秘書の役割について

いわゆる大企業で役員秘書をしています 基本役員電話は ご自身がとられない時は秘書。秘書が席はズしの時は別のひとがでますが、緊急の場合以外は まず秘書にメモを残します。そのあと秘書経由で役員に報告です。 ご参考までに…。

東証一部上場企業の役員秘書をしています。 私の場合は席が常務室の前にあり、周りと席が離れているので他の部署の方が私の電話にでることはあまりないです。グルーピングもされてませんので電話の音も聞こえないと思います) 秘書を通しての連絡が割合を多く占めていて、もし上司あてに直通電話があった場合は3コールで上司が出ないと秘書である私がとることになっています。 トピさんのように他の部署の方が直接上司に報告することは我が社ではありませんね。秘書が上司のスケジュールを把握していないと困るので、勝手に上司に報告をされる人がいたら「私にも報告願います」とちゃんと言います。 メールで上司宛でもアポイント関係の内容のメールでしたら必ずccに入れてもらいますよ。

明確な役割分担やラインが確立していないのだとお察しします。 会社の規模にもよりますよ。 ある程度大きい会社なら、一般的に秘書はこうするもの、という線引きが可能なのでしょうが、少し小さくなると、秘書が何でも抱え込まざるを得ないような職場もあるかと思います。 ですから、もしトピ主さんが現状に問題があると感じておられるとしても、ただ「秘書にも伝えるのが常識」「他企業ではこうしている」というだけでは説得力がないと思います。 勝手に電話をとって報告して終わり、をされるとなぜ困るのか（社長のスケジュール管理に支障がある等）を具体的に説明して行動を変えてもらうしかないですね。 私が以前勤めていた巨大企業では、規模が大きすぎてトップとの接点が少ないため、社の誰もが何とか用を作ってトップに会い、「仕事をしているアピール」をしたがる状況でした。電話一本の報告でもとくにかくトップに顔を見せたい、という感じです。 そのトップが「自分に見えてることしか評価しない」タイプだったからかもしれません。 本当に指導力のあるトップならば、こういう状況にはならないはずですが。

私がレスする時点では、皆さん、大企業の方々ばかりですね。 私は秘書を３社で合計１５年程、経験しました。零細～中小規模、設立２年目の企業もあれば３０－４０年、上司はいずれも役員レベル、日系もあれば外資系も。 どこの会社でも、自分で直接メモ紙を手渡す人はいましたよ。その反対で、私の机にメモ紙を置いておく人も。メモを書くのが面倒な人はEmailで代用する人もいます。 だからと言って、直接派の人が目立ちたいという雰囲気を出していたことは全然ありませんでした。秘書とは～の理解の違いが自然にそうさせているのかなと私は思っていました。 電話に関しては、これが当たり前とか正しいとかはないと思っています。 会社によっても社員それぞれにとっても、秘書とは～の理解の仕方や求めるものが違いますからね。 上司にとって（つまりは会社にとって）の良い流れを作っていけばいいのではないでしょうか。

皆様、回答ありがとうございました。 私も大手から来たので、やっぱりメモ残したり、CCにしたりするよね～って思いながら読ませていただきました。 ほぼぴのこさんに代弁して頂いたような感じなのですが、この会社で私が気になるのはトップに顔を見せたり、褒められたい一心で、秘書をすっとばしているところなんですよね。 元々仕事が出来る方はそんな小さなことでアピールはしないでしょう。 どう説得するべきかな？まずは世間はどうなのかを教えてもらおうということで投稿しました。 その後、皆様の回答を読んで、まずは上に相談してみました。 この状態では、仕事が把握できないと。 よし、わかったと今は私を飛ばして舞い込んだ用件に関しては、直々に口頭で言ってくださるようになり、また遠まわしに直で持ち込む人には言ってくれたようです。 私自身も現場を見てしまったときは、こういう事情で私にも連絡をまわしてほしいことを伝えてます。 とりあえず、つまらないことですがストレスが減りました。 ありがとうございました。