ビジネス文書の書き方（すっごいもやもやしてます）

レス19

（トピ主 1 ）

スミっ子

2007年03月19日 19:02

仕事

上司に、あるビジネス文章の作成を指示されました。出来上がった書類を確認してもらったところ、訂正を入れられたのですが・・・・。（前後の文章は省略してあります。直されたところだけ・・・）訂正前第○○回定期総会を開催いたしますので、ご参加くださいますようお願いいたします。訂正後第○○回定期総会を開催いたします。ご参加くださいますようお願いいたします。上記のように途中で文章を切るように言われました。そして「これ（訂正前の文章）では、普通の人は意味が分かりません。少なくとも私は３回読まないと意味がわかりませんでした。」と言われました。その他のところは特に訂正されなかったので、この分だけが問題だったのだと思います。言われたように直しましたが、でもなぜ直されたのが不明です。上司の言うように、訂正前の文章はそんなに分かりにくいものだったのでしょうか？なんだか、すっごいもやもやしています。

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わかります

おれんじ

2007年03月20日 11:21

訂正前の文、1回読めば意味は充分にわかりますが・・・。私だったら第○○回定期総会を開催いたしますので、ご参加くださいますようよろしくお願い申し上げます。かな。

トピ内ID：6717197428

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意味が分からないことはないけど

🎂

2007年03月20日 11:21

他の場合に当てはめて問題の文章を考察すると、 1.誕生日会を開くので、どうぞ来て下さい。（親しみがあるけど馴れ馴れしい） 2.誕生日会を開きます。どうぞ来て下さい。（丁寧だけどよそよそしい）意味が通じないというわけではないのですが、定期総会というような改まった場の案内に用いる言葉として、1はふさわしくないというだけのことだと思います。誕生日会だったら、1の言い回しで案内される間柄の方が楽しそうと思いますけど。ちょっと上司さんの言い方、キツかったですね。まぁ、あまりお気になさらず。そして今後は気をつけて。

トピ内ID：2857736431

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どっちでもいい

🐤

kotoko

2007年03月20日 11:21

どっちでもいい、って思いました。でも、こだわる人には、こだわる点かもしれません。スミっ子さんの文章があまりに整然としていたので、上司がそこくらいしか手を入れられなかった、と思ったらいかがですか？実際、手は加わらなかったんですよね。暗に上司を立ててあげてください。

トピ内ID：7396651400

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不自然に感じます

🐴

マーボー

2007年03月20日 12:02

スミっ子さんの文章は、ぜんぜん変ではないですよ。むしろ、訂正後のほうが不自然に感じます。（どちらも意味は十分通じますが）訂正前の文章を３回読まないと分からないくらい、頭の弱い上司をお持ちのスミっ子さんに同情します。

トピ内ID：4555052512

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う～ん・・・

🐧

ポン

2007年03月20日 12:02

訂正前で問題ないと思うけど・・・。

トピ内ID：5641872614

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接続助動詞を使って文を長くするな

こういうことかな

2007年03月20日 12:13

ビジネス文書の基本は誰にでもわかるように書くことが大切です。そのためには文は短く書くことです。上司があなたに指摘したことは、文が長いからもっと短くしなさいということです。「・・ので」とか「・・から」は理屈を連れてくる助動詞を使って文を長くすると意味が曖昧になってまいります。「何とかなので、こうだ」とか「何とかだから、こうだ」いう理屈を連れてくる接続助詞を避けるようにビジネス文書では勧めています。訂正後の文章は「・・開催します」と「・・お願いします」の二つの文で説明し誰でにもわかりやすいです。訂正前の文章は「・・ので・・お願いします」の文が一つです。わかりずらいです。

トピ内ID：7346700424

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訂正後のほうがおかしい

ちびた

2007年03月20日 12:13

訂正後の表記は前後の関係を断ち切っており、不自然に感じます。 3回読まないと意味が分からないという上司の感覚が不可解です。問題の箇所の前の文章如何で表現の意味合いが大きく変わることがあるかなと考えましたが、そうしたことはないように思います。このほかにも文章を訂正されて納得できないことがあったのなら今後は訂正前、後を比べて他者の感想を求めてはいかがでしょうか。上司とどのくらいの年齢差があり、気軽に話せる関係にあるのか否かは分かりませんが、理由を確認した方が良かったですね。(たぶんそれが出来ない関係だったのだと思いますが）仕事の文章にはスタイルがあり、上司の好みにより必ずしも自分の表現が認められるわけではありませんが、自分独自の表現を守っていくのも仕事上の矜持を保つ重要な要素だと思います。今回の事例はそこまでの重さのものとは思いませんが納得いかない気持ちは良くわかります。ただ表題の「すっごい」の表現は中年の私には聊かなじめない感じがしました。

トピ内ID：2343440651

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文章はシンプルに

わんざ♂

2007年03月20日 12:44

この一ヶ月、ビジネス文書を学ぶ機会がありましたのでコメントさせてください。訂正後の文章に主語を入れてみましょう。「弊社では第○○回定期総会を開催いたします。皆様是非ご参加くださいますようお願いいたします」主語＋述語で完結している文章を、わざわざ「ので」を使って一つにまとめる理由がありません。却ってどの文章が主文なのかが見えにくくなります。ビジネス文章はシンプルが基本です。文章を短くまとめるつもりで接続のために「が」を使うのはタブーだそうです。どちらの文章が主文なのか混乱するからです。ＮＧ例：私は上司に言われたように文章を修正しましたが、でも何故直されたのかが不明です。なお、私たちが小中学校でならった「起承転結」は、ビジネス文章では百害有って一利なし、だそうです。

トピ内ID：9356403095

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確かに

めい

2007年03月20日 14:20

訂正後の方がよろしいかと。訂正前の文章は、～で～だ。と伝えたい２つの事柄を『で』の接続詞で１つの文章にされてしまっているため伝えたいことがぼやけてしまい、受け取った人には幼い印象を与えそうです。ビジネス文章では１文１用件が基本。でも友達になら全然問題ない文章ですよ。

トピ内ID：2060423490

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これだけなら

kumo

2007年03月20日 12:34

文章にかなりうるさい職場に長年勤務していますが、ちょっと悩んでしまいました。書面において「ので」という接続詞を嫌う人は少なくありません（口語に近い印象がある、前後の文章を結びつける語感が強く若干強制的な印象を与えるなどの理由で）。ですから、「この文脈では『ので』という言葉は使わないほうがよい」と説明されたのなら、「そういう考え方もある」とレスするだろうと思います。でも、「普通の人は意味が分かりません」というほど分かりにくい文章ではないと思うのですが．．．．．．「ので」という語を置いたことで、その前の文章とのつながりが不自然になったのかなとも想像しましたが、よく分かりません。「今後同じような間違いをしないよう気をつけたいのですが」とでも前置きして、理由をもう少し説明してもらえるといいですね。ただ、トピ主さんの説明を読む限り、その上司の方はちょっと「嫌味」な言い方をされる方という雰囲気があり、質問しても納得できる回答はもらえないかもしれませんね。ビジネス文書とはいえ、人それぞれの好みが反映される部分も結構あるので、あまり気にしないほうがよいのかも。

トピ内ID：5664689298

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通じないことはないけど

アーモンド

2007年03月20日 14:46

通じないことはないですが、トピ主さんのあまり綺麗な文章ではありませんね。ひとつの文章の中で、近接して「いたします」を繰り返してるのがわずらわしく、それが気になって、「総会を開催する」と「参加してほしい」という文の主旨が、ぼやけてわかりずらくなっていると感じます。あと、長い文章は、なるべく短くきってわかりやすくすることが大切ですので、「いたします」を繰り返してだらだら書いてる文章より、先輩に手直ししてもらった文章のほうが、俄然可読性が高まっていると感じます。 3回読まないとわからないはちょっとオーバーかなとは思いますが、やはり、トピ主さんのオリジナルの文章は、あまり美しくないし、不親切ですね。

トピ内ID：5894076584

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一文の長さ＆主題。

😀

momoka

2007年03月20日 15:00

トピ主さんの文章、物凄くわかりにくいとは思いませんでした。ただ、上司の方の訂正の意味もわかります。一文は短く、が読みやすい文章の基本です。ビジネス文書の場合は特に読みやすさ・わかりやすさが重要になると思います。前後が省略されているのでわかりませんが、もしかして前になにか文章がついていて一文が長くなっていませんでしたか？　たとえば「きたる○月×日☆時より、××本社ビル5階第一会議室において平成18年度第一回定期総会を開催いたしますのでご参加くださいますようお願いいたします」とか。もしこの例文のようですと、長すぎると思います。それともう一点。この文章で伝えたいことは「定期総会を開催する」ことと「参加してください」ということのふたつですよね。それを一文で書いてしまうとひとつの文章に主題がふたつある状況になるのでわかりにくくなります。上司の方の文章のように二文にわければわかりやすいです。たぶん上司の方もそういう意味で言われたのではないかと推測します。……的外れかもしれませんが（笑）。

トピ内ID：3974380226

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ありがとうございました

スミっ子(トピ主）トピ主

2007年03月20日 17:38

ひとつひとつ、じっくり読ませていただきました。また、上司にきつい言い方をされて少し落ち込んでいましたが、冷静になれました。本当にありがとうございました。「ビジネス文章は短く。読みやすさ・わかりやすさが重要」　言われるとおりです。以前に訂正されたのも、ひとつの文に主題が二つでした。今回指摘されるまで、気がつきませんでした。美しくない、不親切、というレスにも、納得です。私たちが小中学校でならった「起承転結」は、ビジネス文章では百害有って一利なし、という話は、とてもよくわかります。最初のころはそれがわからずに、全ての文をなおされていました。簿記の資格はもっていますが、今までビジネス文章などを学んだ経験がありませんでした。皆さんのご意見、とても勉強になりました。自分でも、もっと積極的に学んでゆくべきだなと思いました。ひとつひとつに御礼ができませんが、ありがとうございました。

トピ内ID：4497341574

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主語が違う

😀

オレンジ

2007年03月20日 17:23

私は、訂正前でもOKだと思いますよ～。上司のかたは、嫌味っぽい屁理屈やなのだと思います。たしかに、一つの文中で主語がコロコロ入れ替わるのは、文法的にはよくありません。（われわれが）第○○回定期総会を開催いたしますので、（あなた達が）ご参加くださいますよう（私が）お願いいたします。と、コロコロ主語が変わっています。それが良くないと言いたかったのでしょうね。でも上司の方、いくらなんでも「３回読まないと分からない」ってのは言いすぎじゃ…。普通は、通じますよね。

トピ内ID：8686809945

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接続助動詞はクセモノです。

作文教室の助手

2007年03月22日 11:17

「開催いたしますので、・・」ーー「ので」と理由を述べています。文の解釈のしかたはいろいろできます。今年は開催しないつもりでしたが、都合により開催することにしました。昨年は開催しませんでしたので、開催することにしました。「ので」という接続助動詞はできる限り遣わないほうが文の意味が明晰になり誤解を与えないです。

トピ内ID：1395141292

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上司の立場です

上司

2007年03月22日 11:50

締められた後にすみません。トピ主さんの上司の立場です。同じように、主語があいまいで主題を続ける文章を書く方がいて何度か注意したことがあるのですが直らず、しつこく添削したほうがいいのか悩んでいました。主語があいまいな文章を仕事で作っていると、後々になって、あれはわざと責任をぼかしているのかと勘ぐられることもあるんですよ。私の気にしすぎかとモンモンとしていましたがこれでスッキリ要点を絞って注意できます。でも、あまり意識なさらない方が多いのですね。私はちょっとうるさい方なのかな。その辺もよくわかりました。ちなみに私の文章に対するモットーは・文章は短く・固い熟語より噛み砕いた言葉をです。トピ主さん、トピをたてて下さってありがとうございました。お互いに勉強していきましょうね。

トピ内ID：6752787259

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苦節２０余年、ビジネス文章に苦しみました

わんざ♂

2007年03月22日 16:27

スミっ子さん文面からお若い方と察します。目先の仕事だけをこなす人が多い中、「もやもや」を解消しようとする姿勢は大事なことですね。実は私、サラリーマン20数年にしてビジネス文書の書き方を意識し始めた次第です。数年前まで上司に「お前の文章は何が言いたいのかさっぱり判らん」とケチョンケチョンにこき下ろされました。数ヶ月休む機会があり、ビジネスライティングの解説書を数冊入手し熟読。…私のライティングでは上司への報告になっていないと判り愕然。目からウロコでした。アドバイスを一つさせてください。「上司の数だけ文法がある」　（又は「上司の数だけローカル・ルールがある」）将来、スミッ子さんの会社の人事異動で、上司さんが入れ替わることも幾度かあることでしょう。上司さんの文章の癖はそれぞれです。基本的なビジネスライティング＋上司の文法癖を攻略することで、仕事中の作文時間が少しは減らせるかと思います。節約できた時間はスキルアップや御自身のプライベートの充実等に役立つのではと。時は金なり、です。

トピ内ID：9356403095

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私も一昨日注意しました

💡

新米管理職

2007年03月23日 12:43

私は新米管理職ですが、一昨日、全く同じような注意を部下にしました。トピ主さんのは前後が省かれている為、よく状況がわかりませんが、部下は「（略）新しい事業を成功に導く為、○月○日に会議を開くことにしましたので、出席をお願いします」と通達文書を作ってきました。「開催するのは営業企画で、出席するのは各責任者。、途中で主語がかわっているのはおかしいでしょ！」と注意いたしました。部下は他にも「事業成功のため、アンケートにご記入頂き、参考にさせていただきます」というあほな文章も作っていました。確かにニュアンスはわかります。でもビジネスは「ニュアンス」ではダメなのです。的確に伝えなければ、トラブルの元なのです。私も、新人のころは上司に何度もリテイクをくらいました。そのころは、「何でこんなに何度もなおさせる?!いじめか?!」と思っていました。しかし、現在ではびしびし注意してくれたその上司に非常に感謝しています。トピ主さんも上司についていけば、きっとすばらしいビジネスマンになれると思いますよ。

トピ内ID：9046612613

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主語？

変五

2007年03月26日 19:01

＞「（略）新しい事業を成功に導く為、○月○日に会議を開くことにしましたので、出席をお願いします」出席するのは相手だけどお願いしているのは私なので、前後で主語は変わってないと思うんですが・・・。私が直すとすれば、「出席」は相手の動作なので「ご」を付けて「ご出席をお願いします」とする程度でしょうか。そもそもこういう依頼文で「出席」の主語をどうこう考えるべきか、疑問に思います。仮に考えるとすれば、「出席」するのは相手で「お願い」するのは自分なので、別の文章にすべきということになるのでしょうか。「出席してください。お願いします。」ですかね？　うーん。しかしそうすると、「御○○くださるようお願いします」という文章は全部ダメということになりませんか？なお、新米管理職さんの以下の例はまさに主語が途中で変わってて変だと思います。＞「事業成功のため、アンケートにご記入頂き、参考にさせていただきます」

トピ内ID：2544426967

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