事務系の方、どのようにスケジュール管理してますか？

レス11

（トピ主 1 ）

みちょん

2009年10月27日 12:15

仕事

こんにちは。ご覧下さってありがとうございます。
仕事のスケジュール管理がうまくできなくて困っています。同じような環境の方からアドバイスなど頂けたらうれしいです。

私は、一般事務とデータ入力を足して２で割ったような仕事をしています。
難しくはないのですが、手間がかかったり単純に量が多かったりして常に何か仕事が溜まっています。
特に、優先順位の低いものがどんどん後回しになって蓄積されてしまいがちです。

私には直接部門のスケジュールなどの詳細は知らされないため、どのタイミングで何を頼まれるかの予測は困難です。
なので「今日は○○をやるぞ！」と思っていた矢先に別のことを次々頼まれて結局○○は出来なかった…ということが頻繁にあります。

事務系ではこのようなことは珍しくないと思うのですが、皆さんはどのようにスケジュール管理をされているのでしょうか。
手帳活用術なども、ありましたら教えて頂きたいです。

実は同じ業務を４人制のチームで分担して行っており、これは私個人というよりはチームの問題なのですが、各々の効率が良くなれば全体の効率も上がるはずなので、まずは自分の仕事の進め方を改善したいと思っています。
よろしくお願いします。

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会話してますか？

🐤

みんりぃ

2009年10月27日 15:46

仕事を振られる時に「今○○抱えていて、××が待っている状態です」という自分の状況を周囲に見せていますか？進捗状況を上に伝えて指示を仰ぐことで、どれが最重要課題なのかを判断してもらうのです。「今大変なの！　これ以上仕事を振らないで！」というアピールではないことを前面に出してくださいね。また、 >私には直接部門のスケジュールなどの詳細は知らされないため、どのタイミングで何を頼まれるかの予測は困難です。が問題だと思います。知らされないのなら、聞きに行きましょう。仕事が振られたときに「いつまで」という締め切りも必ず聞くこと。かつて似たような状況に陥ったとき、私は部署共有の締め切り等を壁カレンダーに書いてました。色々書いてあれば「この時期は忙しいんだな」と相手にも伝わるはずです。情報の共有が一番の武器ですよ。

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やることリスト

☂

事務小町

2009年10月27日 18:00

を作っています仕事は事務ではありませんが、サポート業務の為、予定していた仕事に別の仕事が重なるのはしょっちゅうですですので、優先順位と内容と納期、ざっと作業を書いたリストをいつも作っています（メモ程度ですが）時間のあるときはリストは活躍しませんが、仕事がたまってきたら毎朝リストを確認し、つぶせそうなものから片付けていきますグループでしたら、それを共有できる形にするともっとやりやすいのかな、と思います

トピ内ID：2849273799

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TO DOリストと優先順位付けで。

🙂

rei

2009年10月27日 20:51

まずは、ＴＯ　ＤＯリストを作り共有し、順位をつけることかな。うちではスケジューリングソフトを使って、空いている時間に依頼者が埋め込む、という形でやっていますが、紙やホワイトボード書出しでも可能かと思います。依頼してくる業務のうち、何割かは納期交渉が可能なはずです。現在チームで持っている業務の全体像を把握しないと納期交渉もできないですから、まずは全体把握からかな。ちなみに前にいた会社では業務依頼票があり、業務を依頼したい人がその票を書いてボックスにいれておく、という仕組みがありました。ボックスに入ったら、納期、重要度を元に、業務順位を決定し、壁の模造紙に貼っていきます。それを、手の空いた人が順位順にはがして持っていく、といった感じ。壁の模造紙の順は、毎朝見直して決定します。終わった仕事は、担当者が票に名前と完了時間を書いてファイリング。誰がどんな仕事をしたかもわかるし、モレもなくて良かったですよ。でも、この方法、依頼者の協力が必要なので、協力がむずかしいと導入できないかもですね。

トピ内ID：4696896081

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大手100％子会社

😀

haru

2009年10月28日 12:59

お疲れ様です。私は大手企業の100％出資子会社で働いています。社員100名位に対して1名の経理です。先日会社の統廃合により、今までより多くの人＆会社に対応する事になりました。経費精算も単純に今までの倍の件数になりました。午前中に終わってた物が15時前に終了です。その他、直属の上司、社長からの雑務もあるので、計画していた事がその通りに出来る見込みは…微妙です。その為、最低限の〆切を設けて、それより早く処理できたら「自分最高！」と思い、上司にも「自分がんばりました☆」と伝えます。優しい上司なので、「うん、がんばったねぇ（心にもない）」と言う言葉も頂きます。完全個人プレーなので、言葉だけでの労いでもスゴク活動源になります。チームプレーの場合は…やっぱり、面倒かも知れないですが、ちょっとした打合せ、報告が有った方が良いと思います。朝の始業時に「今日は○○を予定しているので、それ以外の優先が有れば教えて下さい」とか。そう言う単純ですが、「報・連・相」をチーム内で行ったら少しは楽になるかと思います。

トピ内ID：7335017547

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スケジュール管理は上司の仕事

✨

きらら

2009年10月28日 12:59

以前事務員でした。私の上司は人使いが荒いことで有名でしたが、スケジュール管理をきちんとして下さるので、全然問題なしでした。縦読みの月別カレンダーで管理。非営業日を斜線でつぶし、正確な「残日数」が分かるものでした。一番左に全体の納期を、右に処理する人の名前が記載されていて、誰が何をするのか一目瞭然でした。週１（木夜か金朝）でチームミーティングをし、遅れが出ると修正してもらっていました。このカレンダーを１人１部ずつ配布。通常３ヶ月先までありました。個人的に対処できる方法としては、電話の多い時間帯を把握し、その間は単純作業をする、くらいしか思いつきません。やはり皆さん仰ってるように、情報の共有が鍵だと思います。また、手帳活用法ですが、私は手帳ではなくＡ６サイズのノートを使っていました。前日に「翌日すること」を列挙（最優先事項は赤で）しておくと、朝から仕事に集中できます。完了事項は丸で囲む（取り消し線だと文字が消され一瞥で内容が把握できない）、１日１ページで使用していました。（完了しなかった事項は赤丸で囲み、赤字で次頁に記述）参考になれば幸いです。

トピ内ID：6088925950

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司令塔をひとり

✨

yaiyai

2009年10月28日 12:59

４人の中に司令塔を一人置くというのはどうでしょうか？仕事の依頼はその人が一括して引き受け仕事の割り振り、スケジューリングをする。難しいですかね？

トピ内ID：6424499172

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私も最初の頃は同じことで悩みました

菜々子

2009年10月28日 15:35

今は、自分のスケジュールを机の横、小さいホワイトボードを置いて、書き込んでいます。 28日(水)　9:00～14:00　○○（業務内容）　××さん（依頼者）というように、←→を使って時間表のどこからどこまでなのかを書いておきます。他の依頼が来たときはそれを見せて、「14時まではこの仕事が入っています。割り込ませたい場合は××さんとご相談下さい。」と話すようにしています。私は単に仕事を進めるだけ。スケジュールに関しては、依頼に来る人同士が譲り合ったり相談しあったりして、ホワイトボードの私のスケジュールを埋めていきます。これは楽ですよ。仕事に集中できます。ポイントは、出来上がる時間の見通しが自分でしっかり立てられること。一つずれたせいでその後が将棋倒しのようにずれてしまっては信頼を失いますから。

トピ内ID：2664396615

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ノートの使い方

ルウ

2009年10月28日 15:35

こんにちは。遥か昔の自分が新人の頃を思い出しました。がんばってくださいね。私が入社して１年くらい実践してきたのは、ミニノート活用です。他の方も書いておられますが、やることリストです。 ●Ａ６とかＡ５のノートを使って、１日１ページ使う。 ●表題には「今日の日付」 ●リストには「仕事内容」と「納期（日時）」と「提出者（依頼者）」 ●終わったら赤で消す。ポイントは必ず１日１ページにすることと、変更があったとき加筆できるように行間を空けて書くことです。（修正ペンは使わないこと。後で変更の状況が分かるように訂正する）これでノーミスでいけるようになり、翌年からは自分のペースも分かりだんだん使わなくなりました。良くあるカレンダー式の手帳だと書ける範囲が狭すぎるので、上記の感じの業務手帳を作るのはオススメですよ♪

トピ内ID：8386364951

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私の部署では

ちくわ

2009年10月28日 15:35

トピ主さんの定型業務を周りの方に分かってもらうのがいいと思いますよ。私の勤めているところでは、社内事務・社外事務などで必ず決まっている期限があるものを一覧表にしてもらい担当者に、いつまでに提出する必要があるかを予定表に記入してもらっています。トピ主さんが忙しい時期、そうでない時期が分かれば、周りの協力もしてもらいやすくなると思うのですがいかがでしょうか

トピ内ID：2079061760

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ん～

はな

2009年10月29日 12:43

会社のパソコンにアウトルック入ってますか？月毎のスケジュールを印刷して、どの日に何をするかを書いて管理されてはどうですか？私も昔スケジュール管理して助かりましたよ。

トピ内ID：5543917307

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トピ主です

みちょんトピ主

2009年10月29日 15:21

ありがとうございます。ちくわさんまで読みました。ノートやホワイトボードの具体的な使い方、参考になりました。以前に手帳でTODOリストを管理しようとして挫折したことがあるのですが、これらは変更や追記も簡単そうで、なんだかいけそうな気がします。すぐにでも試してみたいと思います。また、情報共有が大切というご意見を多く頂きまして、こちらも参考になりました。ただ、頼まれた仕事は原則頼まれた通りに全部受けるという前提での相談でした。説明不足で申し訳ありません。実は我々４名は外部委託を受けて客先で仕事をしている、受託側の会社の社員でして、そういう契約なのです。部外者なので情報は最低限しか与えられず、与えられない情報＝知ってはいけない情報とみなします。Ａ課から頼まれた仕事をしているときにＢ課から別の依頼が来た場合、Ａ課分の作業内容を勝手にＢ課に知らせることもできません。トピを立てたときは、字数制限もあり説明を端折ってしまいました。すみません。ちなみにチーム４名内の情報共有は積極的に行っています。でも４人全員いっぱいいっぱいです…

トピ内ID：6576106483

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