Excelの作業グループでの印刷設定

保育園で働いています。今日、園だよりとクラスだよりをExcelで作成しました。 一つのExcelブックに９枚（全部で８クラス+園だより）のシート、用紙はB4サイズです。いつもは園だよりのシートを印刷後、クラスだよりを作業グループにして一括で印刷しているのですが、今日はB4サイズが残りわずかで足りません（大汗）用紙は先日発注済みですが届くのは来週なので、今回はA4サイズに縮小印刷することにしました。 で、 作業グループ→印刷設定（プロパティ）→「B4→A4(縮小率81％）」→OK→印刷部数指定→OK ・・・と、いつものように印刷したのですが、縮小されたのは一枚目のシート（ひとクラス分）のみで、以降のシートはB4サイズで続々と印刷され、途中で用紙切れになりました。経費節減の折り、大量の紙を無駄にしてしまい、園長先生からお小言を頂戴しました。 けっきょく作業グループを解除してシートごとに印刷設定し直し、無事に印刷を終えたのですが、私は一体どこでミスってしまったのでしょう？今まで、同じ手順で問題なく一括印刷できていました。今回、いつもと違っていたのは「縮小印刷」する必要があっただけで、それも印刷設定のダイアログボックスで間違いなく設定したんです（印刷OKする前に、確認しました） クラスだよりの様式は基本的に同じで、同じ個所に同じ文面を入れるときにも作業グループにしていました。 実は来年度からはB4用紙は使わず、印刷物はA4かA3の用紙に統一されます。ページ設定で用紙のサイズを変えてしまうのか、現在の様式をそのまま利用して縮小（拡大）印刷するのか決まっていません。 今後の参考のためにも、複数のシートを一度にまとめて印刷設定できる方法を教えてください。