海外の友人が学校の旅行で日本に。会いに行っていいですか？

外国人の彼女が、ワーキングホリデーで日本に来ていた時、知り合ってから20年。
日本にいた時も一緒に旅行をしたり、彼女が国に帰ってからも何度か遊びに行き、
家族ぐるみで仲良くしています。

今回、彼女の務める小学校の旅行で、今月の二つの連休を挟んで日本に来る事になりました。
ここから、新幹線等を乗り継いで5時間くらいかかるところです。
当然会いたくて、都合が会う日を模索していたところ、
最初の連休は中1長女の中間テスト前で、主人は出張で子供を預けられない。
後半の連休は小1息子の運動会で、運動会が延期になる恐れもあります。
それでも、何とか運動会が終わってから、駆けつけようと思っていましたが、
彼女の方が移動が激しい日で無理と言われ、その時に会うのは諦めたつもりでした。

でも、日にちが近づくに連れて、会いたい気持ちが高まり、気持ちが落ち着かなくて、娘に相談したら、
今回中間テストは5教科でたぶん大丈夫だから、自分も会いたいから一緒に行こうと言ってくれたのです。
そこで、子供達を連れて一泊で出かけようかなと思いました。
そして、友達に最初の連休で会えないか打診したところ、都合がつきそうな日の返事をもらいました。
でも、何時頃が都合がいいか聞いても返事が来ず、ホテルや新幹線も予約が一杯になってきていて、
焦ってきました。

もしかしたら、用意や打ち合わせで忙しいのかもしれませんが、
私に会う時間を設定するのは、今からでは難しいのかもしれません。
やっぱり、こんな無理はしない方がいいでしょうか。
娘のテスト勉強も犠牲にして、私の友人に会いに行くのは無謀でしょうか?