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受付での電話対応 詳しい方 教えて下さい!

レス4
(トピ主 1
🐤
ひなこ
仕事
クリニックに勤務 20代女性です。 受付での電話対応について、接遇など詳しい方に是非お聞きしたいです。 勤務先で受付・会計業務をしつつ電話対応をしていて絶対におかしいと思いつつ、 うまく他のスタッフに説明できないので、なぁなぁにしています。 ・患者さんの受付・会計の最中でも電話が鳴ったら目の前の患者さん放置で電話に出る。 ・電話が2台同時になった場合、最初に取った電話をお待たせして、次の電話もとにかく出る。  (だから、異常に早口、そしてぞんざい 後者の電話もお待たせして前者の電話に対応する) 私は目の前の患者さん対応が一番だと思うので、同時に電話が鳴った場合は電話を放置します。 中途半端に電話に出ても、患者さんに通話料が発生しているので逆に失礼ですし、もしクリニック側が 電話に出ない場、自分が患者さんだったら2~3分後に掛け直すだろうと思うので。 職場の昔からの風潮で、電話に出た後に待たせてもいいから、とにかく電話に早く出る! というおかしな暗黙のルールがあります。 (そうしないと、怒られる。) もちろん、電話に素早くでることが大切なのは重々承知なのですが、早く出ることにばかり集中していて 対応がお粗末では意味がないと思うのですが。 正しい対応を職場で統一したいので、詳しい方がいらっしゃいましたら 是非、助言をお願いします。

トピ内ID:4608814328

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待っていただく

041
もと受付嬢
目の前のお客様との話がすぐ終わりそうなら、電話を待たせて(といっても数コール)、話を終わらせてから、お待たせしましたといって電話にでる。 または、話が切れるところまで(完結しなくても、言葉の切れ目)、目の前のお客様と話し、少々お待ちくださいといい電話にでる。 目の前のお客様は、電話が鳴っているのだからしょうがないと思います。私が客なら、電話の音が気になるので、早くでて対処してほしいです。 そして電話にでて、申し訳ございませんがただいま込み合っているので、あとでこちらから掛けなおしていいか、またはお客様から掛けなおしてもらうか、このまま保留して待つか、お客様に選択させます。 電話2台掛かった場合も、最初の人にお待ちくださいといってから、後の方にこの3つから選択してもらいます。これでいいんじゃないですか。 電話放置はだめです。相手はなんで放置なのかわからないので、できるだけ早くでて説明すべきです。そのときパニックにならず、冷静に説明してください。多少時間がかかっても(それでもそんなに長い時間ではありません。長く感じるだけ)きちんと説明すれば、目の前の人も、電話の人も理解できます。

トピ内ID:2458615574

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こんな案はいかがでしょう

041
柚香
コールセンターのSVをしています。 基本的に「無用の保留禁止、無言(通話中に黙る)禁止、保留するときは短く、長くなる時は折り返す」と指導しています。(実際はセンターにより様々ですが) 主様の所は「電話にはとりあえず出る」方針のようですので、それを軸にするなら、 ・誰か電話番を決め、1回線目は保留せずに対応する(長くなるなら折り返す→後程他の職員がかけ、電話番は待機) ・電話番の人が接客中に電話を取ったら、他の人がフォローに回る ・2回線目が鳴ったら、他の職員が「再度かけなおしてもらう」もしくは「こちらから折り返し電話する(名前、電話番号、用件(予約なら希望日時)、電話をかけてもいい時間を聞く)」よう誘導 対面と違い、電話は相手の状況が見えず声がすべてですので、いくらすぐ繋がってもその後の対応が悪ければ「繋がらない」以上の悪評を買います。(通話代もかかるし) これは大変由々しき事態ですので、電話に出るなら「待たせない」対応を心がけてみてはいかがでしょうか。 呼出音より話中音の方が相手を待たせずに済むので、2回線目は切るor発信専用にした方がいいような気も…

トピ内ID:7034794487

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トピ主です。

🐤
ひなこ トピ主
お二人とも、ご丁寧な回答をありがとうございます。 お二人の回答をもとに、私の職場の電話マナーについて 話合ってみますね。

トピ内ID:4608814328

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すでに統一

💔
正しい対応を職場で統一したいので 既に、暗黙のルールで統一されているでしょう、主様の考え方だけで、変更するんですか?それを上司にも強要できますか?

トピ内ID:0306006553

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