事務のプロ、教えて下さい(泣)

レス17

（トピ主 2 ）

😨

さら

2012年04月01日 09:47

仕事

二十代のさらと申します。事務仕事が性に合いません。愚痴に聞こえるかもしれませんが、本当に悩んでいます。前職は営業をしておりましたが、小さい会社の為事務仕事もこなしておりました。ただ、そこでも事務は嫌いでそれは自分で分かっていたのに紹介があり今の仕事に就きました。紹介してもらい悪いですが事務が嫌で今から会社が嫌になっています。なんせ私は掃除が嫌い、整理整頓が嫌い。パソコンも同じで、事務していても整理整頓が出来ないから書類出すのも前と同じことするのも大変なんです。正直、好きになるのが難しいです。ただ、どの仕事に着くにせよ事務はあるのでいつかは克服しなければ、と思うのですが事務はどうすれば上手になれますか？心がけていることはありますか？

トピ内ID：0072873275

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情報整理術ではないか

🎶

ピロリ

2012年04月01日 18:34

私もへたですが、生きていくために事務の仕事を続けています。周囲の、「うまい」方をこっそりと観察して考えるに、「うまい」方は整理術が上手なのではないかと。情報の整理術は机や棚、ＰＣの整理術とも直結しているのですが。ファイリングともいうのかも。まず、毎日がんばって、帰るときには机上をすっきりさせて帰ることにしています。ただすっきりするだけじゃなくて、明日スムーズに仕事を始められるように考えて。ファイリング方法は検索すると色々紹介されていますから、自分に似合う方法をお探しください。

トピ内ID：8432604463

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心がけ

🐧

ソイジンジャー

2012年04月01日 18:34

事務職歴20数年のものです。私も掃除が嫌い、整理整頓が苦手、夫には「お前には片づける能力がないのか」と怒られています。でも、一応仕事はこなしていけてます。事務仕事が嫌い、という人を見ているとまずスケジュールを立てられない（カレンダーすら持っていない）、書類がぐちゃぐちゃ（私も人のことは言えないですが）、思いつきで物事を進める（アーティストならいいのでしょうが）という共通点があるようです。私が心がけているのは、まず朝と帰りの5分間、今日（帰りなら明日）何をするのか、締め切りが近いものがあるかを確認すること、そして突発的なことに対応できるよう、きっちり予定を組まないことでしょうか。書類整理については、いろいろな本が出ているので、自分の性質にあったものを見つけて、実行してみてはいかがでしょうか。そして、事務職に一番必要なのは「周囲との連絡」です。いくら仕事ができても、独断的で協調しない人は嫌われます。

トピ内ID：1947563691

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気分転換

are

2012年04月01日 18:34

ルーティン工程表の作成毎日午前中にやること、毎日やるが時間は融通がきくことある程度まとめてやった方が効率化が図れること上記とは別枠で上司依頼案件は最優先でほかにずっと席にいると煮詰まるので・ちょっと席をはずして外で深呼吸・気になってることで割とどうでもいいことについておしゃべり

トピ内ID：2148434654

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どんな仕事でも

な～な

2012年04月01日 18:34

整理整頓・お掃除が出来ないというのは言い訳にしかなりません。私もかなり苦手ですが、それでも『仕事』としてお給料を頂く以上は、自分なりに努力します。『出来ない』『難しい』等々は完全なる我侭です。お給料を頂く身の人間の考えとはとても思えません。ここで心がけを話したところで、トピ主さんは自分を変えられる自信ありますか？

トピ内ID：3373357091

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事務員です

🙂

事務員さん

2012年04月02日 09:52

同じく20代の事務員です。パソコン、整理整頓、掃除が嫌い・・・との事で、なぜ営業から事務職に転職を決意したのか疑問です。ソコまで自覚していながら。条件がよかったのかしら。ただ、掃除や整理整頓ばかりが仕事ではないでしょう。「環境整備」のそれらはいわば仕事の「おまけ」みたいなもの。まずはちゃんとした業務を経験してみてそれから合う合わないを判断したらいかがですか？どうしても合わないのならばまたほかを探せばいいでしょうし。ちなみに私は事務職が大好きです。好きな理由を挙げてみると・・・ ●体力がないので、　室内で座って出来る仕事が合っている ●電話対応が得意 ●パソコン操作も好き ●整理整頓、掃除もさほど苦ではない私は外に出て行く人を支えるのが性に合っているようです。営業などは私には無理だと思います。向き不向きはそれぞれありますから事務が駄目でもほかに得意な事が有ればいいではないですか。前向きに！

トピ内ID：5675144213

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前職ではどうしていましたか？

チップ

2012年04月02日 10:35

事務に限らず、ある程度の整理整頓は仕事には必要だと思います。私は事務しかしたことがないのでどうしたら好きになれるかうまく言えないのですが… 営業ができるなんてすごいなと思います。私は人をまとめる管理職や、人と交渉する営業職というのは特に向いていないと思ってしまうので。でも、営業なら、お客さんに見せる資料など必要な時にすぐ出せなくてはいけないものも多そうなイメージです。前職では特に問題はありませんでしたか？

トピ内ID：5376243798

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私も同じくです

あ

2012年04月02日 10:35

私も同じです。秘書なので、完全事務ではないのですが、たしかに整理整頓が嫌いなのが、非常に自分の仕事のマイナスになっています。でも、その日暮らしで毎日、乗り切ることを目標になんとか、ぎりぎり。。本当に綱渡りのような日々でやっていっています。やる気をみせることでカバーできる部分もあります。あの人は、すぐに情報がでてくるわけじゃないけど、何でも気持ちよくすぐにやってくれるっていうイメージを与えるとか、整理整頓以外のITに強かったり、人脈作りに強かったりして、機転は利くとか・・そういったいい部分でカバーするしかないなって思います。やたら整理整頓がよすぎる人も逆に事務に向いていないケースもありますよ。仕事ができる事とは別ですからね。ポイントをおさえず仕事が遅くなる人もいます。でも営業もできるなら転職したほうが楽しいのでは？やはり自分の強みがいかせる仕事が楽しいでしょう

トピ内ID：7913931948

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まず、おちついていたらいいと思います。

😉

アキャ。

2012年04月02日 10:57

最初の慣れないうちは、本当にゆっくりでいいので、正確な処理をしましょう。速くするのは、本当に手馴れて来てからでいいのですよ。今入社されて10日程度だとしたら、3ヶ月以上待ってからでもいい。 2ヶ月や3ヶ月で徐々にスピードもつき、ペースも把握が出来、何から手をつければいいか、優先順位もわかります。

トピ内ID：0429909721

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一つずつ。。。

りんこ

2012年04月02日 10:57

事務歴20数年です。いっぺんにこなそうとはせず、まず、作業の優先順位を決める。それが難しいなら、慣れるまでは時間がかかっても一つの仕事を片付けてから次の仕事に取り掛かりましょう。その都度、使った書類などは元に戻す。かなり面倒ですが、これが整理整頓の基本。机の上をキレイに保っておけば新しく作業しても他の書類が混在することもないはずです。わたしも実は整理整頓が苦手。自分の部屋だと思うから面倒くさく思うんです。一つ片付けたら〇〇円、と片付けることもお給料の一部と考えましょう。暇な時にはよく使う資料をまとめたファイルを作り、自分だけのマニュアルを作って効率よく作業できるよう工夫しました。これもかなり手間ですけど、作る時間もお給料の一部。。。人と接することが少なく電話応対ばかりの仕事でしたが、顔が見えない分、電話での声で相手を不快にさせることもあるのでいつも以上に丁寧な言葉遣いを心がけ、お客様からお褒めの言葉をいただいた時は嬉しかったですよ。その後、営業も経験し、人と接して話す難しさも知り、どちらも経験できたことは自分のにとってプラスだったと思いますよ。

トピ内ID：9585208708

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トピ主です。ありがとうございます。

🐶

さらトピ主

2012年04月02日 14:43

トピ主です。皆さんご返信ありがとうございます。確かに掃除が出来ない、整理整頓が苦手、と言うのは言い訳かもしれません。皆、上記の様なことは苦手でも、工夫しているんですね。四人の方にお答え頂きましたが、正直、今まで営業の事ばかり考え、事務の効率など考えた事がありませんでした。でも、前職ではその事務の効率が悪く自分を苦しめていたんです。皆様の意見を聞き、はっとしました。今まで本当に事務を専門にした事がなかったので、事務の仕事のやり方を知らないまま、ジンジャー様の言うように、事務の出来ない人の当てはまる通りやってしまっていたのだと思います。確かに、資料整理などの工夫があるからこそ効率の良い事務ができるんですね。あと、カレンダーもつけていませんでしたし、ルーティンワーク、仕事の優先順位も考えたことありませんでした。行き当たりばったりでした。今の仕事の方にも迷惑をかけたくないですし、何より自分の為になるので、もしも良かったらもう少し事務のコツ？教えて下さい。図々しくてすみません。

トピ内ID：0072873275

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レスを読んで、仕事を振り返ってみました

チップ

2012年04月04日 16:11

自分の仕事を見つめなおすきっかけにもなった気がします。カレンダーは書き込みしやすそうなものを１つ持ってください！なんでもメモできるノートもあったほうがいいと思います。（私は準マニュアル代わりにしています）私の今の職場ではファイル棚が遠かったり書類が多すぎたり、処理に時間がかかったりですぐにしまえない書類が溜まってしまいます。そこで「発注中」「承認待ち」「処理済」などのクリアファイルを用意しどの書類がどの状態か分かるようにしました。また、書類の種類ごとにカラークリップで留めて、ファイルの中で書類が混ざらないようにしています。（ファイリングの時も楽）小さなホワイトボードを置き、「近いうちのToDoリスト」として使っています。忙しい時は帰る前に「明日やることリスト」を書き出し、優先順に番号を振ったり、明日処理する順に書類を重ねて引き出しにしまったりしています。

トピ内ID：5376243798

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すみません、続きです

チップ

2012年04月04日 16:11

私は事務歴10年ですが、 1社目は本当に使い物になりませんでした。今は4社目ですが、やはり最初は優先順位付けがよく分からなかったり自分の処理する書類がどういう性質を持っていて何のために必要な処理で、どこから来て、どう流れていくのか…さっぱりでした。ですが、そういうことが見えてくると、頭の中で繋がった気がします。 3ヶ月ほどして何とか一山乗り越えた感じです。しばらくやっていると、毎月決まったタイミングの業務以外に最優先ですること、今日中にすること、数日中に処理すること、暇な時にやっときたいことが出てくると思います。私の場合ですが今日中にすること→メモ用紙に書いてパソコンの脇数日中・暇な時でいいこと→ホワイトボードとしています。数日中の処理は仮に締切日を決めて、カレンダーに書き込んでいます。参考になればいいのですが…

トピ内ID：5376243798

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2度目のカキコです

な～な

2012年04月04日 16:11

先日はやや辛辣なレスをしてしまい、申し訳ないです。整理整頓や順序だてが下手な私はまず、仕事始めに5分間ほど仕事に手をつけずその日にする予定の仕事のために如何に効率的な動きをするか、その為にはデスクの上にどのような配置で書類や文具等を置くかを考えてました。具体的に言いますと、一番左に置いた書類の次の事が一番右に置いてあると、その分余計な手間が出ますよね。それを省くために左か右かは自由ですが、書類を並べるんです。そして、文具の位置を確実に決めておくこと。それを実行していたら、仕事がスムーズに行くようになりました。最初の5分、頭の中での計画が無駄になったことはありません。その5分で落ち着いて自分なりの仕事の動きを如何にスムーズに運ばせることが出来るか考えると最初の脳内計画の5分間は絶対に無駄にはなりませんよ。一度お試しあれ♪

トピ内ID：3373357091

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ありがとうございます。

🐶

さら（トピ主）トピ主

2012年04月06日 16:24

三日間、皆さんに教えられた事、実践してみました。レス、ありがとうございます。まず、朝の5分自分のする事を考える、落ち着いて行動する、仕事の優先順位を決めて取りかかること。必ず机をきれいにして帰ること。意識してみました。逆に、今日する仕事のファイルを左から右へ並べる、カレンダーやホワイトボードを使う、使用するペンを決めて机を乱雑にさせない、仕事の進捗状況毎にファイルを整理する、などはまだ出来ていなかったので、今日お休みなのでさっそくカレンダー探しに行ってきます。レスの中に営業したらどうですか？というご意見がありましたが…私も正直、営業好きです。事務していても思います。ただ生まれつき足に異常があり、外見上普通で運動もしてたので営業でも大丈夫だと思い動いていたのですが、それを何年間か続けたら本当に悪化しました。この理由で前の職場を退職した訳ではないですが、次の仕事ではこの体では無理だな、と判断し…。もちろん事務が動かない訳でも、ずっと座っているなんて思っていません。ただ、今の職場は皆が親切＆ここで皆さんに色々教えて貰えると思うと、頑張ろうと思います

トピ内ID：0072873275

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新卒で、SPIテストの非言語分野を解いた時。

♨

マリ。

2012年04月07日 22:31

その時を、いちど、思いだしてみて下さい。とっても、落ち着いて、時間掛けても場合によっては宜しく、解かれましたよね？そういう時を思い出しましょう。学校の勉強をした時とか、自分が問題に何かぶちあたった時に、頭を細部まで遣って、解決の糸口を編み出した時とか。事務と言うものは苦労するもの。自分には合わないもの。頭が悪いからこなしきれなくて、破綻をさせます。と、自分から言ったり、思い込んだりしないで下さい。やればできるんですから、よくやれば。あなたはもっと、自分のことを信用されてみては？？気付かれているのですし、もう解決できそうですよ。私はまだ、できる限りアドバイスは言えるつもりです。

トピ内ID：0429909721

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川の流れのように

🐤

ケンジロー

2012年04月08日 10:40

　頭に浮かんだ仕事に間髪置かず取り掛かる。一切後回し無し。でも、上司から何か言われたら即それに取り掛かかる。新しい仕事が入ったら即取り付く。ちょっとでも構わないからとにかく手を付ける。巧遅拙速でやる。内容よりスピードって事。　あと大事なのが、人に任せる事。仕事が早い人はこれが上手い。遅い人ほど責任感が強い傾向があると思う。誰も評価しないのに。　口に出すのもポイント。『あれが出来ない～』なんて独り言いってたら、周りが『出来てないんだな』って無意識に認知してたりする。　事務仕事は終わりがないから、終えようと思わない。川の流れのように流していく。時に諦めも肝心。　頑張って！

トピ内ID：1755238597

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がんばって

🐧

ソイジンジャー

2012年04月08日 14:57

6日のレス読みました。みなさんのアドバイスを受け、いろいろチャレンジしているようですね。まだ結果はついてこないと思いますが、心を落ち着けると不思議と道筋が見えてくるものです。おせっかいついでにもう一つアドバイスを。あまり派手にならない程度に、お気に入りの文房具をそろえてみると、結構やる気になったりします（文房具については、別トピがあるのでご参考までに）。ただ、気に入ったからと言ってたくさんそろえると、整理が大変なので、その辺は考えて。せっかく縁があって付いた仕事ですから、楽しくかつ有意義に過ごしたいですよね。

トピ内ID：1947563691

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