職場の給食手配について

最近 一般事務の仕事に転職しました。 担当には給食発注手配などもあります。 その給食について腑に落ちないので、トピを立てました。 朝注文表を見て、数えて注文する流れです。 いつも頼む人は、最初から○が付いています。 ある人が出張のとき、 バツを付け忘れました。私には給食不要の連絡もありません。 私は知らずに、そのまま注文して一個余りました。 その一個をどこにつけるか聞いたら、いない人につけるわけにはいかないから、悪いけど、発注者がかぶって、私はそうしてる。という話でした。 え？これってバツ忘れの人の落ち度じゃないの？と思うのですが、違うのでしょうか。 私がいちいち確認して、手間をかけるところでしょうか？ 前の会社は、そういう時は、本人か、やむを得ない事情なら会社につけていたりしたのですが。 こういったケースは、他の会社ではどうなっているのでしょうか。