理把握するのが義務というかそもそもの仕事なので。初っ端から常に毎回上司が電話やメールしるのではなく、問題事があると判明した時に出張(でば)るのが上司の仕事です。 1回、男性上司から電話してもらえば？それで「トピ主が女だからと舐めてかかると男の上司に取って代わられて自分が負ける」と相手に知らしめるのが必要なのでは？トピ主が個人事業主で自分だけの顧客なわけじゃないのだから、周り＝上司を適切に巻き込むのも仕事です。周りと団体行動できなければ団体に所属してる意味がありません。

トピ内ID：d9247c074c73f972

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不明点は潰す

🙂

かなこ

2024年05月24日 20:33

相手を変えようとするのは間違いです。キーワードを拾ってまとめて自分なりに何を言いたいのかまとめます。"◯◯は△△して◯日までに提出すれば良いですか？"など相手がyesかnoで答えられる質問をします。決して相手の書き方を責めない。これを何往復かするとその人が何を言いたいのか自分だけには分かるようになります。また相手もこの人には違う言い回しをした方がいいかなと工夫してくれるようになります。もちろんそうじゃない人もいる。電話が出られないほど忙しい人っているのよ。トピ主さんが気持ちよく進めたいのは分かるけど相手の事情も考えましょう。関係がこじれているようだから一度対面で会ってお話しした方がいいかもしれません。

トピ内ID：bf0f4e93342dd9ea

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上司を巻き込む

基本なんだけど

2024年05月24日 21:35

他の方々が指摘しているように、メールのcc に上司を入れましょう。相手の上司も入ってくれればいいですけれど、難しければトピ主上司だけでも入れる。相手からの意味不明のメールには、上司から真意を質すメールを入れて貰う。それが難しい場合は、トピ主から｢上司からxxの点についてもう少し詳しく聞くように言われています｣的なメールを入れる。勿論、上司了解の下。処で、そのお相手とは何年間メールで交信しているの？

トピ内ID：c9d2f40e4d00a1c2

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メールコミュニケーションについての本を一冊読むほうが良いかも

🙂

アイコ

2024年05月24日 21:35

基本的には互いの上司を巻き込んで連絡を取るのが一番良いとは思いますが、取引先とのことなので勝手にあちらの上司に話を通すとその男性の性格からしてこじれそうな気がしますね。（もちろんできるなら試してみて欲しいですが）かと言ってここで詳細な業務内容を書くわけにもいかないでしょうから、ざっくりとしたアドバイスしかできないなあと思います。メールや電話でのビジネスコミュニケーションについての書籍って結構ありますから、そういうのを一冊読んでみるとトピ主さんの悩みに合致する答えが見つかるかもしれません。

トピ内ID：8254c535cdc89528

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担当者を替えてもらう、または取引を終了

名無し

2024年05月25日 10:09

要するに、相手方担当者の国語力がお粗末過ぎて、意思の疎通に支障があるということで間違いないでしょうか。そうであれば、取引先の上層部と交渉して担当者を替えてもらうのがよいと思います。仮に国内企業なのに日本語をまともに使いこなせる社員が一人もいないなら、取引を終了することはできませんか。

トピ内ID：41a8c082173197cb

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ボキャ貧は双方の問題（かも）

🙂

Kiruna

2024年05月25日 14:59

「自分を客観視できてないかもしれない」というのがトピ文を読んだ際の主さんの第一印象でした。相手の問題点を山ほど取り上げてありますが、じゃあ自分はどうなの、とでもいいましょうか。自分から見える相手と、相手から見た自分と、仮に両方見えるとしたらどうなんだろう？　と、一度でも考えたことあります？＞文字面だけでは読み取れない（ボキャ貧といいますか、聞きたいワードが書いていない事が多い）それ、主さんの読解能力のほうが貧困な可能性もありませんか。実は真っ当な文章であり必要なワードもあるのに、主さんが期待したワードずばりじゃないもんだから主さんが自分の理解できる文面にうまく変換できていない、とか。上司さんのコメントもビミョウですね。「分からない」ならともかく「勘違いしてしまうね」だと、「本当はＡというつもりがＢとも受け取れてしまうよね」、つまり上司は実は取引先男性の言いたいことはAだと見抜いた上で、それが見えない主さんにはBに見えてしまっても仕方ないか、という意味かもしれません。＞話した方が伝わる耳から入る音声情報の処理が苦手な人も世の中に一定数います。通常、社会人なら視覚情報も音声情報も均等に処理できて当たり前と思われていますが、実はその得意不得意にはかなり個人差があることを私は経験から学びました。文書ではさっぱり理解してくれなかった相手に対面で説明したら一発で理解いただいたこともあれば、逆に電話でお伝えしただけでは相手の記憶に残らずメールでリマインドしてようやく覚えていただいたこともあります。「話した方が伝わる」というのは主さんの主観です。これは今回の相手に限らず、ちょっと心に留めておいていただきたいことでもあります。

トピ内ID：ba0a1c3f728c2234

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確認と客観性

🙂

うしゅ丸

2024年05月25日 17:21

相手は、ちゃんと伝えているつもりなので、「もっとわかるワード」を求められても理解できない。分からないトピ主が悪い、と言って怒るのです。　電話で話すのは、相手はメールでちゃんと伝えているつもりだから、二度手間でこれも不快です。しかも、メールと違って証拠が残らない。録音を証拠にするのは、相手をやりこめる場面であって、円満な関係ではありません。メールで伝えられないことを、トピ主がなぜ電話なら伝えてもらえると思ったかというと、問答形式だからです。だったら、メールを問答形式にすればいいのです。　相手の言語能力に合わせているとこの問題は解決できず、トピ主の土俵に引き込む必要があります。相手の言ったことを、トピ主が解釈し、「こういうことにしていついつまでにやりますがよろしいですか」と、ハイイイエの問答形式で相手が意思表示できるようにする。ほぼ、こういうことにしたいはず、と確信が持てるようなことは、「これこれこのようにします。違う場合は○日までにお知らせください」と、相手が返事しなくていいようにする。　相手に負担をかけず、トピ主の土俵に引き込めば解決するはずです。私は、得意先（相手がかなり格上）が、こっちを下と思って、全然物事を決めないので、上記のやり方でガンガン決めましたよ。同業者は軒並み、その得意先との案件をまとめられず、それが業界では普通だったので、ダントツに早かったです。　もう一つ、メールの利点は上司など他人に見せられることで、それにより、トピ主の理解力不足ではない、ということが立証できます。メールのccに上司を入れるかもありますが、入れなくても、見せて客観的な判断を得るのも大事です。　それと、その相手はおそらく社内外の他の人にも意味不明のメールを送っているでしょう。自分に問題があることに薄々は気づいているけど、直せないから怒ってごまかしています。

トピ内ID：25c064b765a5e690

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教示します

🙂

タラ鍋

2024年05月27日 10:05

私が上司ならこのように言います。　トピ主に。　＞・聞きたいワードが記載されていないから、こちらには伝わらないこと。 →だから、もっと分かるようにワードを使って欲しい　もっと分かるようにワードを使って欲しい？　「ワード」って何？文章のソフトのこと？それとも「単語」？「内容」？　「ワード」の意味が分からないんだけど、もっと分かるようにきちんとした日本語を使って欲しい＞・電話をかけると、あなたのように机にずっと居られる立場ではないからメールでと一蹴される →話した方が伝わるから電話していることを理解してもらいたい　「電話をかけると」「メールでと一蹴される」？　その場で言われるのではないということは、電話をつないでもらえないの？それは会社として問題だね。　でも、つないでもらえるのであればその場で言えるよね。問題ないよね。　それと、「理解してもらいたい」って「君の願望」だよね。　「理解してもらいたい」という「君の願望」を理解してする、それだけでいいの？　違うよね。「私の指定する方法で仕事をしたい」、それが正しい「君の願望」だよね。＞と、はっきり申してもいいものでしょうか。　全然「はっきり」していないよ。　もう少しきちんと思考を整理しなさい。　「婉曲的な表現」を使うこともあるけどそれは「意図的」にしていることを「自覚」しないと。　婉曲的な表現ばかりしていると自分自身が「自分がすべきこと」を間違うからね。

トピ内ID：e40b9b50a3950074

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