寄付金のマナー

トピを開いて頂いてありがとうございます。十九歳の大学生のちびと申します。 寄付金をお願いするときのマナーについて質問です。お暇なときに回答をいただければ助かります。 わたしの入っているクラブでは、毎年OBの先生方(医師)に寄付金をいただいています。 手順としては、前年度の試合の結果報告と寄付金のお願いの手紙を送り、数日後お電話して手紙が届いているかの確認と改めて寄付金をお願いするというものです。 いただける場合は基本的にこちらから受け取りに行くか、銀行振込です。 そこで質問なんですが、電話をするのは何時くらいが好ましいでしょうか？ また、留守番電話になっているときには所属と指名、またかけ直すという旨を録音するようにしています。そのときに「寄付金の件で」というのは失礼なので避けていますが、用件は何とすればよいのでしょうか…？ 他にもこのときにこうすれば好印象！逆にこうするのは最低！など教えていだたけないでしょうか。 余りに世間知らずな質問で恥ずかしいですが、お答えいただけると嬉しいです。 どうかよろしくお願いします。