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同僚を傷つけずに注意をする

レス31
(トピ主 10
🐱
しののめ
仕事
仕事柄、お客様へ手書きのお手紙を頻繁に書きます。 量が多いため、同僚Aさんと私の二人で分担して対応しているのですが、 Aさんの手紙が正直に言うと、読みづらくて、少し荒っぽいのです。 申し訳なのですが、どちらかと言えば、字があまりお上手ではありません。 例えば「3」「ろ」「る」が同じ文字に見えたり、文字間に「1文字分」の空白を 取るためでしょうか?文字列が右へ上がっていき、便箋の罫線を超えている事もあります。 また、書き損じた字は「毛虫のような形」で塗り潰していました。 気にはなるけれど、私が細か過ぎるだけかもしれませんし、 以前、電話対応の事で注意をした際にAさんを傷つけてしまったので、 上手に伝える自信がなく、気にしないようにしてきました。 ですが・・・「○○会社 御中 △△課長殿」 見て見ぬ振りをしていましたが、この宛名だけはどうしても気になるのです。 Aさんを傷つけずに、注意をする方法をご助言いただけませんでしょうか。 宜しくお願いいたします。

トピ内ID:3755092166

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傷つけずに…

😠
気遣い無用
はっきり言ったほうがよいと思います。私も二人っきりの会社で私を傷つけずに業務を注意する年の離れた先輩に余計にムカつきましたしね。ダメなものはダメ、字が汚い汚い!と注意してください・妙に遠慮した注意を受けると余計に傷つきますよ。それでいて積もりに積もった思いが爆発して上司に報告、なんてしないでくださいね。私はそれをやられてましたから。「私は前からアナタに対して時が汚いと言おうと思っていた、私は前からアナタの電話の取り方が荒いと思っていた」だけど注意すると傷つくし悶々…みたいな。スパっと後腐れなく注意してください。そのヒトの為にも。

トピ内ID:7386569907

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相手にあわす事無く正しく優しく注意する。

🐧
たにし
注意する内容は会社に為にも、同僚の方にもプラスになるものなのですから注意はすべきだと思います。冷静に考えればトピ主さんがこんなにへりくだるのもおかしな話で… 注意すべき事は言い方でしょうか。優しく言う、穏やかに言う。笑顔で言う。を心がけるしかないですね。 もし可能ならば上の人に注意してもらうのも手です。

トピ内ID:0150702270

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ドンマイ

🙂
前の会社で教えられたのだけど、ビジネスマナーとしてこういう風にした方がいいと思うのだけど、私細かいかしら? てかんじでどうでしょうか。 相手の人となりにより、効果的な言い方は変わると思います。上記は、今までビジネスの場で手書きの文書を作成したことが無く、基本からまるで知らないが、相手と自分の序列が等しく、相手がコンプレックスを持っている場合を想定して書いてみました。 先輩編、後輩編、トピ主さんに実績からくる説得力がある編は、また別の機会に。

トピ内ID:6093190456

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一般論

041
チキン
一般論ですが、注意する時に事実だけを指摘しましょう。くれぐれも、感情的にならずに、相手の人間性は否定しないように。出来れば、2人の時に。まぁ、これで傷ついたら仕事なので仕方ないのでは?

トピ内ID:4732281703

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へ?

041
どうして
上長に相談すればいいのでは? 別に小難しく考えなくても 上長からうまく言ってもらえばいいと思いますが。

トピ内ID:5389469376

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トピ主です

🐱
しののめ トピ主
気遣い無用さんのレスを見て、自分の間違った気遣いに気づかされました。 過剰な気遣いが人を傷つけてしまう事もありますよね・・・ 本当の気遣いが私には分かってなかったんだなぁ、と思いました。 溜めた想いを上司へ報告!という事はしません。 たにしさんのレスにあるように、上司から言ってもらう方法も考えましたが、 Aさんの事で上司から注意される事はあっても、直接話をしてもらえませんでした。 上司の考えは「2人で話し合って、問題を解決する」なのだそうです。 上司から・・・という事は望めないので、「も」さんを含めて、皆さんが仰っているように ハッキリと、なおかつ相手の立場を考えながら、注意を試みてみます。 「前の会社で~」の「前の会社」という言葉はAさんにとってNGワードなので、 コレを省略して、なんとか頑張ってみようと思います。

トピ内ID:3755092166

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チキンさんの言うことが正しい

041
tora
大学でこういう問題を教えています。 問題点についてのみ、どう修正すると良くなるのか、他人の見ていないところで注意しましょう。怒って感情をぶつけてしまったり、妙にへりくだってしまうのは相手に精神的プレッシャーを与えてしまいますし、注意をする当人にとってもつらいものがあります。 逆に、問題が解決した際には、ほめてあげましょう。フィードバックはとても重要です。 以上、教科書的な対応です。実際、人に注意するのって大変ですよね・・・

トピ内ID:3451826737

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トピ主です(1)

🐱
しののめ トピ主
チキンさん、一般論からのアドバイスありがとうございます。 感情的になる事はないのですが、前回は私の言い方が良くなかったため、 Aさんの努力を否定するような形になってしまいました。 彼女は39才で初めて事務職に就いた人です。 「それが、どれほど大変で辛い事なのかを、理解しようとしてくれない」と 泣かせてしまった上に、1週間寝込んでしまう程のショックを与えてしまいました。 それ以来、注意や指摘をする事が怖くなっていたのですが、 このままで良いのかな?という思いに至り、コチラへご相談いたしました。 どうしてさん&たにしさんの言われるように、上司から言ってもらえると助かるのですが、 「年上の女性に言いづらい」「関わりたくない」の一点張りです。 それでもAさんへの不満をぶつけて来るので、正直私も困っています。 他部署からもお尻を叩かれている状態でもあり、どうにかしなければ!と 気持ちだけが空回りしていて、なんだか情けないです。

トピ内ID:3755092166

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トピ主です(2)

🐱
しののめ トピ主
前回の電話対応時に注意した失敗例です↓ 「語尾を伸ばしたり、"えっとー"と"てゆーかぁ"って言う癖があるから、気をつけた方がいいよ」 「年配のお客様とか気にする人もいるし、コラー!って怒られちゃう事もあるよ」 結果・・・会社で泣かして、1週間寝込ませてしまったのです。 今まで、こういう事を体験した事がなかったので、私もショックでした。 以前、心の病気になっていた事&現在更年期障害で辛い事を聞いていたのに、 どうして、もっと考えて良い言い方が出来なかったんだろう。 恥ずかしい話ですが、自分では、なかなか良い案が出ないのです。 たかだか同僚に指摘するだけの話なのに、他の同僚には出来るのに 傷ついたAさんの姿を見た事で、Aさんに関しては自信がなくなってしまいました。

トピ内ID:3755092166

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トピ主さんは何も悪くないじゃん!

041
かおりん
まず、上司が頼りないですね。 「年上の女性に言いづらい」って、部下に押し付けてどうすんの!と言ってやりたい感じです。 あと、同僚の女性が病気なのは、冷たいようですが彼女自身の問題です。 トピ主さんが気に病む必要は全くありません。 向こうの病気に引きずられて共倒れしないように、距離を保ってくださいね。 ところで、改善案ですが、上司に再度相談して、会社の費用でマナー教室に 通わせてもらうというのはどうでしょう? トピ主さんが直接言うわけじゃないから、そんなに気まずくならないと思いますし、 何だったら二人で行ってもいいと思います。 宛名の件だけだったら「色んな書き方があるのだけど、うちの会社はこう書くことに なってるから」じゃダメでしょうか? 実際、「役職 名前+様」とか「名前+役職 殿」とか正解はないみたいですし。

トピ内ID:6442927917

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表面上、教育放棄

041
ツヅミ
39才で初めて事務職に就いた人で、前に心の病気&現在更年期障害でも、 「それが、どれほど大変で辛い事なのかを、理解しようとしてくれない」と言って、 泣いて寝込んで会社に1週間も出てこない?それが通用しているその会社も甘いですね~ コネで入った人なんですか?それとも、会社が何かの受け入れ枠を設けているとか? トピ主様の疲労感がヒシヒシ伝わります。 以上のような社会に対応できない39才に、まず、どんな注意も無駄だと思います。 お客様への手紙、電話対応にしても、フォーマットを制作して彼女に渡せばいかがですか? いちいち口頭で教育していると、感情の行き違いは必ず生じてきます。 人から注意を受けて素直になれる年齢でもありませんしね。 自分で勉強できる状態を作ってやり、分からない事は相手から質問してくるように持っていく。 ご自分の進退問題にも関わってきそうですよね… 上司には「出来る限り教育するけど、辞められても責任持てません」など、 何か、伏線を張っておく方がいいです。 同僚の成長より、ご自分の立場を第一に。

トピ内ID:5881167666

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なんだか

041
気遣い無用
なんだか大変な同僚ですね。ヘコむくらいの傷つき方かと思えば泣いてしまうとは…。外からクレームがでましたとウソを付いて言えばよいのでは?それか匿名で知り合いの方に電話してもらう。《おたくさまに関係してる者ですが少々気になるてんがありまして、電話対応悪いですね、気を付けて下さいよ。失礼します》ガチャリとでもこれは難しい業です。その同僚にクレームがくればいいのではないですか?その内きそうですね。トピ様もその同僚がいなくなれば無駄なモヤモヤも消えてお仕事に集中出来るのにね。

トピ内ID:7386569907

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褒めて伸ばす

041
sany
いいところ(普通にできてるところ?)をすごく褒めて、 「でもここがイマイチだから勿体ないな~」って言うのはどうですか? 「前よりもずっと字が奇麗になってるね!」とか。 あとは、見本(となるような物、人)を褒める。 →褒められたくてそのように行動する。そしたらそれを褒める! これらは幼児教室の講師から聞いたことですが、操縦が難しい子に対して工夫していること、だそうです。 39才の大人に対しての対応ではないかもしれませんが、心の病気を持っているとのこと、子供のように幼くて傷つきやすい部分が残ってしまっているのかもしれません。 自分を否定されたことに敏感な人のような気がしますので、自分を認めている言葉が入っていれば受け入れられるかもしれませんよ。 (注:プライドが高い方には当てはまらない方法かと思います)

トピ内ID:1268555867

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横ですが

041
バカ
>「○○会社 御中 △△課長殿」 見て見ぬ振りをしていましたが、この宛名だけはどうしても気になるのです。 ↑この正しい書き方教えてください。

トピ内ID:5152027300

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トピ主です(1)

🐱
しののめ トピ主
たくさんのアドバイスをありがとうございます。 今日、取引先からAさんの電話対応の件で指摘を受けました。 「えっと、○○さんはいます?」と取引先の○○部長宛に電話を入れたそうで 電話を取ったのは、当の○○部長。 後ほど別件で私が電話をした際に「気をつけた方が良いのでは?」と指摘されました。 気遣い無用さんのアドバイスを見る前でしたが、なんだか妙な気分です。 この事をランチへ2人で行った時に話をしてきました。 会社名と挨拶を伝え忘れたこと、お客様に対して「さん」付けをしたこと、 「えっと」と「います?」を使用したこと。指摘された内容をAさんに伝え、 『Aさんは電話の時に雰囲気が明るいし、すごく良いと思うよ。  でも、私もテンパって、敬称ミスとかしちゃうんだ。  今回指摘された事は私にも当てはまるし、お互いに注意しなくっちゃね。  私が気づかずにやってたら、バンバン注意してね』と話してみました。 今回は泣かせる事はありませんでしたが、 「細かい人もいるんだねぇ」「しののめちゃんは気にしすぎ」 とあまり真摯に受け取っていないようで、結果的に失敗です。

トピ内ID:3755092166

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トピ主です(2)

🐱
しののめ トピ主
フォーマットは作成しているのですが、読んでいる気配はないので、 その線は諦めていましたが、「マナー教室」は試した事がありませんでした。 上司にお願いをしてみます。 2人ならばAさんも参加してくれるかもしれません。 心の病気やその原因については、「面接時に上司へ伝えている」とAさんから聞きました。 その事を私が知らない事に驚いていましたが、私もビックリです。 ならば、上司も協力してくれるかな・・・と思いましたが、3年経って諦めました。 「適応障害」という病気になったそうですが、私は病状等に無知です。 "以前になっていた"と書きましたが、たまに再発するので、その時は数日お休みをしています。 この点では上司が理解を示しているので、大変助かると言っていました。 >「○○会社 御中 △△課長殿」 ↑私は「○○会社 △△課長様」と書いています。 本来は「様」は必要ない、と聞いた事もありますが、少し抵抗があるので、上記を使用しています。

トピ内ID:3755092166

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それは上司の仕事ですよ

🐤
三日月
お気の毒です。 不満ばかり言って「年上の女性に言いづらい」「関わりたくない」ってそれで上司と言えるんでしょうか。 はじめはあなたがスパッと言えばいいのにと思っていましたが最新レス見て、同僚さんがそういう(寝込むなど)方ならやりにくいですよね。 この際上司の上司とかに相談されたほうがいいです。 あなたの方がストレスたまってしまう。 私も昔昼休みの終わり時間に職場に戻って来てそれかからトイレ、お化粧直しする若い子に「昼休みの終了時間までに身支度整えて仕事に戻ってね」と注意したら「いじめられてる」って泣かれてショックでした。 あなた悪くないです。冷たいようですが病気の人の雇用について考えるのは会社や上司です。

トピ内ID:2972693546

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宛名の書き方

041
アルク
>○○会社 御中 △△課長殿 上記の正しい宛名は下記になります。  ○○会社 課長 △△様 会社宛てなら「御中」ですが、個人宛てなら肩書きではなく個人の名前に「様」をつけます。

トピ内ID:6749047254

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その状態で3年も?

041
ツヅミ
最近入った人かと思いました。 彼女は3年もそれでお給料を貰っているのですから、 なんで悪いのか理解できないですよね、きっと。 そりゃ「気にしすぎ」って言われますわ、、、 それはもう会社の問題で、 トピ主様だけで解決できないと思います。 彼女からすれば、同僚のトピ様の苦言など心外でしょう。 その状態で、 上司からは怒られない、 お給料は貰える、 自由に休める、 同僚は気を遣ってくれる、 会社はクビにならないのですよ? どうにも変えられない彼女をどうするか考えるより、 会社でのご自分をどうするか考えられた方がよろしいかと思います。 あまりに人の良さそうなトピ様の彼女に対する接し方は、徒労かと。 あと。「~殿」は目上の者が、部下に使用するもので、 会社から出す宛名には、100%使用しない方がいいです。 企業宛の「~御中」は、最近は省略されることが多くなってきましたが、 古いタイプの人間もまだいますので、未だなるべく省かないことが一般的です。

トピ内ID:5881167666

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ご自身の失敗談や経験談を交えて話すのは良いですね!

041
大切
電話対応に関しては、実際に怒られたこともある(実際無くても良いので)から一緒に勉強しよう~みたいな言い方とか。 なんかマナーの漫画とか雑誌なんかあれば良いのに。 トピ主さんの苦労、お察しします。 諭す様に、褒めながら、例を挙げながら、根気良くいくしかないのでしょうか。 正直、他の方を入れて貰うという選択肢は無理なのでしょうか? Aさんにとっても、そこに居続けることが果たして幸せかどうか。

トピ内ID:8818201965

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トピ主です(1)

🐱
しののめ トピ主
>三日月さん  上司と私達の仕事は直接関係がないので、直接害がないと言っていました。  それから少々「事なかれ主義」な人なのです。  病気の事を了解した上で採用している事も「言いづらい」原因かもしれません。  お化粧直しの件・・・ご苦労されたんですね。イジメと取られてしまうなんて・・・ >アルクさん  同じ書き方ですね。ホッとしました。  学生の頃「この場合は御中を挟む必要はない」と教えられたのですが、  ツヅミさんによると、最近は省略されているけれど、正式には「御中」を挟むのですね。  こういう風にビジネスマナー等の事を話合える人がいるって嬉しいです。 >ツヅミさん  私も含めて、甘い会社なのだと思います。  ツヅミさんがまとめて下さった「Aさんのいる環境」を読んでいると、情けなくなりました。  私達周囲の人間がもう少し違う形を取っていれば、この環境を多少なりとも回避できたはずなのに。  私は最初から失敗していたんだな、と後悔しています。

トピ内ID:3755092166

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トピ主です(2)

🐱
しののめ トピ主
>大切さん  他の人→他部署の人になるのですが、Aさんと会話を殆どしていません。  Aさんも他部署の人を嫌っているので、ちょっとこの線は無理で・・・すいません。  私もビジネスマナーを仕事面では、まだまだ知らない事が沢山あるので、  マナーブック等を読んで、一緒に勉強する!とても理想的です。   皆さまから沢山のアドバイスを頂き、感謝の気持ちでいっぱいです。 今回のレスでトピを〆させていただきます。 数日間レスを入力しながら、自分の中で今までの事が整理できたような気がします。 上司から「君が教育係だよ」と言われ、3年間やってきましたが、 一度、役目を返上→私個人が気になった事は直接伝え、外部や他部署からのクレームは 上司に委ねようと思います。 Aさんがもしも辞めるような事になれば、次の人員補充は望めない。 コレも私が恐れていた事の1つでしたが、皆さまの力強い言葉に勇気を頂きました。 フォロー出来る所までは、皆さまのアドバイスを胸に一緒に頑張っていこうと思います。 皆さまとお話できた事、本当に感謝しています。ありがとうございました。

トピ内ID:3755092166

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トピ主さん、読み違いです。

🐱
猫にまっしぐら
トピ主さんの宛名の書き方で、ぎょっとしたのですが、 アルクさんの書き込みがあったので、書き込みませんでした。 しかし、レスを読み違えているのではありませんか? アルクさんのレスの下に書いてあるのが正しい書き方です。 部署や会社あてなら、御中。 その会社の個人宛に出すなら、 XXXX会社 課長 XXXXXX様 です。 今まで、社長様って出してましたか? YYYYY会社 代表取締役社長 YYYYY様 です。 ちなみに部署宛なら ZZZZZ会社 経理課御中 です。

トピ内ID:6416525274

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猫にまっしぐらさん

🐱
しののめ トピ主
ご指摘ありがとうございます。 今まで間違った宛名の書き方をしていたんですね。 とても恥ずかしいです。 これでは、同僚に物言える立場ではありません・・・ 同僚にバカな注意をしていなくて、良かったです。 >YYYYY会社 代表取締役社長 YYYYY様 >ZZZZZ会社 経理課御中 ↑は同じように書いています。 なぜか「係長」「課長」の場合のみ誤った書き方をしていました。 アルクさんのレスを読み間違えたように、誤った覚え方をしていたのだと思います。 アルクさん、猫にまっしぐらさん、ありがとうございます。

トピ内ID:3755092166

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「御中」は挟みません

041
眠り姫
猫にまっしぐらさんと同じように、 アルクさんの書き込みがあったので、安心してましたが・・・。 電話をかけたとき、「△△課長様、いらっしゃいますか?」と言いますか? 言いませんよね?宛名も同じです。 トピ主さんが習ったとおり、△△課長と書くときは、様は不要です。 役職が敬称だからです。 それと、○○会社の△△さんに出す時の会社名に「御中」は不要です。 個人名がある場合は、会社名に「御中」は挟みません。 それは、30年前の宛名の書き方にも載っていました。 ツヅミさんが言われたのは、会社あての郵便物に「御中」が無くなってきたのだと解釈しました。 返信用や応募用の印刷してある宛名で、しかもバーコードがあるものは、 印刷してあるものに手を加えてはいけないので、そういう宛名のことをいっているのだと思いました。

トピ内ID:3720538960

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ほっ。

🐱
猫にまっしぐら
再びおじゃまします。 気づいて読んでいただきまして、ありがとうございます。 ついでですから、その同僚さんにも、 「こうやって書くんだって~、知らなかったね~」と一緒に覚えるふりで、 話をふってみたらいかがでしょうか? ちなみに、傷つきやすい人やカチンときやすい人には 「・・・してください」というと、過敏に反応するので、 「・・・しましょう。私もそうするから」って言ってました。 以外にすんなり受け入れてくれました。 「・・・してみない?」とか「・・・しましょうよ~」とかですね。 ちょっとした、言い方だけなんですけど、 効果あるかも知れません。 トピ主さんが抱え込んでしまうとつらいので、 同僚さんには言い方を変えて、口に出したほうがすっきりするように思います。

トピ内ID:6416525274

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何が正しいかは難しいようですね

041
ツヅミ
私は25年前に商業科を出ておりまして、宛名書きの「~御中」を習いました。 御中を習った背景に、これを付けていれば如何なる場合も無礼が避けられる、 といった、大雑把な理由もあるかと思います。 私は詳しく習いましたが、それでも臨機応変さが必要だと思いました。 誤解や間違い承知で私の意見を述べます。 「~係長様」と書いても、誰かに間違いを指摘されるかも知れませんが、 相手に無礼と怒らすことはないと思うのです。 「~御中」にしてもそうです。 もしかしたら、未だそれが礼儀だと考える方も、現実にいらっしゃいます。 手紙を出す側は、何が正しいかより、相手にどう伝わるかが重要なのです。 印刷宛名の手紙なら、機械のせいにもできますが、 トピ主様の場合、手書きで手紙を出されるので、 ご自分や会社の質がダイレクトに反映されてしまいます。 結局、正しくても相手に不快な思いをさせては、意味が無いのが慣例なのです。 そう言った意味で、御中は迷ったら付けるが正解だと思ってます。 世間を常に見渡して、何が慣例で、不躾か、 時代の変化に合わせていかなければならないと思います。

トピ内ID:5881167666

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勉強になります

🐱
しののめ トピ主
>眠り姫さん  追加の読み違いと勘違いのWパンチで、昨日から妙な汗をかいていますが、  この汗は大きな糧となる汗だと思っています。  会社宛の郵便物に「御中」を外しているものもあるんですね。  役職が「敬称」というご説明も非常に頭へ吸収しやすいです。  確かに電話で「○○課長様は・・」等とは言いませんよね。  勉強になります! >猫にまっしぐらさん  はい!早速「すごーい勘違いをしてたんだよ」と同僚にお話しました  すると「そうなんだぁ!私も間違えてるんだねぇ」と同僚も共感してくれて  一緒にビジネス用語のサイトで勉強する事に。  妙に遠慮したりするのではなく、刺激し合って共に学ぶ喜びというか、  上手く表現できませんが、とても嬉しいです。  ついでに電話講習会の事を話してみましたが、今までなら渋っていた同僚から  「うん!」の一声もらいました!

トピ内ID:3755092166

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勉強になります

🐱
しののめ トピ主
>ツヅミさん  "手紙を出す側は、何が正しいかより、相手にどう伝わるかが重要なのです"  この言葉を忘れないようにします。  時代や状況により言葉や使い方も様々に変化していくのですね。  先ほど「御中」を省略したケースを知り、漠然と「御中」は必須と思っていたので、驚きました。  常識を主軸に色々なケースに対して、臨機応変に使いこなしていきたいです。  その為には仕事も含め、多方面で知識を吸収しなければならず、学びは尽きません。 〆ます!と宣言していながら、皆さまのご厚意にすっかり甘えてしまいました。 発言小町に不慣れだったとは言え、せっかくのご助言を読み違えたり、長年の勘違いを正して頂いたり。 顔から火が出そうなほど恥ずかしかったのですが、嬉しさや感謝の気持ちが遥かに上回っています。 今までは企業宛の郵便が少ない事もあり「多分コレで大丈夫では?」と自己完結で済ましていましたが、 コレを機に、同僚と二人で勉強をしていこうと思います。お陰様で同僚も興味を持ってくれました。 2人で会社のプラス広告になれるように頑張ります。

トピ内ID:3755092166

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大変ですね

041
yuki
秘書検定とかの本を薦められては、いかがでしょうか? それから、社内教育の場を、会社側に働きかけるのも手です。 もしかしたら、トピさん自身も勉強になることが、あるかと思います。トピさんも自分が完全ではないと思います。なので、同僚のために社内教育を実施してもらうのではなく、自分たちのために、社内教育を実施してもらうのです。 社内教育については、上司では埒があきませんので、外部に委託することで、良い教育を受けることができると思います。金銭的にはかかると思いますが、人材は人財!ということを訴え、トピさんの熱意で会社を動かしましょう。そこまでは無理ですか? 同姓に言われたり、年下に言われるのは、結構キツイものがあります。なかなか、難しい問題ですよね。 特に育った環境が違うと、そういうこともありますよね。仕方がないといえば、仕方がない。私は、同年齢のパートさん(事務が初めて)を教えていますが、気の強い方で言葉遣いも悪く大変です。けれど、私の良いところを真似しようと必死で頑張っているのが分かるので、こちらも負けじと頑張ります。逆にその方の良いところは、私も学ぼうと思っています。

トピ内ID:2459089831

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