社会人3年目。会社でこれは普通？

とぴを開いてくださりありがとうございます。

新卒入社で現在3年目の社員（女性）です。営業を経て、9月に希望部署へ配属されました。庶務さんがいないため、下っ端が庶務を担当しますが、疑問が多いので、社会人経験豊富な皆様に伺いました。

経理処理で、よく『パブ』や『クラブ』の請求書処理をします。接待交際費で処理するため、どこの誰と使用したかも処理に必要です。確認したわけではないのですが、使用していない人の名前を使っていることが判明しました。というのは、利用日には海外へ出張中だった人の名前を言ってきたり、『○○様と使用した』というものの、その人は私と他部署の人と泊まりで出張していました。上司に指摘したら、『重ならないよう配慮する』という、私の意図した答えでないものが返ってきて、別の人から『あまり大きい声で言わないように』と指摘されました。
憶測ですが、この部門は他の人の協力なしでは仕事ができないことが多々あります。その人たちが、我が社につけで利用しているのかなあと思ったのですが、このようなことはあるのでしょうか。営業時代も接待交際費ありましたが、良からぬ世界を見たくないので、庶務作業から早く脱したいと思うようになりました。どなたか、差し支えない程度で構いませんが、世間知らずの私に教えていただけるとうれしいです。