出張の宿泊等の手配について

レス14

（トピ主 1 ）

もこ

2011年07月11日 17:25

仕事

トピを開いてくださりありがとうございます。早速ですが質問です。皆様の会社では出張の際のホテルの手配や移動手段の手配などはどうされてますか？総務や経理などの方が手配されていますか？それとも、出張に行く本人が手配していますか？一般的な会社ではどのようにされているのか知りたく、トピを立てさせていただきました。弊社では事務をしている私が手配をしなければいけないのですが、どこで何時まで仕事をするのかも分からない人間(私)が手配するより、当人が好きな場所を選べば良いのに…という思いが消えません。 ※出張費に関して特に決まりはありません。私の考えが間違えているのなら改めなければいけませんし、間違えてないのなら本人に手配してもらえるようお願いしたいので、皆様のご意見をお聞かせください。よろしくお願いいたします。

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事務方がする

kaho

2011年07月11日 21:36

どこで何時まで仕事をするか大体の予定を聞いて予約します。うちの場合は各自にさせると何か合ったときの手続きが煩雑です（決まった人間が社員の宿泊場所を一元管理しているほうが効率的なので）。また出張費に関して特に決まりは無くても、ある程度の相場はありますよね。事務方ならそれが分かる。自由にしてよくなったらいろいろタガがはずれる人もいますので・・・（宿泊料金の中にクオカード料金やギフトカードを忍ばせるような宿泊プランも結構ありますので）それも含めて仕事と考えてます。

トピ内ID：2100505559

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うちでは事務員

平社員

2011年07月11日 21:36

私は上場会社と普通の会社、アルバイトで半民半官会社の事務をした経験があります。全て、事務方が手配をしていました。今は飛行機もホテルもネットで予約できますし、その辺は便利ですね。でも精算の仕方などが各会社によって違うと思います。そのやり方は各営業マンがやるより、事務で統一した方が後が楽なのでは？もちろん、私の友達の会社では営業自身が手配する所もあります。だから正しいかどうかではなく、会社がそうなら、それに従うのが社員ですよ。どうしても、なら会議などに議題としてあげ、改善改良を求めれば良いだけです。

トピ内ID：7876790566

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私も手配しています

wanko

2011年07月11日 21:36

中小企業の営業所で事務しています。上司の出張先のホテルの宿泊や本社から来る方たちのホテルの手配などしています。確かに行動する本人が取った方が効率的ですよね？でもそれも仕事ですから。出張する人の予定をある程度聞いて、余裕をもったスケジュールをしておけば何ら問題は発生しません。それに上司の予定もある程度把握できるので、上司宛に何か連絡があった場合でも今連絡が取れるかなどわかるので、事務で予約した方が都合がいいです。主人の会社は総務がしています。

トピ内ID：6190447126

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交通機関は手配してもらってます

今回は匿名で

2011年07月11日 21:36

出張は頻繁では有りませんが、行き先によって社内の規定で使える交通機関が決まっているので、往復のルートは出張先と出発時間によりだいたい決まります。決まったら総務に手配してもらいます。人によってはホテルも取ってもらっているようですが、私は「定宿」があるので自分で手配しています。メリットは出張後の清算が宿泊費だけになるので、とても楽だということです。（日帰りの場合はまったく伝票を切る必要がありません。）出張先で仕事の後遊んじゃう人だったら、自分で手配したいでしょうが、終わったら寝るだけと言う人なら、清算の手間が少ない楽なほうを選ぶと思いますよ。週1以上で出張が入るような営業だったらきっと「自由」より「楽」を選ぶと思います。

トピ内ID：6117349622

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会社によって

みみりん！

2011年07月11日 21:36

色々でしょうね。ホンとは、本人が好きな所を手配するのが一番と思います。まぁ、御社の定宿を手配するのなら、慣れた人がするのも手っ取り早いですから、あり、です！

トピ内ID：3269480690

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基本は自分です。

元・役員秘書

2011年07月11日 21:58

弊社、というよりわたしが所属してきた部署では出張者本人手配が基本です。職位によって支給される宿泊費が異なります。規定の宿泊費より抑えてお小遣いにしても、個人で補填してグレードの高いホテルに泊まるのも自由です。複数人で泊まりの出張に行くときも、「○○駅周辺」とだけ決めて、各自が好きなところに予約することが多いです。役員秘書を兼務していたときは、さすがに代理で諸々の手配をしていました。そのときは某予約サイトで自分の会員IDでログイン、宿泊者名は本人で予約してポイント稼ぎをしてましたけれどね（笑）

トピ内ID：2137849891

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色々ありました

🐤

うずら

2011年07月11日 23:11

何社か転職していますが、数人一部屋の安宿を勝手に予約するところとか、提携ビジネスホテルが決まっているところとか、自分で予約するところまで色々ありました。正解は無いのではありませんか。

トピ内ID：7615015691

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両方あります

たくじ

2011年07月11日 23:11

同じ会社でも地域によって違ってました。ある地域では社員数が多いこともあって旅行代理店を通して値引きしてもらう関係で出張の手続きは事務の方にやってもらっていました。事務手続きの都合上、そちらのほうが良かったというのもあります。別な地域では社員数が多くないのと事務員の少なさから出張に行く本人が手配していました。確かに事務員がやると事務員の負担になるから、労力的に大したことないし各自でやればいいじゃないかというのも理解できます。一方、各自で手配させるとホテル選びなどに時間が掛かり、事務員が一括して手配するよりもトータルで無駄が多いです。実質的な合理性を考えると事務員が手配するというのも理にかなっています。会社のシステムや慣習でどちらもあり得ると思います。ただ、事務の仕事として出張の手配が入っているなら文句を言うことではないと思います。

トピ内ID：7377208969

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それが仕事なんじゃないんですか？

旅人A

2011年07月12日 14:32

本人が手配するか事務方が手配するかは、会社によってまちまちです。従って、どちらも一般的です。＞弊社では事務をしている私が手配をしなければいけないのですが、トピ主の仕事なんですよね？例えば、営業のフォローが事務の仕事に含まれているのであれば、出張の手配は事務方がしても問題ないと思います。＞どこで何時まで仕事をするのかも分からない嘘でしょ？分からなければ、どうやって手配してたんですか？どこからどこまでの新幹線のチケット。どこそこあたりのホテルを○泊。これぐらいの情報はあるでしょう。何度も手配していれば、ホテルも自然に決まってきますよ、普通は。

トピ内ID：7054808565

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自分で手配

🐶

うし

2011年07月12日 14:53

うちの会社は、本人手配ですね。出張での訪問先に近いところを探して。。。なんて一々事務員がやってられませんから。本人も自分で好きな所を選びたいですし。もっとも、うちの会社は事務員が１人で、３百人くらいが担当なので、本人手配でないと回らない事情もあるかもしれませんが。

トピ内ID：0067112608

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トピ主です。

もこトピ主

2011年07月12日 15:17

皆様、回答ありがとうございます。弊社は社員が１０名程度の小さな会社で事務員は私一人。出張も滅多になく、費用も領収書精算（交通機関で領収証がない場合は自己申告でＯＫ）にしています。事務方が宿泊先を手配しなければいけない規則があるわけではなく、出張する人間が私に手配を依頼してくるのでしてるって感じです。しかし、以前、宿泊の手配をした時、「たばこくさい部屋だった」とか「食事が美味しくなかった」「分かりにくい場所だった」など文句を言われたことがあったため「だったら自分で探せば良いのに…」と思うようになり、他の会社ではどうしてるんだろう？？とトピを立てさせていただきました。事務方が手配するところも多いのですね。皆様の意見を見て自分の意識も変えられそうです。

トピ内ID：3591370293

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システムによって違うんでしょうね

すもも

2011年07月13日 12:12

従業員数数万規模の会社に勤めています私の勤め先では、出張の旅費と宿泊費は距離等に応じて基本一定額です（交通費は別に実費）なので宿泊先の手配は「予算内で本人が適当に選ぶ」のが基本ですですから、ひとりでの出張は自分で手配するし、複数人の場合はだれか（大抵一番下っ端）がまとめて手配することが多いですかなり上の役職付の方で、部門内に秘書的業務もする人がいる場合は「事務方」が手配しますが課長レベルであればホテルの手配なんてネットでそう手間もかからずできますので、自分でやっちゃうことが多いかなという印象です今の職場ではそうしょっちゅう出張が発生するわけではないので、定型的なマニュアルがあるわけでもなくいちいち派遣社員さんや新人にいちからやり方指示するよりはちゃっちゃとやっちゃったほうが早い、という事情もありますが。トピ主さんの場合は、「事務的作業一般」がお仕事ということなのであれば、「宿泊先の手配どうしますか」「何かリクエストありますか」とひとことかけて要望があれば手配するのがスマートかなと思います

トピ内ID：7173211720

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え？

つかさ

2011年07月13日 17:57

＞しかし、以前、宿泊の手配をした時、「たばこくさい部屋だった」＞とか「食事が美味しくなかった」「分かりにくい場所だった」＞など文句を言われたことがあったためこれは文句じゃなくて情報共有でしょ。次に違う人が同じ場所へ出張のときこの情報が役に立つでしょ。自分で手配したら次の人に情報共有できるかわからない。例えば別の出張でその手配のときに居ないとかね。手配する人を一元化することで情報が１箇所に集まりより良い結果がだせると思いませんか？

トピ内ID：3449646512

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「出張手配申請用紙」を自作する

🐱

ヒロシ

2011年07月14日 10:45

トピ主さんが困っていることを理解できます。出張の乗車券・宿泊の手配を容易にするため「出張手配申請用紙」のルールを上司に相談してから作りましょう。記入してからトピ主さんに依頼するのです。書いてある通りに申込するので不都合が起こらない。本当は、各自が行うことなのですが、要領の悪い人はいますよね。ちなみに私の職場は大企業の営業部門です。出張の手配は各自が行います。（総務や経理は関係しない）出張手当が決まっているので、皆が安い宿泊場所を探しだしています。呑み代を浮かせるためです。格安ツアーで宿泊出張する人も居ます。

トピ内ID：7693828598

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