英語の電話に固まります（パニック！）

４月からパート勤めをはじめました。 勤務は10年のブランクがあるのでドキドキしながら、でも、以前商社勤めをしていたので、思い切って「英文事務」に応募したら採用されました。 本来の仕事内容に含まれる英語はメールと書類でなんとか守備範囲内ですが、電話にほとほと困っています。 自分宛にかかってくる英語の電話は滅多にありませんが（あってもメールに無理やり誘導します）、困るのは、部署内のほかの人宛の電話です。 目の前に電話を受ける主がいれば落ち着いて電話を代われるのですが、不在の人の電話を取ってしまったときが最悪です。 緊張とパニックで相手の人が何を言っているのか聞き取れず、「席を外しています、かけなおしてください」と告げて一方的に切ってしまったことが何度かあります。（滝汗） これではいけないと反省してメモを片手に聞いてみても、単語が細切れに頭に残っていればいいほうです。 ダーッと話されようものなら完全にお手上げです。 どうにかして、冷静に相手の声を聞きたいのですが、パニックにならないアドバイスをいただけませんか？ 最近受けたTOEICは785でした。