議事録作成にあたって

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2007年06月06日 15:22

仕事

いつもお世話になっております。議事録の作成にあたって、迷うことがあります。私は派遣社員です。議事録作成を依頼されました。会議出席者は、社員１名を長に、他は、派遣社員又はパートで構成されています。会議中、課題に対して、あらゆる意見が出され、決定事項が抽出され、それを記録するのが今回の議事録の目的です。その中、作業遅滞傾向について意義した彼に、私が作業の現状を語りましたところ、その彼は、「そんなことごちゃごちゃ言われても意味ない」と発言しましたが、彼は無視され、それをもみ消すように、上司は私の発言を生かして、現状作業の再認識と新たな決定事項が出されました。彼の常々たる暴言は他人の目を覆うほどなのですが、そこで、彼の発言も議事録に残すべきかどうかについて、迷っています。懇談会ではない”会議”であることを加味して、「書こう！」という意識は単なる発言事実として、書くことを正当化できるけど、本人含め周囲の反応が想像できず、正直怖いです。今後のためにも、アドバイス頂ければ幸いです。

トピ内ID：4784696861

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今作成中ですが…

😡

何でも経験済

2007年06月07日 13:09

　私の場合でしたら、会議に関係することであれば内容がどうあれ議事録に記載いたします。　関係者の反応を心配されますが、その場で公に発言された事ですから、暴言で有っても記載します。しかし、暴言の内容で個人攻撃にあたることや不適切な言葉は省いても良いと思いますし、暴言をそのまま記載するのではなく、意味が同じと思われる言い回しに換えます。　お疲れさまです。頑張って作成下さい。

トピ内ID：2785862069

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登場人物の描写に疑問あり

たま

2007年06月07日 15:54

会議出席者は正社員1人と非常勤複数ですよね。文中に出てくる「上司」は当然にして正社員でしょうが、「彼」って誰ですか？彼は非常勤（あなたと同格）ですか？品のない言葉は、同じ意味のきれいな表現（文学的な表現？）に置き換えて記録すればいいのでは？議事録ですから、そのまま記録してファイルしてしまうのもアリだと思いますよ。悪いのは発言した人ですから。

トピ内ID：2039715583

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私の場合は

ぷう

2007年06月07日 15:54

どのくらい詳細に議事録を書くかにもよるし、書き方にもよるかと思いますが私はけっこう簡潔に書く方なのでその事項が決まるにあたって関係ないような発言は端折ります。たとえば、トピ主さんの例だったら・｢彼｣より作業遅滞傾向について意義・現在の状況を｢homeさん｣より説明 →homeさんの説明を受けて、現状作業の再認識と新たな事項の決定こんな感じです。｢彼｣の発言(ごちゃごちゃ言われても意味ない)というのはこの決定には影響していませんよね。だから、彼の意見は書きません。分かりづらくてすいません。

トピ内ID：3746379040

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弊社では

😀

おじさん

2007年06月07日 16:59

議事録に一言一句発言内容を記載する習慣はありませんね。議論の要点・決定事項を書くだけです。逐次発言集ではありません。

トピ内ID：8206796261

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要はポイントだけでＯＫ

🙂

有機栽培

2007年06月07日 16:59

警察の調書ではないので、すべてを書き残す必要はないと思います。ポイントとしては・・・１．作業遅延に関して問題定義があった２．それに対してこのような現状報告をし相互に再認識をした３．それに基づき新たにこのような事を決定事項とするに至ったこれだけでＯＫではないでしょうか？常々暴言を吐くような彼は組織の一員として問題ありですがその言動を事細かに正直に文字にして残すのは嫌味とも取られかねません今後の社内業務の運用に影響することだけを残せば十分です臨機応変に対応したらいいのではないでしょうか？

トピ内ID：7695367970

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解決

😀

トピ主

2007年06月07日 17:59

これを読んで下さった方、ありがとうございました。結局、直接、会議長に問い合わせて、「書かない」指示を受けました。自分が正社員で、管理職ではないから、仕方ありません。いい勉強になりました。

トピ内ID：6441269592

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上司の判断に任せる。

末席

2007年06月07日 18:58

私も同じような業務があります。私の場合、録音機器を使わずに聞き書きして、それを後でワード清書するので、本筋に関係ない語句などは、結構ばっさりと切ってしまっています。それでも、流れとして必要だと「私は」思うけれど、「他の人」はどうか分からない、という時は、とりあえず記載してしまいます。その上で、出席者にオープンにする前に、上席に内容確認・添削をしてもらいますので、その文言が残っているときもあれば、消されている時もあります。なので、流れ的に必要だと思われる文言は記載して、上司に判断を任せる、ではどうでしょうか。複数の暴言全てを記載しなくても、その内の１つだけ挙げておけば良いと思いますが。

トピ内ID：7253911129

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議事録は速記録ではありませんよ？

😉

???

2007年06月08日 11:29

「そんなことごちゃごちゃ言われても意味ない」などという発言をそっくりそのまま議事録に記載するなんて、聞いたこともありません。議論が白熱した上での暴言など、どこにでもある話ですし、会議の起承転結に影響のない発言は記載する必要がありません。トピ主さんは議事録と速記録とをごっちゃにされているのでは？議事録とはどのようなものか、一から勉強しなおされた方が良いのではないでしょうか？議事録作成は仕事の初歩中の初歩です。オフィシャルな書類として通用する議事録を書けないなんて、社会人として恥ずかしいですよ。

トピ内ID：2926518813

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解決してよかったですね。

🐤

うずら

2007年06月08日 18:08

議事録って後で見返してみると、不足箇所があったり議事録というよりはメモになっていてわかりにくかったり…私は苦手でした。どうやったら誰にでもわかりやすくまとめられるの？と探し、このページにたどりつきました。 http://www.1101.com/essay/2001-09-12.html 今後の参考までに。がんばってください。

トピ内ID：4634365631

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ありがとうございました！

🙂

トピ主です。

2007年06月08日 18:08

レスないかと思って、早まって、上記書き込んでました。皆さん、ご指導ありがとうございました。結局のところ、上司に確認し、決定事項だけを書くようなスタイルになりました。ちなみに、上司は正社員ではなく契約社員です。数少ない契約社員がリーダーの組織です。大手グループ会社です。又、「彼」とは、上司ではなく、同じ立場の派遣社員の先輩男性でした。言葉足りなくて失礼しました。議題が「業務改善活動」なだけに、日常的に、コミュニケーションがゼロ以下だと上司から評価される程の男性派遣先輩で、個人攻撃も目に余り、人の揚げ足ばかりとるその人の行いが、こういう機会でこそ、記録を残さねばと、真面目に思い詰めた私の迷いでした。ありがとうございました。

トピ内ID：6441269592

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