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アドバイスをお願いします。長いです。

レス12
(トピ主 1
😭
トラブルメーカー
仕事
今日仕事で依頼していた方が時間になっても来ず携帯に入れても連絡つかずやむなく責任者に(Aさんとします。金曜日担当)連絡を入れてどうにか今日のノルマを乗り越えました。やっと今日の担当の方(Bさん)に連絡がついて理由を聞いたら初めに出した文書の日程を鵜呑みにしていたそうで次に変わってからの文書は見なかったらしいのです。
日程の変更がありますと文書には書いて発送したのですが・・・そこで、今日急遽出てくれたAさんの出番の金曜日に出てくれませんか?と聞きました。
ところ都合が悪いということで「では明日担当のCさんと調整してください」とお願いしましたら、Cさんに担当(私・I)からも連絡入れてください。と言うのですぐ、電話入れましたが繋がらず、時間をおいて又入れましたら繋がり用件を話ましたら激怒しました。(激怒の理由はBさんが金曜には予定が入っていたことと、「Iさんが担当になってから問題がありすぎ!」と言われ、それは弁解したいですができないです。事実事件があったので)ですが初めに出した文書にも「それぞれ都合つかない時には調整をお願いします」と書きはしましたがBさんからの意見を取り入れ1度目の文書の日程変更を出しました。
でもA・B・C・Dと4人いるうち文書を見ないでしまう方も居るんですね。それぞれで調整してもらうか電話を1本入れるかすれば良かったと後悔しきりです。
で、結局明日がBさん金曜日がCさんと仕事することになります。どのような態度でCさんと一日過ごせば良いかアドバイスをお願いします。
まとまらずすいません。

トピ内ID:5263601974

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謝って済む問題か?

🐧
かずっち
>まとまらずすいません。 あのね、誰かにアドバイスを求めるなら、 もう少し理路整然と状況を説明してくれないと、 全く理解できないですよ。 少なくとも、文章に改行ぐらい入れてください。携帯からの投稿でもないんだから。 この調子で日常の文書作成や打ち合わせをしているとしたら、 仕事で行き違いが起こっても何ら不思議はないです。 あなたご自身がハンドルネームどおりだということを、 自覚しましょう。

トピ内ID:6660858384

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職種は?

041
ねこのめ
文書って貼り出してあったり各自に配られたりする予定表やシフト表の事でしょうか? 仕事内容がよく分からないのでトンチンカンな意見かもしれませんが、 変更があった場合、文書での連絡やメールだけでなく、 直接又は電話で本人に確認するべきだと思います。 文書を見ていなかったりメールを見ていなかったりするかも知れませんし、 文書の端っこに小さく変更ありとか書いてあっても意外と気が付きにくいですしね。 「文書で連絡したから大丈夫だろう」「分かってるはず」ではいけませんね。 Cさんと1日一緒に仕事されるようですが、謝罪するしかないですよね、 あとはするべき仕事をキチンとするのです。 Cさんの事だけ気にされているようですが、A・B・Dさんにも同様の気配りが必要でしょうね。 >でもA・B・C・Dと4人いるうち文書を見ないでしまう方も居るんですね。 自分ができるから他の人もできるとは限らないのです。

トピ内ID:1317819543

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改行くらいは頼みますよ

041
のん
仕事相手の担当者はA(責任者)とBCDの計4人。 今日来るはずのBが来ず、連絡もつかないのでAに来て貰った。 (Bの要請で当初予定から日程変更していたのに Bは変更通知を読んでいなかった) 今度のA担当日にBが来るよう要請するが、既にBには予定あり。 Cとの日程調整を依頼するも、自分で連絡するよう言われ、 Cから問題が多すぎると怒られた。 ・A~Dは取引先?出入業者?社内?どちらの立場が上? ・明日はとりあえず、ご迷惑おかけしてすみませんと  神妙にするほかないでしょう。 ・文書送りっ放しは×。ccメールなどで全員に確認しつつ、  急ぎや念押し事項は電話連絡。  連絡文面はトピ文みたいにごちゃごちゃ書かず  要点だけ簡潔にまとめないと重要点も見落とされる。   ・AがBの代理をしたら、次回A担当日にBが来なければならない?  それはあなたが口を出すこと?  既に予定に合せて仕事の段取りしていたところへ、  全員の予定変更させる口出しをしたのもごたごたの原因では。  相手先に調整依頼するなら、責任者のAを通すべきでは?

トピ内ID:3697739451

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状況がよくわかりませんが...

041
Dr.Jason
まず、話の背景が全くわかりません。 どんな仕事で、あなたは、どういう立場、BCDさんは、どいう立場でしょう。依頼は、どのような契約によるものでしょうか? また、仕事のスケジューリングはなぜ、日替わり的に決めているのでしょう? 少なくとも、具体的な企業名などは、伏せるにしても、大筋として、背景がわからないと、ちゃんとしたアドバイスは難しいですね。 一般論としては、複数の人とのスケジュール調整の上で重要なことは、  みんな同じ情報をほぼ同時にみる(更新の反映も含む)  # 紙の情報だけでなく、Web上のスケジュール、E-mail等活用  変更事項は確認を取る(変更があった人から「変更了解」の連絡)  変更了解がなければ、Iさんから変更了解を催促。  X日の担当者へは、X-2日にIさんから確認の連絡を入れる。  # X-1日だと、不測の事態に対応が難しい。 等では、ないでしょうか? 電話だけだと、記録に残らないので、E-mailをうまく活用するのが良いと思います。 また、病気、急用などのときの、バックアップの用意も必要かなとおもいますが、仕事の内容、背景によりますねぇ。

トピ内ID:4385698317

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ひたすら恐縮

041
自分は悪くないのでは?悪いのは誰?という、犯人捜しと自己弁護と、お怒りのCさんをいかに煽てて仕事していただくか、は、分けて考えては。 Cさんには仕事をしてもらいたいのだから、怒りを治めてヤル気になってもらえばよいですよね。 今回のことは、調整役やスケジュール管理役をするなら、念には念を入れてしつこいくらいに丁寧にしないと、誤解や行き違いが起こるものだ、と、実戦で学んだと思っては。 私から見ると、Bさんはアバウト、Cさんは短気で神経質、よって、Bさんは他の3人より丁寧しつこく連絡が必要、Cさんは特に下手から対応、と把握ですね。 失敗しつつ反省して対策を学んでいくしかないなら、仕方ないでしょう。 あとで、3人それぞれの適切な点、不適切な点をまとめてみては。

トピ内ID:0409383586

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コミュニケーション能力に問題があるのでは…。

041
うこ
トピ主さんにです。 もし >日程の変更がありますと文書には書いて発送した その文書がトピ文のような文章だったら、まったく読む気がしませんし 読んでも意味がわかりません。 (4人中4人が読む気をなくし、読んでも意味不明なのは当然です) しばらく煙たがられても電話を併用した方がよいのではないでしょうか。

トピ内ID:2462263793

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自分で読み返してよ。

041
ハリバートン
いやーーー疲れた。 正直申し上げて、頭の中で整理できていないんでしょうね。 だから文書も、日常でのやりとりも、大混乱になる。 きっと2か月後に、この文書を読んだとしてあなた自身理解するのは不可能でしょう。笑 さて、困ったことに、あなたは文書もさることながら、 依頼内容についても、 「そんなのしるかよ」 と言いたくなるレベルのものです。たまたまあなたの二度目の連絡を見なかったことが災いしたのでしょうが、電話すらしなかったあなたの落ち度は明らかなんですから、ひとまず、平身低頭謝るしかないでしょうね。 というかそれ以外の対応があると思っているのでしょうか。

トピ内ID:5694249587

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情報確認の言質をとる

🐤
アナライザー
Cさんとの接し方は、怒られてしまった事案に対しては頭を下げ、Cさんが以後怒らない様な対応をすれば良いと思います。 それにしても、他の方もレスされている通り、トピ主さんの仕事の仕方では必然的にトラブルに発展してしまうでしょうね。 FAX・eメール・文書郵送等では、相手からの返信があるまでは、内容が相手に適切に伝わったかどうか分かりません。そこで、電話をかけたり相手に直接会ったりすることで、相手から確認の言質をとるというのが常套手段です。 A・B・C・D・さんは他社、あるいは他部署の方でしょうか?同じ仕事やプロジェクトにかかわる人との連絡は、情報の混乱を避ける為にも、連絡窓口となる人を決めたほうが良いと思います。

トピ内ID:6326262688

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トピ主さんの立場は?

041
aoi
シフトを調整し、まとめる立場なのでしょうか? 日程の変更を文書で発送というのもいまいちわかりませんが、 もし、日程の調整をしなければならない立場ならば 最初の日程から変更が生じた場合は、相手に確実に伝わっているか確認は必要だと思います。 文書を受け取り、確認後一度必ず主さんに連絡をさせる。 メールならば、必ず確認済みのメールを返信してもらう。 発送後返信が無い場合は、主さんから早めに電話で直接連絡を入れる。 それと、まとめ役ならば「それぞれ都合つかない時には調整をお願いします」 ではいけないと思います。調整の話し合いは本人同士でしたとしても、 最終的にはどのようになったのか、主さんが把握しておく必要があると思います。 明日の態度ですが、今迄の自分の対応(文書だけで済ますこと)が悪かったことを謝罪し 今後はどのように改善するかを伝えればいいと思います。 必要以上にビクビクしているのも変ですし、元はといえばBさんの確認不足なので。 もし、任が重いと感じるなら早めに上司に相談して別の人に代わって貰いましょう。

トピ内ID:8233104222

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歴史的難解トピです。

041
なにゃぁ~これ
小町の歴史に残る難解なトピで内容がぜんぜん理解不能です。 普段このような文章を書いているのですか? あなたが伝えたいことが相手に伝わっていますか? とっても不思議です。

トピ内ID:8590125309

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くどいくらいに

💡
指差し確認
自分が「通じてるだろう」「わかってるだろう」「こうしてくれるだろう」というのは 多分ごく身近な親族の中でだけ通じるものだと思います。 他人は他人でまた違った解釈をすることが多いです。 ましてや仕事ならなおさら。 くどいくらいに念押し確認するべきです。 口頭で、メールで、電話でFAXで、全てでです。そうしてないとこういう事態が起こります。 いい勉強になりましたね。Cさんには「ちゃんと伝えてなくてすみません。」って謝っとけば。

トピ内ID:3008490916

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トピ主です。報告とお礼です

😭
トラブルメーカー トピ主
ほんとに読み辛くてごめんなさい。 職業的なことも説明できず、すみません。 前日Aさん(今回の責任者)がおっしゃるには 「Cさんはあちこちで喧嘩をして来てしまうタイプ こちら(Bさん)が悪いのだから気にしないで」と 言ってくれました。 職場の仲間の中には、「変わってあげるから」と 言ってくれた人もいましたが担当は私ですので Cさんに「おはようございます!昨日はすみません でした」と Cさんからは「昨日は言い過ぎました、すみません」 と言葉が、かえって来ました。 帰宅してこんなにご意見頂戴できるとは思いもしま せんでした。 仰せのとおり読み辛いし・・・。 自分は弱気なダメなキツイ人にはビビッてしまう 小心者ですので優しいアドバイスには感謝です。 みなさんから頂戴しました意見のとおり私がよけい なことをしないか又は確認の電話を1本入れる事を すれば良かったのだと思います。 と言うわけでおかげ様で一日無事終わりましたので 報告とします。

トピ内ID:5263601974

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