一人事務の電話対応

うちの会社は上司や営業の外出が多く、伝言を出先に連絡することは日常です。 なので私はいつも電話をかけてきた相手の立場になって考えます。 そうすれば、おのずと対処方法が見つかると思いますよ。 今回の場合は「営業の皆さんは日中は会議中で電話に出られず、そのまま現地泊」 ということでレスをします。 1）折り返し電話がほしいと言われた場合（緊急ではないが、折り返しがほしい） 　→宿泊先のホテルに用件を書いたファックスを送っておきます。 　　ただしこの場合、折り返しが翌日以降になることを先方に伝えておく。 2）緊急で折り返しの電話がほしいと言われた場合 　→営業マンの携帯にかける。 　　ただし、緊急の折り返しが難しい状況であることを先方にも承知してもらう。 3）担当者がわからないので、その担当者を調べて折り返しがほしいと言われた場合 　→自分で担当者を調べられるなら直接連絡を取る。 　　判らないなら、判る人物に連絡をとって（ファックスor携帯）対応をゆだねる。 　　ただし、この場合も折り返しには時間がかかる旨を先方に承知してもらう。

どの場合でも、先方に 本社で会議中。 終了予定は○時。 終わり次第連絡させる。 を伝えて 緊急の場合は連絡は取ってみるが、電話が出来る状態ではない場合がある。 その時はどうしたら良いか？を先方に確認する。 かなぁ？？

１)「会議中で定時には戻らない予定なので、連絡は明日になる」と告げ、「電話があった。折り返し電話がほしいとのこと。明日でも可。」と書いたメモ(ふせん)をデスクトップに貼りつける。 ２)「会議中である。折り返し電話させる」旨を伝え、一度電話を切る。「○○様より電話あり。至急折り返し電話がほしいとのこと」と朱書きしたメモを持って会議室に行き、担当者にメモを渡す。(なにも言わなくてよい) ３)担当者がわかる場合は１)と同じ方法をとる。担当者不明の場合は「明日連絡いたします」で一度きり、判断をあおげる人物に委ねる。 うちは社内の会議室を使用するケースが多いので、こんな感じです。 メモには受けた時刻・受けた人の名前を。 念のため、メモをおいた人には「昨日電話がありました」とひとこと声をかけた方がいいですよ。 がんばってくださいね。

まずはあらかじめトイレ休憩や昼食休憩などには事務所に連絡をもらえるように、所長（支店長？）にお願いをしておきます。 また、緊急時には携帯を鳴らしてもいいかを確認しておきます。 その下準備ができている前提で １の場合 　「申し訳ありません。本日は会議のため連絡が取りづらくなっていますが、休憩時間には連絡が来ることになっていますので、その際にお電話があったことを伝えておきます」と相手先に連絡を取るのに時間がかかることを伝えます。 時間がかかっては困るとなると「急ぎで連絡とりたい」と相手先が言ってくると思われます。その時は２の手順。 ２の場合 　会議のため連絡がとり辛いことを伝えたうえで「至急連絡をとってみます。」と言い、聞ける範囲で用件を聞いておきます。 　本当に緊急ならば携帯を鳴らします。 　休憩時間まで待てる内容なら連絡を待ちます。 　緊急なのに携帯を鳴らせない場合・電波が通じない場合、本社に連絡をして呼び出しをしてもらいます。 ３の場合 　自分で調べることができないなら１の場合と同じです。 私の勤め先ではこんな感じですね。

私の場合は、営業マンへ携帯メールで知らせます。 １　タイトル「電話ありました」 ２　タイトル「至急連絡してください」 ３　上司へ「担当者へお伝えください」 　　　　→担当者からお客様へ連絡 一般的な答えは １　お客様へは連絡がつく時間（＝会議終了時刻）を伝え折り返し電話すると伝える 営業マンへは定時の連絡（ありますよね）時に伝える。 ２　お客様へは外出中（会議中とは言わない）につき、連絡つき次第連絡すると伝える。 本社へ連絡し、急ぎの旨を伝え、会議中の営業マンにメモを渡してもらう。 ３　担当一覧表をあらかじめ入手しておく。 それが無理なら営業所長宛にその旨伝える。伝える方法は１または２。 どうでしょう？

1の場合は電話の相手に「本日は本社に会議に出席の為、一日戻りませんが お急ぎでしょうか？」と尋ねて、急ぎなければ、相手の名前と連絡先を聞き 担当者宛てにメモを残します。 ２は「只今、本社の会議に出席している為、連絡はつきにくいのですが 緊急で連絡が必要の旨、早急に連絡致します」と相手には話し、担当者に 連絡を入れます。 ３の場合は「本日は営業担当者全員が社用で出ている為に、連絡は後日改めて させて頂く事になりますが、よろしいでしょうか？」と確認し、これも 相手の用件等もメモにとり、後日、営業マンを取りまとめている管理職に 判断を委ねます。 事前に会議中は連絡が付きやすいか否か、聞いておくと良いですよ。

１、先方には、本日連絡の確約が出来ない旨伝える。 　　担当者へ伝言メモ書きを残す。休憩に電話が掛ってきたら伝える。 ２、緊急の内容により迅速対応。 　　連絡取れ次第、場合によっては1と同じ対応。 　　担当には急ぎ連絡を取る努力をする。 ３、本日対応不可、明日連絡を伝える。 　　本日中に担当を調べる努力をし、判りしだい担当名を連絡。 　　（担当から直接連絡のみ省略あり） 先方様には申し訳ないと思いつつ、精一杯の努力ご理解いただきたいと 常々思っております。 電話応対は精神的ダメージを受けやすいです。 連絡取れないものは仕方ないと割り切るのみです。