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几帳面な人・事務員さんに質問。(雑用編)

レス10
(トピ主 1
💍
茶道大好き
話題
 今私は半年の期間ということで、事務補助の仕事をしています。 内容は言えませんが、仕事は雑用が主です。その雑用が今一つ要領が悪いです。 そこで、皆さんに質問です。 たとえば、この間もお知らせの紙3枚を封入するのですが、A4を三つ折りにするときどう折れば、きちっときれいに三つ折りになるかなど目安のつけ方が荒くたいのです。 3枚の内1枚は拡大コピーをしてA3にしました。三つ折りに折りました。最終3枚をセットにして封入です。いちいち3枚忘れることなくいれたのかなど、二重手間なやり方をやってしまいます。(もちろん最初何枚あるかは数えています) なんとなくきちっとしてなくリズムというか流れが悪いのです。こーいうとき几帳面なかたなら既に頭というか知のレベルで第一歩が違うのですよね。見ていてそう感じます。私の所作はリズムが悪いのか、ミスをする流れです。 私はどんなことでもリズム(音楽じゃないけど)があると思います。また、ミスのない振る舞いはある意味芸術的で美しいものです。そーいう所作?というか・動作の流れを身に着けたいのですが、どうしたら身につくのか? 血のレベルが根底にあるから難しいとは思うけど、勉強したいのです。 また、上記はあくまでも一例で、いろんな経験のある方の雑用の詳細がしりたいのと、どのように頭を使ってやったのかがしりたいです。一般的にみてなんでもないことです。ですが私にとっては、雑用の処理の仕方の方が大切で、一番頭が出る見せ場と思っております。 どうぞ、よろしくお願いします。いろんな情報をお待ちしています。

トピ内ID:2948273611

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楽するために一生懸命考える

041
だんどりーきちん
トピ主さんのたとえは、100人の人にお知らせを発送する、お知らせはABC3枚に印刷されていて、ABはA4判、CはA3判、でいいでしょうか。 まず、封筒100枚とA、B、Cそれぞれ100枚きっちり数えて用意します。その時に紙を2、3回さばいて白紙が無いか確認します。 最初に封筒に宛先を入れます。 そして用紙Cを二つ折りにします。1枚ずつ折らずに5~10枚くらい一度に折って後でばらして重ねて上から一気に折り目を付けます。 次に紙をABC、ABCと重ねて行きます。 最後まで重ねて数が合わなかったら紙をさばいて同じ種類が重なっていないか点検する。 三つ折りの時も10枚位ずつ筒を作る状態に丸めてから、封筒に入る3つ折りになるよう少しずつずらして軽く折り目を付け広げる。 そしてABCの順番を崩さないように300枚に軽い折り目がついたら、上から3枚ずつ取ってきちんと折って封筒に入れる。 全部入れ終わったら、封筒を重ねて、口の封する部分に折り目を付ける。そして5枚くらいずつ重ねたまま、封筒の口の糊を付ける部分をずらして並べ一気に糊をつけて封をする、かな。 他の方の考え方も知りたいです

トピ内ID:1013385143

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えっと・・・

🐱
ランラン
A4を何故に拡大するのか? これがわかりません。大きくしても、同じでしょうに。 三つに折るということは、三等分が一番よいのでしょうけど、目分量ではわかりずらいので、書類の下から三等分したときよりも、少し少なく折り、残りを二等分します。封筒にきっちりと入ればよいのですから、さほどに気にすることもないと思われます。 枚数の確認は、封筒の数、書類の数、きっちりと揃えます。それで一枚も余るひとがないようにすれば、完璧なのですがねぇ・・・(笑)

トピ内ID:5504835614

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要点のみにて

🐱
積み木屋
トピ主さんの熱心さがあれば、大丈夫だと思います。 奇数の折り紙は苦痛ですょね。 問題は、受け取る側の心理だと思います。 普通は、事前に完全三つ折りにした物をテーブルの 下敷きにすればと思います。 ここで注意が必要なのは、折られた内容物がどの様 になっているかを確認することです。 文章上に折れ線が来ていないか、宛名や挨拶文が中 断していないかを確認して、受け手側がスムースに 内容に入っていけるように配慮することです。 沢山の文書を一律に発送する時は、文書案作成の段 階から気を付けたいものです。 それから、どんな仕事も同じですが、どんなに難しい 仕事であれ、一つひとつ積み木のように組み立てて、 最後の形にすると言うことです。 なので、積木を積み上げる思考と作業を大切にされ たらと思います。

トピ内ID:5436348021

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几帳面ではない、事務員です

🐤
yuki
きちんとやろうとすると… ↓こんな方法があるようです。 http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0610/04/news013.html でも、私は几帳面な事務員ではないので、 A4が3枚あれば、3枚まとめて、軽く折り目がつかないように、およその3/1まで検討をつけて、曲げます。その横に封筒の下側を合わせます。 そして、残りの部分に再度、封筒の下側を合わせます。 つまり、封筒の幅を目印にして、およその広さに調整しているということです。おおよそ、均等になったら、折り目をつけています。 分かりにくい、説明ですみません。

トピ内ID:1872771494

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こういうことを聞きたいのか、違うのか…

041
目安は簡単に
同じ大きさの紙を三つ折にするなら、紙の折り目がつかない辺が折り目の辺ともう一方の折り目がつかない辺のほぼ真ん中に来るようにすればそれなりに整った三つ折になります。 窓付き封筒への封入で窓から宛名が見えなくてはならないなら、まずその面の折幅を決めます。その他部分は半分に折ればいい。 A3にしたものは半分に折ってA4サイズと揃えてから三つ折ではなく、A3のまま三つ折にするんですか?それならA4なんて2つ折で良さそうなものですが… 複数枚重ねて纏めて折り込み、封入するときは、複数枚重ねた時点で過不足確認、のち最後に上に重なる部分を先に揃えて折り、後から中に織り込む部分を折ります。 A4サイズは、210mm×297mmなので、三つ折にするときは10cmが目測できると便利かもしれません。

トピ内ID:7118827858

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いかに簡単に作業するか

🐤
ハルコ
私が書類の封入や仕分けをしていると、暇な上司が「プロだな」と冷やかしてきます。 早さと手際の良さが見ていて面白いのだそうです。 トピ主さんがリズムが悪いと感じるのは、どういう所でつっかえるのでしょうか。 ミスをする流れと思う理由はどこですか? どこを変えたらスムーズに行くか、それは雑務に限らずなんにでも言える事だと思います。 時間に追われて「どうやったらもっと効率よくできるんだろう?」って本気で考えるようになれば自ずと答えは出てくると思います。 で、慣れも必要だと思いますが、3つ折りはどこかにA4の3分の1のしるしをつけておいては? 最初の1折りをそのしるしに合わせて折れば2折り目は簡単。 そのうち何も無くても感覚でできるようになります。 封入物は取りやすい、見やすいように並べて1・2・3のリズムで取れるように置いておく。 机が狭ければ広い作業スペースへ移動する。 (私は応接間も使っちゃいますけどね) そんなことやってるよ!て言うならどうしましょうかね。

トピ内ID:5931176426

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同じ作業はまとめる

041
CK
例えにあった紙3枚の封入の場合ですが、 仮に100セット作るとしたら、同じ作業を連続で100回やると早くきれいにできます。 折るなら折るを100回、3枚組み合わせるなら組み合わせを100回、 封入を100回、封筒を閉じるを100回、です。 細かく言うと、書類の折り目はどの文字のあたり、とか、綴じ代が折られていない封筒なら、予め折り目をつけておいて、一発で閉じる位置が決まるようにします。 道具を使う作業のときは、道具を持ったり置いたりする回数を減らします。 逆に、まとめられないバラバラの作業のときは、少しゆっくり確認しながら進めたほうがいいです。 そうすると、確認のための時間は必要なくなります。 それから、以前のミスを覚えておき、なぜそういうミスをしたのか、という理由を自分で考えることです。 「あ~、やっちゃった~。ごめんなさい」だけでは、繰り返します。一生懸命理由を探してください。 そうすると、次の機会にミス防止策や効率のいいチェック作業を自分で考えられます。 トピ主さんは向上心があるので心配ないと思いますよ。

トピ内ID:9272986063

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工夫をしましょう

041
元事務経験者
私も若いころ 事務仕事をしても なんだかうまくいかなかったんです 自分で駄目だと思って 緊張したら もっとダメ という迷宮に陥りました 今専業主婦になって 忙しいことを段取りを考えて動くようにしたら ほかのことも結構できるようになりましたよ まず 自分だってできると思うこと すると いろいろ工夫できるように頭が切り替わります そして状況をちゃんと理解すること 貴方の文の中の3つ折りの場合 私なら 一番に拡大コピーしたものを折りますが 筒のようにして だいたい3等分にして ちょっとだけその位置の端つまむようにおります そして 紙の縦をそろえるようにしてきちんと折ると曲がりません もう一方も同じようにして3つ折り完成 机に封筒を出す分だけ並べて置き そこに折った順にのせて行きます ほかの用紙もおったら順に封筒の上に 最後に確認しながら封筒に入れたら出来上がり  何度も調べる必要もないですよね 名簿を横に置いて 封をしながら宛名を書き 名簿にチェックを入れる これで落ちも防げます 癖にすると 工夫することが楽しくなりますよ 頑張れ

トピ内ID:2061354331

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なら、練習をされれば?

🛳
こたろ
受け取る側がどう思うか。 自分がこう受け取ったらやだな。 そういう折り目の付け方や見た目じゃあなかったら… まあまあ、いいでしょう。 私もそう思います。 そういう仕事に携わった事もありますが、最初の頃、 自分が受け取って、気持ちのいいきれいな形としましょう。 とビジネスマナー、研修にて教わりました。 そういう覚えがあります。

トピ内ID:7893211225

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皆さんお返事ありがとうございますた。特に元事務員さん・・

💍
茶道大好き トピ主
 特に元事務員さんの考え方はすごく感じます。 もともと内容は大したことではないのですが、その大したことじゃーないことが一番きちっとできるかどうかの物差しになると思うのです。が、私はそう感じている思いが強いがため、構えてしまっている自分がいて、自分はへたくそ、何をやってもスマートに早くできないと思う気持ちが強すぎるのも確かです。 コツや訓練というか練習は大事としながらも、このたびは元事務員さんのいう自分はできると思うようにするのも正解だなーって確信めいたものを感じました。 今日も雑用の仕事・たまった書類の名前を五十音にするだけのことですが、きっと私は人よりは遅いきがする。どうしたらすぐにコツがわかり早くスマートに出来るのか、考えなくても、もともとなんでもスマートに早く出来る人がうらやましいです。 お礼&本日の出来事でした。

トピ内ID:2948273611

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